FAQ Overview

AGATE

Comment fonctionne la sauvegarde en ligne sécurisée ?

La sauvegarde en ligne sécurisée permet à chaque adhérent de pouvoir en quelques clics, lancer une sauvegarde complète des données AGATE dans une archive cryptée, puis de l'envoyer vers un serveur sécurisée de l'ASREC au sein d'un Datacenter de la Région Centre. Ainsi, cette option permet de mettre en sécurité à un moment donné, l'état actuel de son dossier AGATE.

Le système conservera automatiquement la dernière sauvegarde de CHAQUE MOIS. Ainsi, la sauvegarde du 31/01 écrasera celle du 15/01; mais celle du 15/02 n'écrasera pas celle du 31/01.

Les adhérents étant connectés à LA RUCHE n'ont pas besoin d'utiliser cette option, car les sauvegardes sont faites automatiquement toutes les nuits.

Comment faire ?

  1. sur l'écran d'accueil AGATE, cliquer sur l'icône représentant un marteau
  2. cliquer sur "Sauvegarde complète et cryptée"
  3. sélectionner ensuite Asrec Agate Online Backup
  4. cliquer sur "Lancer la sauvegarde"
  5. attendre la fin du processus.

 

IMPORTANT RESEAU INFORMATIQUE :

AGATE utilise un protocole FTP via le port 2136 pour la transmission sécurisée du fichier.  Rapprochez vous de votre administrateur système si la connexion est en échec. Il est possible que le réseau de votre établissement nécessite une ouverture de port...

Auteur : GROUDILLON
Dernière mise à jour : 22-11-2019 15:39


Le MEF CM2 est manquant sur l'année scolaire précédente

Cet article est en révision et ne peut pas être affiché.

Auteur : Sylvie Cabannes
Dernière mise à jour : 09-07-2020 17:40


Consulter les historiques d'envois de mails via Send In Blue

Lorsque l'on clique sur le "marteau" sur l'écran d'accueil de AGATE, il est possible de consulter les historiques de mails envoyés via sendinblue (pour les établissements sur la Ruche et ceux qui ont leur propre compte SendInBlue)

  

Envoyés : les mails envoyés sur la période

 

Bloqués à l’envoi : les emails bloqués directement par send in blue. Dans ce cas, cela signifie que le mail a généré des erreurs bloquantes lors de précédents envois.

Pour afficher l’historique, sélectionner la ligne et cliquer sur « historique »

Et le détail de l’historique :

 

 

 

Dans cet exemple, on peut voir que l’envoi du 28/08/2020 à 17 :12 a généré une erreur grave (hardbounce) ce qui a conduit à la mise en blocage de l’adresse email. Cette dernière ne pourra plus recevoir de mails depuis SIB via AGATE à moins de déverrouiller l'adresse chez le prestataire.

 

Bloqués à la réception : les emails ont été envoyés, mais refusé par le fournisseur de mail du destinataire

 

Dans ce cas, la colonne « Statut » contient le message réponse du serveur de destination.

 

Auteur : Admin ASREC
Dernière mise à jour : 16-10-2020 15:55


AGATE » Gestion Administrative

Tout savoir sur la gestion des langues pour le 1er degré

Cet article est en révision et ne peut pas être affiché.

Auteur : Sylvie Cabannes
Dernière mise à jour : 26-03-2020 08:44


Comment mettre à jour les nomenclatures SIECLE dans AGATE?

Quand les nomenclatures SIECLE sont disponibles, vous devez vous rendre sur le site du rectorat et les télécharger.
Vous obtiendrez un fichier par RNE
Ce fichier correspond aux éléments essentiels pour ce RNE pour un exercice scolaire

Comment faire pour les intégrer dans AGATE?

- Menu Gestion Adm.
- Option SIECLE/GABRIEL
- Onglet "De SIECLE"

- Sélectionner l'exercice et le RNE
- Cliquer sur "Charger les nomenclatures"

- Choisissez le fichier Nomenclature.xml correspondant à ce RNE et cet exercice

Les éléments mis à jour lors de ce traitement sont les suivants: MEF; formations antérieures, Matières, DPP, Modalités d'élection, Programmes, Options obligatoires, Régimes, Types de responsables, Bourses, Catégories socio-professionnelles, Provenance, Motifs de sortie, Statuts, Types de contrat, Types d'établissement

Vous pouvez vérifier que les éléments sont présents dans Paramètres/Tables académiques, les Programmes ou les MEF ou les options obligatoires.

Auteur : Sylvie Cabannes
Dernière mise à jour : 15-10-2020 16:20


Comment récupérer les INE?

Cet article est en révision et ne peut pas être affiché.

Auteur : Sylvie Cabannes
Dernière mise à jour : 25-06-2020 14:01


Quelles sont les étapes à effectuer avant de clôturer la gestion administrative?

Pour clôturer la gestion administrative tous les élèves présents doivent avoir une orientation ou une date de sortie

Comment puis je faire mes orientations?

Interroger la FAQ ID1057

Pour vérifier que vous pouvez clôturer vous contrôlez les données avant la clôture

Tant que cet étape ne renvoie pas un écran vide vous ne pourrez pas clôturer

Avant de lancer la clôture, pensez à faire une sauvegarde

Pour lancer la clôture, cliquer sur "Clôturer l'année administrative"

Auteur : Sylvie Cabannes
Dernière mise à jour : 07-07-2020 15:39


Comment orienter mes élèves?

Les orientations sont la mise à jour dans AGATE des réinscriptions

Chaque élève présent dans une classe va:
- passer dans la classe suivante OU
- Redoubler OU
- Partir de l'établissement (dans ce cas je mets une date de sortie sur la fiche actuelle de l'élève)

Comment les passer dans la classe suivante?

Dans la gestion de la nouvelle année
- cliquer sur Orientation
- Choisir un ou plusieurs établissements
- Choisir une ou plusieurs classes
- Cliquer sur "Valider la sélection" sous la table des classes

Les élèves qui s'affichent dans la table de gauche sont les élèves de l'année en cours

Les élèves qui s'affichent dans la table de droite sont les élèves orientés pour l'année suivante

Quand les élèves sont orientés ils sont affichés en rouge dans la table de gauche

Pour orienter les élèves:
- sélectionner le ou les élèves à orienter dans la table de gauche (Vous pouvez cliquer sur les entêtes de colonne pour trier les élèves par niveau , par exemple)
- Indiquer la classe suivante dans la partie centrale (si la classe ne s'y trouve pas vous pouvez rajouter les classes d'un établissement en cliquant sur le + à droite de la liste déroulante des classes)
- Indiquer le niveau BE1D ou le MEF
- Cliquer sur "Passer les élèves dans la classe suivante"

Pour sortir un élève , effectuer la même manipulation mais cliquer sur "Attribuer une date..."
en ayant indiqué la date et le motif de sortie au préalable 

Auteur : Sylvie Cabannes
Dernière mise à jour : 07-07-2020 15:48


Comment envoyer les données à GABRIEL?

Le fichier qu'AGATE constitue est à destination du Secrétariat général de l'Enseignement Catholique

Il concerne les élèves du second degré

- Menu Gestion Adm.
- Option SIECLE/GABRIEL
- Onglet "Vers SIECLE"
- Sélectionner le RNE à envoyer
- Cliquer sur "Création du fichier pour GABRIEL"

Les élèves sans INE ne peuvent pas être envoyés. Pour les enlever de la liste vous pouvez cocher "Envoi partiel" et supprimer les élèves sans INE

Si le fichier est correct il est envoyé automatiquement au SGEC

 

Auteur : Sylvie Cabannes
Dernière mise à jour : 15-10-2020 16:38


AGATE » Facturation

Quelles sont les principales étapes pour lancer une facturation en début d'année ?

Ne JAMAIS CLOTURER la facturation AVANT le premier jour de l’exercice suivant.
1ère ETAPE : Enregistrer les derniers règlements reçus et déposés en banque avant le 31/08/2019, vérifier les comptes familles
et faire les régularisations éventuelles au dernier jour de l’exercice.
Les chèques déposés en banque à partir du 01/09/2019 devront être saisis sur 2019/2020.


2ème ETAPE :

a) Vérifier que les acomptes (si vous en avez saisi) ont été tous bien validés (Bouton « Les Acomptes »,
case « Que les acomptes non validés » cochée => le tableau du bas doit être vide).
b) Vérifier la cohérence du solde de la balance avec le compte 411 en comptabilité ; Ne laisser aucune écriture en
attente de validation (Traitement / Interroger les écritures à intégrer).


3ème ETAPE : Editer les documents obligatoires :

  • Balance
  • Ventilation des facturations
  • Situation de comptes
  • Relevés des comptes de certaines familles si nécessaire (Traitement / Documents de suivi).


4ème ETAPE : Faire sortir les utilisateurs d’AGATE Administratif et Facturation, puis faire une sauvegarde
(Gérer/Sauvegarder la facturation). Cette sauvegarde est à conserver 6 mois.


5ème ETAPE : A partir du 1er septembre 2019 (ou du 1er juillet, ou du 1er août suivant votre date de clôture), vous pouvez clôturer
la facturation (Gérer / Clôturer la facturation).

VERIFICATIONS & OPERATIONS après clôture :

  •  Exercice en cours affiché = 2019
  •  Imprimer la balance des comptes familles au 01/09/2019 (Traitement / Document de suivi), et la vérifier avec la balance
    du 31/08/2019
  • Récupérer les acomptes saisis en 2019 (Traitement / Valider les acomptes).
  • Saisir les échéanciers (Général / Les Périodes de facturation et de prélèvements) et vérifier les libellés
  • Saisir ou vérifier les Tarifs (Général / Les tarifs)
  • Vérifier la validité des spécificités de facturation existantes de l’année précédente (Général / les spécificités)
  • Vérifier les modes de paiement et procéder à la saisie des IBAN si ce n’est pas déjà fait

6 ème ETAPE : Générer les numéros de mandats pour tous les nouveaux responsables en prélèvement
(Général / Paramètres / onglet SEPA / bouton « Mandat pour l’année »).

Pour mémoire : les familles en prélèvement :

Il n’est pas nécessaire de clôturer la facturation pour commencer à saisir les IBAN des nouvelles familles, ou modifier
ceux des familles déjà présentes. (Si vous n’avez plus de prélèvements sur l’année 2018/2019)

Auteur : Admin ASREC
Dernière mise à jour : 12-09-2019 09:51


Comment rembourser des familles par virement?

Dans la facturation, prendre l'option Traitement/ Les Virements

- Sélectionner les familles dans le tableau de gauche pour les faire passer dans le tableau de droite

- S'assurer que le responsable a un IBAN

- Vous devez choisir un type mouvement qui sera relié à votre journal de trésorerie. Ce type doit être coché débit et relié à un journal qui est associé à l'IBAN de la banque à partir de laquelle vous effectuez le virement.

- un libellé peut être indiqué pour que la famille repère sur son relevé de compte d'où vient le virement. Pour affecter ce libellé il faut sélectionner les responsables et cliquer sur "Affecter ce libellé"

- Vous pouvez alors cliquer sur "Créer les virements"

Auteur : Sylvie Cabannes
Dernière mise à jour : 09-07-2020 19:16


Comment regénérer les écritures de facturation ?

Il est possible de regénérer les écritures de facturation pour les intégrer de nouveau en comptabilité.

I. Regénérer les éléments facturés (facture principale ou complémentaire)

- Dans le module de facturation, aller dans Traitement - Documents de suivi
1. Indiquer la date ou l'intervalle de dates pour lequel vous souhaitez regénérer des écritures
2. Sélectionner les 2 types de facturation (facturation principale et facturation complémentaire)
3. Cocher "Regénérer l'intégration"
4. Cliquer sur "Ventilation" et suivre ce qui est indiqué à l'écran

II. Regénérer les mouvements (règlements, impayés, bourses, pertes, profits...)

- Dans le module de facturation, aller dans Traitement - Documents de suivi
1. Indiquer la date ou l'intervalle de dates pour lequel vous souhaitez regénérer des écritures
2. Sélectionner les journaux pour lesquels une regénération est nécessaire
3. Cocher "Regénérer l'intégration"
4. Cliquer sur "Réédition des journaux de la sélection" et suivre ce qui est indiqué à l'écran

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 13-09-2020 15:20


Comment passer des règlements en douteux?

Certains éléments d'un compte famille peuvent être affectés au compte 416... "client douteux"

Les règlements courants sur l'exercice sont associés au compte 411100 "FAMILLES,ELEVES"

Si une reprise de solde doit être passé au 416000

- Aller dans Traitement
- Visualiser les mouvements
- Sélectionner le mouvement
- cliquer sur "Marquer douteux"

Il faudra passer l'écriture du 411100 au 416000 en comptabilité car ceci n'est pas automatique pour le moment (en programmation pour la prochaine version)

A partir du moment où un mouvement est marqué comme douteux la valeur est affiché en orange
Les éléments douteux sont totalisés sur la 2ème ligne du récapitulatif sur l'écran de facturation

Pour indiquer que le règlement que vous enregistrez doit être associé au 416... il faut cocher "douteux" avant de valider la saisie. Dans une remise de chèques, vous pouvez avoir des règlements douteux et des règlements sur l'exercice

Si vous saisissez un règlement en cochant "douteux" et que le message suivant apparaît, c'est qu'il manque le N° de compte contentieux dans les Paramètres

Vous pouvez suivre vos contentieux en éditant une balance. Cocher "Douteux" et cliquer sur "Balance". La balance par mois ne gère pas cette sélection.

Auteur : Sylvie Cabannes
Dernière mise à jour : 16-10-2020 08:32


Comment enregistrer par avance des chèques?

Il arrive que des familles se présentent en début d'année avec des chèques qu'elles vous demandent d'enregistrer sur des mois bien précis

Vous pouvez saisir ces chèques directement dans AGATE et les appeler au fur et à mesure de vos remises en banque

Pour saisir les chèques:
- Faire un clic droit sur le responsable dans le tableau en bas à gauche de la fenêtre de facturation
- Prendre l'option "Enregistrer une liste de chèques"

Saisir les montants et les informations sur les lignes en face les mois où les chèques devront être déposés

Ensuite dans les règlements vous pourrez , au fil des mois, appeler une liste de chèques pour le mois souhaité
- Cliquer sur "Visualiser les chèques"
- Indiquer le mois souhaité
- Les chèques sont saisis dans votre remise

Si vous fermez l'écran les chèques restent en attente pour le moment où vous validerez

Dans l'écran ci-dessous, le 1er chèque a été appelé dans une remise non encore validée, c'est pourquoi vous avez 100€ dans la colonne "A valider"
Les autres chèques en attente se trouvent dans la colonne "Chèques"
Le solde projeté permet de tenir compte des éléments connus par AGATE mais non encore "encaissés"

Auteur : Sylvie Cabannes
Dernière mise à jour : 16-10-2020 09:22


AGATE » Comptabilité

La saisie des écritures

Je sélectionne l'option

Je modifie mon exercice si besoin,
Je sélectionne le journal puis le mois,
Si je souhaite modifier le folio, je renseigne le numéro de mon choix.


Je renseigne les données obligatoires :
- Jour
- Compte (raccourci F2 vers le plan comptable)
- Libellé de l'écriture
- Secteur ou clé analytique si la gestion de l'analytique est activée dans les exercices comptables (Comptabilité Générale - Les exercices - Modifier l'exercice - Cocher "Analytique" et enregistrer les modifications)
- Valeur au débit ou au crédit.

Les mentions CC (centre de coût), Pièce et N° de facture sont des données facultatives.

Un journal d'OD devra toujours être équilibré tandis que la contre-partie d'un journal de trésorerie sera automatique dans le compte lié à ce journal (ex : journal de caisse en 531000).

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 07-07-2020 18:48


Interrogation

Interrogation d'un exercice , d'un compte , d'un journal , par type de compte

Les conditions d'interrogation peuvent être individuelles ou cumulatives : 
Par exemple, je peux choisir d'interroger les mouvements du Crédit Mutuel du compte 411100 pour l'année 2018/2019.
=> Je sélectionne l'exercice 2018/2019, le compte 411100 pour le journal de banque.


Je peux vouloir uniquement mes comptes fournisseurs :
=> Je sélectionne le type fournisseur, et j'interroge le compte souhaité.


Je peux faire une recherche par secteur analytique, clé analytique ou centre de coût en globalité ou par compte.

Interrogation via les en-têtes de colonnes

Il est possible de faire une recherche dans les en-têtes de colonnes en cliquant sur la loupe et en indiquant la valeur souhaitée (date, compte, libellé, par journal, secteur/clé/centre de coût, valeur (Débit/Crédit), N° de pièce ou facture...).
Il est également possible de filtrer sur des valeurs précises (même process quelque soit l'en-tête choisie) : 

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 07-07-2020 20:03


Transférer / Réaffecter des écritures

L'option est accessible via la touche F11 en interrogation de comptes.

Il est possible de transférer les écritures si :
* Le journal des A Nouveaux et les journaux protégés (immobilisations, régularisations) sont inacessibles.
* Les écritures rapprochées en banque ne sont pas transférables.
* Les écritures lettrées sont transférables si l'équilibre est respecté.

Le transfert se fait :

- d'un journal à l'autre : journal de trésorerie à journal de trésorerie ; journal d'OD à journal d'OD.

- d'un mois à l'autre : le jour et le mois sont modifiables.

- d'un compte à l'autre avec modification ou non de l'analytique. En cas de création de compte via l'option F11, il faut quitter l'interrogation de comptes et y revenir.

Valider le transfert.

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 07-07-2020 20:05


Les élèves présents en facturation ne sont pas ceux de l'année en cours. Que dois-je faire ?

Le principe sera de vérifier que l'exercice en cours est rattaché à la bonne année administrative.

Aller dans le module GESTION - Comptabilité Générale - Les exercices et cliquer sur pour modifier l'exercice souhaité.

Assurez vous que l'exercice comptable et l'année administrative sont en corrélation puis valider et retournez en facturation et gestion adminsitrative.

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 10-07-2020 10:42


Les centres de coûts

Cet article est en révision et ne peut pas être affiché.

Auteur : Sylvie Cabannes
Dernière mise à jour : 16-10-2020 18:18


Les écritures de régularisation : constat et extourne

* Principe de l’outil
Mettre en pratique le principe d’indépendance des exercices, qui implique que des produits et des charges qui concernent l’exercice et qui n’ont pas encore été comptabilisés à la clôture de l’exercice comptable doivent l’être avant celle-ci, et qu’à l’inverse des charges et des produits déjà comptabilisés durant l’exercice, mais qui ne correspondent pas à celui-ci doivent être exclus de l’exercice comptable.
Ces écritures peuvent être extournées informatiquement sur l'exercice suivant.

* RAPPEL : Notions de régularisations
On y trouve :
- Les charges constatées d’avance : il s’agit des charges enregistrées au cours de l’exercice, mais qui correspondent à des achats de biens ou de services dont la fourniture ou la prestation doit intervenir ultérieurement. Peuvent être concernés les primes d’assurances, l’achat des fournitures scolaires ou administratives pour la rentrée suivante, le paiement du loyer, la taxe foncière…
- Les charges à payer : ce sont les consommations de l’exercice non encore comptabilisées à la clôture de l’exercice. Elles peuvent être également appelées « Factures non parvenues » et peuvent concerner les facturations intervenant à terme échu (factures d’énergies, facturations qui interviennent après la livraison…)
- Les produits constatés d’avance : il s’agit des produits comptabilisés au cours de l’exercice, avant que la prestation ou la fourniture ait été effectuée. Ils peuvent concerner, par exemple, des subventions ou des forfaits perçus pour la rentrée suivante.
- Les produits à recevoir : ce sont des prestations ou fournitures réalisées durant l’exercice, mais dont la comptabilisation n’a pu être effectuée. Ils peuvent concerner, par exemple, la participation ASP pour les contrats ayant débuté durant la deuxième quinzaine d’août, le 3ème trimestre du forfait Département, ou le solde du forfait communal.

* L’enregistrement des pièces comptables doit impérativement se faire en compte de gestion (avec pour contre-partie la banque en cas de comptabilité de trésorerie, ou le compte tiers en cas de comptabilité d’engagement).

* Application dans AGATE
Des paramétrages sont nécessaires lors de la 1ère utilisation dans AGATE. 
Le process d'utilisation est détaillé dans les fiches d'aide d'AGATE (comptabilité générale - gérer - fiches d'aide - CG_LES_EXTOURNES_AUTOMATIQUES). Cette fiche est également consultable à partir des newsletter de septembre et octobre 2020.

Auteur : Sylvie Cabannes
Dernière mise à jour : 21-10-2020 20:33


AGATE » Paie

PA 01/04 - L'indemnité d'activité partielle

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Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 20-04-2020 14:06


COVID 19 Généralités

Épidémie de Covid-19 : conséquences financières et sociales Précisions sur les recettes des établissements du 25 mars

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Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 06-04-2020 09:51


Où trouver des précisions en lien avec la situation Covid-19

Nous vous invitons à cliquer ici pour télécharger le document.

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 20-04-2020 08:52


Info Pratique Malakoff Humanis COVID-19

Nous vous invitons à cliquer ici pour télécharger le document.

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 20-04-2020 09:07


COVID 19 Généralités » Social-Juridique-Paie

L'activité partielle : Présentation synthétique de l'activité partielle

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Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 08-06-2020 10:38


L'activité partielle : Les questions à se poser avant d'y recourir

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Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 08-06-2020 10:38


Activité partielle : Questions / Réponses à ce sujet

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Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 06-04-2020 10:23


Gouvernance des OGEC en cas de crise sanitaire (ex : Coronavirus)

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Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 06-04-2020 10:24


Mobilisation du personnel en cas de crise sanitaire (ex : Coronavirus)

Cet article est en révision et ne peut pas être affiché.

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 06-04-2020 10:29


Santé et risques professionnels en cas de crise sanitaire (ex : Coronavirus)

Cet article est en révision et ne peut pas être affiché.

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 06-04-2020 10:30


Les démarches concernant les arrêts maladies en situation de crise sanitaire (ex Coronavirus)

Cet article est en révision et ne peut pas être affiché.

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 06-04-2020 10:32


Vie du contrat de travail

Cet article est en révision et ne peut pas être affiché.

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 06-04-2020 10:34


Gestion des compétences et formation professionnelle en cas de situation de crise (ex Coronavirus)

Cet article est en révision et ne peut pas être affiché.

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 06-04-2020 10:36


Relations sociales en cas de crise sanitaire (ex Coronavirus)

Cet article est en révision et ne peut pas être affiché.

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 06-04-2020 10:40


Gestion de la situation de crise par l’établissement (ex Coronavirus)

Cet article est en révision et ne peut pas être affiché.

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 06-04-2020 10:38


Service Civique : les questions que l'on se pose en situation de crise sanitaire (ex Coronavirus)

Cet article est en révision et ne peut pas être affiché.

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 14-04-2020 10:46


Questions liées à la paie, au report de charges et à la DSN

Cet article est en révision et ne peut pas être affiché.

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 06-04-2020 10:35


Modification des plannings et des congés payés

Cet article est en révision et ne peut pas être affiché.

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 06-04-2020 10:50


Les principes généraux de l'activité partielle

Nous vous inviton à cliquer ici pour accéder au document.

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 08-06-2020 10:17


Risques professionnels et accompagnement des salariés

Nous vous invitons à cliquer ici pour accéder au document.

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 08-06-2020 10:21


RH et management

Nous vous invitons à cliquer ici pour accéder au document.

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 08-06-2020 10:24


Activité partielle pour garde d’enfants ou personne vulnérable

Nous vous invitons à cliquer ici pour accéder au document.

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 08-06-2020 10:29


Prime PEPA

Nous vous invitons à cliquer ici pour accéder au document.

Un QR sur la prime PEPA est également disponible ici.

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 08-06-2020 10:37


Activité partielle : EEP prévoyance et EEP santé

Nous vous invitons à cliquer ici pour accéder au document.

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 08-06-2020 10:42


Activité partielle: EEP retraite

Nous vous invitons à cliquer ici pour accéder au document.

Vous pouvez également accéder au document complémentaire ci-joint.

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 08-06-2020 10:51


Les différentes situations des salariés spécifiques Covid 19

Nous vous invitons à cliquer ici pour accéder au document.

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 08-06-2020 10:54


COVID 19 Généralités » Gestion de l'OGEC

Remboursement aux familles des prestations annexes

Nous vous invitons à cliquer ici pour télécharger le document en lien avec les remboursements aux familles.

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 06-04-2020 11:20


Recours à la solidarité

Nous vous invitons à cliquer ici pour télécharger le document.

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 20-04-2020 11:09


COVID 19 Généralités » Gestion de l'OGEC » Gestion financière

Quels sont les indicateurs qui doivent m’alerter sur des risques éventuels en trésorerie ?

Un établissement ayant dû solliciter un relais court terme auprès de sa banque en novembre décembre en attendant le premier versement des forfaits a toutes les chances de se retrouver impacté par la crise actuelle, à plus forte raison si une problématique liée aux voyages scolaires se présente.

De façon synthétique, il conviendra de porter une attention spécifique aux Ogec présentant un fonds de roulement inférieur à 60 jours en début de période. Un budget de trésorerie à horizon 3 mois (jusqu’à fin juin) et six mois (dans l’hypothèse où les établissements scolaires ne pourraient pas rouvrir leurs portes avant la rentrée de septembre) doit être étudié.

Depuis début avril, les établissements scolaires et les fédérations territoriales d’Ogec disposent, dans l’application ISI Gestion (portail Isidoor), d’un outil simple permettant de réaliser un budget mensuel de trésorerie avec export Excel et restitution graphique.

Vous trouverez ci-dessous un lien vers la newsletter présentant ce nouvel outil et récapitulant des points d’attention pour les établissements sur les impacts financiers à évaluer liés à la crise que nous traversons :
https://infos.isidoor.org/budget-de-tresorerie/

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 27-04-2020 11:12


J’ai un prêt immobilier en cours. Que dois-je faire concernant les échéances ?

Si le budget de trésorerie construit montre que les échéances peuvent être réglées, il conviendra bien évidemment de privilégier cette solution.

Si la situation peut s’avérer tendue en raison de cette échéance et de frais liés à l’arrêt du chantier, le report de six mois d’une échéance, proposé à l’ensemble de la clientèle commerciale par certaines banques, en particulier la Société Générale, la Caisse d’Epargne ou LCL, peut être une bonne solution pour éviter d’avoir à solliciter ultérieurement des relais court terme en cas de prolongation de la crise. De façon générale, il convient de prendre en compte le fait que les contraintes d’organisation des banques sont similaires aux nôtres et qu’il peut être long et difficile de joindre son interlocuteur habituel en cas d’urgence.

Le report d’échéance constitue ainsi une sécurité non négligeable.
Les modalités diffèrent selon les établissements mais, de façon générale, c’est la part de remboursement en capital qui est différée.
Les intérêts à percevoir sont prélevés.
Le report du capital donne lieu à calcul d’intérêts au taux du contrat et à l’émission d’un nouveau tableau d’amortissement.

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 06-04-2020 10:55


J’ai besoin d’un relais court terme. Quelles sont les solutions ?

Deux solutions sont envisageables. En cas d’urgence, il faut solliciter son partenaire bancaire pour la mise en place d’une facilité de découvert classique. Cette option présente l’inconvénient d’être relativement coûteuse.

Dans le cas où il est possible d’attendre quelques jours, il conviendra de privilégier la mise en place d’un prêt garanti par l’Etat.

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 06-04-2020 10:57


Qu’est-ce que le PGE (Prêt Garanti par l’Etat) ?

Le prêt garanti par l’Etat, mis en place pour soulager les difficultés de trésorerie rencontrées par les entreprises (texte de référence : arrêté du 23 mars 2020 accordant la garantie de l'Etat aux établissements de crédit et sociétés de financement en application de l'article 4 de la loi n° 2020-289 du 23 mars 2020 de finances rectificative pour 2020), concerne aussi « les associations et fondations ayant une activité économique au sens de l'article 1er de la loi n° 2014-856 du 31 juillet 2014 relative à l'économie sociale et solidaire, inscrites au répertoire national des entreprises ». Les Ogec entrent donc dans le champ d’application de ce dispositif.
Ce prêt, souple dans ses modalités et très avantageux d’un point de vue tarifaire (les banques ne prennent pas de marge dessus et l’emprunteur doit uniquement régler la garantie de l’Etat au taux de 0,25% la première année) est limité « pour les entreprises créées avant le 1er janvier 2019, [à] 25 % du chiffre d'affaires 2019 constaté ».

Caractéristiques :
Montant : jusqu'à 25% du chiffre d'affaires annuel ; si l’OGEC a plusieurs banques, le total des demandes auprès de chaque établissement ne peut excéder, en cumul, ce montant (les sommes versées par chaque établissement bancaire sont déclarées auprès de la BPI afin que ce plafond puisse être contrôlé) ;

Disponibilité : possibilité de disposer de l’intégralité du montant en un seul versement ;
Taux : 0% plus le coût de la garantie de 0,25% la première année ;
Durée : 12 mois ;
Remboursement : en une fois, après 12 mois (ou amortissement entre un à cinq ans : le taux versé pour la garantie de l’Etat augmente selon la durée de remboursement demandée) ;
Garantie : à hauteur de 90% par l'État ;
Aucun frais de dossier.

Evolution du taux en fonction de la durée : pour la première année, la prime de garantie est fixée à 0,25%. A l'issue de la première année, en cas de décision par l'emprunteur d'amortir le prêt sur une période additionnelle, la prime de garantie est fixée pour la première année supplémentaire à 0,50%, pour la deuxième année supplémentaire à 0,50% et jusqu’en année 5 à 1%.

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 06-04-2020 11:00


Ma banque semble hésitante. Pour quelle raison ?

Bien que ce prêt soit couvert à 90% par la garantie de l’Etat, la banque demeure responsable de son approche en risque et se posera les questions suivantes :

- Mon client sera-t-il capable de rembourser en une fois dans un an une avance d’un quart de son chiffre d’affaires en trésorerie ?
- Est-ce que je ne risque pas de déséquilibrer la structure financière de ce client avec ce prêt ? En particulier, si j’ai d’autres concours auprès de lui, est-ce que cette facilité, même assortie d’une garantie, ne risque pas de mettre en péril les emprunts préalablement accordés pour lesquels je ne dispose précisément pas de garantie satisfaisante ?

Les premiers prêts ont été mis en place extrêmement rapidement, le 26/03 après la publication de l’arrêté le 23/03.

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 06-04-2020 10:56


Le PGE (Prêt Garanti par l’Etat) en 10 questions

L’objet de ce document est d’apporter un certain nombre de précisions sur le prêt garanti par l’Etat.

Au préalable, il y a lieu de rappeler si nécessaire les éléments suivants :

- La probabilité qu’un OGEC ait à réaliser une demande d’aide en trésorerie de 25% de son chiffre d’affaires (voir définition en question 5) est extrêmement faible. Il est bien évidemment possible de solliciter une aide moindre, sur un montant mieux dimensionné ; au cas où la première demande serait insuffisante, il est possible d’en réaliser d’autres, en ayant à l’esprit que le cumul des demandes est plafonné à 25% du CA (voir question 4) ;

- Compte-tenu du taux particulièrement avantageux de ce prêt, il convient de rappeler qu’il ne doit en aucun cas être considéré comme une opportunité permettant de rembourser par anticipation des lignes de crédit octroyées à un taux supérieur. Une telle démarche constituerait un détournement de finalité du dispositif dont les conséquences sont, à date, très incertaines.
Pour celles et ceux qui souhaitent avoir une vision complète du sujet, un document est disponible sur le site du Ministère de l’Economie et des Finances à l’adresse suivante : https://www.economie.gouv.fr/files/files/PDF/2020/faq-pret-garanti.pdf

Points principaux :

1. Eligibilité : Toute association ou fondation qui est enregistrée au RNE, qui emploie un salarié ou paie des impôts ou perçoit une subvention publique, est éligible.

2. Que faire si les comptes certifiés 2018/2019 (assiette du calcul) ne sont pas disponibles ? Il conviendra d’utiliser une attestation de l’expert-comptable ou du commissaire aux comptes. Si cela n’est pas possible, il est possible d’utiliser les comptes 2017/2018 certifiés.

3. Que se passe-t-il si en pratique le montant de prêt PGE octroyé dépasse le plafond autorisé ? La fraction qui excèderait le seuil des 25% du chiffre d’affaires n’est pas couverte par la garantie de l’Etat. En revanche, le prêteur conserve le bénéfice de cette garantie sur le reste du prêt dans la limite du plafond autorisé.

4. Si un OGEC revient « plusieurs fois » pour demander un nouveau tirage celui-ci sera-t-il réalisé de nouveau sur 12 mois créant de ce fait plusieurs échéances courant 2021 ? Oui. Il s’agit d’un nouveau crédit.

5. Quel chiffre d’affaires utiliser pour une association ? Cette précision était particulièrement attendue. Chiffre d’affaires = Total des ressources de l’association moins [dons des personnes morales de droit privé + subventions d’exploitation + subventions d’équipement + subventions d’équilibre]. Ce choix permet à l’Etat de ne pas se garantir contre lui-même ni contre les choix de collectivités locales qui subventionnent des activités associatives ou d’entreprises mécènes.

6. La loi et l’arrêté n’encadrent pas le prix des prêts garantis par l’Etat. La question a donc été posée de savoir quels seront les taux d’intérêt pratiqués par les établissements de crédit qui distribueront le PGE ? Les banques, par la voix du président de la Fédération Bancaire Française, se sont engagées à octroyer à « prix coûtant » les prêts garantis par l’Etat. Concrètement, le taux pour l’emprunteur est le taux de la ressource de la banque prêteuse, actuellement proche de 0 % pour la première année, augmenté de la prime de garantie, appliquée au principal du prêt et dont le barème est public et dépend de la taille de l’entreprise ainsi que de la maturité du prêt
garanti. Le coût de la ressource variant d’une banque à l’autre, il se peut qu’il y ait de légères différences de taux sur les prêts garantis par l’Etat d’une banque à l’autre, mais non significatives.

7. Le plan de remboursement du prêt est-il au bon vouloir des banques après le différé de remboursement de douze mois ? Non. Le prêt doit nécessairement comprendre un différé d’amortissement d’un an et une clause qui donne la faculté à l’emprunteur de décider unilatéralement la durée d’amortissement du prêt à l’issue de la première année, dans la limite de cinq années supplémentaires. Il n’est donc pas possible de demander à l’emprunteur, au moment de l’octroi du prêt, de décider à l’avance d’étendre l’amortissement à l’issue de la première année sur quelques années de plus. Il est possible d’opérer un remboursement partiel à l’issue de la première année et d’amortir le reste.

8. Le prêt garanti par l’Etat ne peut faire l’objet d’aucune autre garantie qui serait demandée par la banque, comme le stipule l’arrêté.

9. Comment interpréter la date limite d’octroi fixée au 31 décembre 2020 ? S’agit-il de la date d’accord de crédit ou de la date de décaissement du prêt ? Il s’agit de la date d’accord de crédit. Des prêts accordés avant le 31 décembre 2020 pourront être décaissés postérieurement à cette date tout en pouvant bénéficier de la garantie de l’Etat.

10. Quand intervient le prélèvement des primes de garantie de 0,25% la 1ère année ? S’agit-il d’un paiement en une fois ou étalé avec les intérêts bancaires ? Ni l’un ni l’autre. Conformément à la demande de l’Etat visant à ce que l’emprunteur n’ait rien à décaisser la première année, il ne sera pas demandé à l’OGEC de s’en acquitter sur les 12 premiers mois à compter de la signature : la banque assure le portage du coût de la garantie la première année.

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 06-04-2020 11:01


Déclarations fiscales

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Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 20-04-2020 11:03


Comme son nom l’indique, le PGE est garanti par l’Etat. Une banque peut-elle refuser de l’octroyer ?

Oui, la banque peut refuser d’octroyer un PGE. Il s’agit d’un prêt accordé par une banque à une entreprise et non d’un prêt accordé directement par l’Etat.
La garantie de l’Etat porte sur 90% du prêt, le risque sur les 10% restants est assumé par la banque.

S’agissant d’une demande de prêt (et non d’une subvention), la banque procédera dans son analyse de manière classique :
1. Etude de la réalité économique du besoin : le PGE est un prêt octroyé dans des conditions extrêmement favorables, étroitement lié à la crise sanitaire. En conséquence, l’OGEC devra démontrer que sa demande est strictement motivée par des difficultés économiques
rencontrées à cette occasion (perte de revenus, décalage de trésorerie). Un budget prévisionnel de trésorerie doit être établi et présenté. Le PGE ne peut pas servir à se constituer une réserve de trésorerie afin de rembourser d’autres concours souscrits antérieurement à
des taux beaucoup moins favorables.

2. En cas de difficultés économiques antérieures à la crise, ce prêt ne peut être considéré comme un effet d’aubaine permettant de redresser temporairement une situation financière compromise. S’il est toujours possible de négocier une restructuration de son endettement (taux, durée…), cette discussion aura lieu en dehors du dispositif du PGE. Par ailleurs, la banque demeurera vigilante sur une éventuelle mise en responsabilité pour soutien abusif.

3. Le prêt pouvant représenter jusqu’à 25% du chiffre d’affaires tel que défini ci-dessus, la banque analysera la capacité de remboursement à terme et en particulier le fait que la mise en place d’un nouveau concours ne mette pas en péril les échéances des prêts déjà consentis.
Une présentation pédagogique de cette problématique est disponible sur le lien suivant :
https://bfmbusiness.bfmtv.com/mediaplayer/video/dispositif-pge-ma-banque-peut-elle-me-refuser-un-pret-alors-que-l-etat-dit-se-porter-garant-pour-les-entreprises-en-difficulte-1237086.html

A noter simplement que les associations ne se trouvent pas dans le champ de la cotation Banque de France évoquée dans la réponse.

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 24-04-2020 11:11


Une école primaire a des soucis de trésorerie importants, la commune n’ayant pas pu voter son budget ou procéder au règlement du forfait pour des raisons liées à la crise sanitaire (non-tenue des élections, fermeture des services, etc.). Comment l’école peut-elle réagir ? Peutelle avoir recours au PGE ?

Oui, car elle peut démontrer que ce recours à l’emprunt est fait pour surmonter un décalage de trésorerie lié à la crise et par ailleurs à un financement public à caractère obligatoire. L’Ogec pourra par ailleurs préciser que la négociation de son forfait communal, après la période de confinement, lui permettra d’accroitre sa ressource par le financement des maternelles à hauteur au minimum de celui perçu pour les élèves élémentaires. Ces arguments doivent recevoir l’adhésion de la banque dans son appréhension d’un risque garanti à 90% par l’Etat.

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 24-04-2020 11:12


Achats de produits liés à la réouverture des écoles

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Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 27-04-2020 11:18


Récapitulatif des aides financières pour les OGEC

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Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 27-04-2020 11:29


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Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 06-04-2020 11:05


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Immobilier : les questions que l'on se pose en cas de crise sanitaire (ex Coronavirus)

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Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 06-04-2020 11:02


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Financements publics : les questions que l'on se pose en situation de crise sanitaire (ex Coronavirus)

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Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 06-04-2020 11:04


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Covid-19 : gérer la relation avec les prestataires de service - ce qu'il faut savoir

Auteur : Marie Hurbault
Dernière mise à jour : 06-04-2020 11:17