FAQ Overview

La sauvegarde en ligne sécurisée permet à chaque adhérent de pouvoir en quelques clics, lancer une sauvegarde complète des données AGATE dans une archive cryptée, puis de l'envoyer vers un serveur sécurisée de l'ASREC au sein d'un Datacenter de la Région Centre. Ainsi, cette option permet de mettre en sécurité à un moment donné, l'état actuel de son dossier AGATE.

Le système conservera automatiquement la dernière sauvegarde de CHAQUE MOIS. Ainsi, la sauvegarde du 31/01 écrasera celle du 15/01; mais celle du 15/02 n'écrasera pas celle du 31/01.

Les adhérents étant connectés à LA RUCHE n'ont pas besoin d'utiliser cette option, car les sauvegardes sont faites automatiquement toutes les nuits.

Comment faire ?

1. sur l'écran d'accueil AGATE, cliquer sur l'icône représentant un marteau
2. cliquer sur "Sauvegarde complète et cryptée"
3. sélectionner ensuite Asrec Agate Online Backup
4. cliquer sur "Lancer la sauvegarde"
5. attendre la fin du processus.

IMPORTANT RESEAU INFORMATIQUE :

AGATE utilise un protocole FTP via le port 2136 pour la transmission sécurisée du fichier.  Rapprochez vous de votre administrateur système si la connexion est en échec. Il est possible que le réseau de votre établissement nécessite une ouverture de port...

En Facturation

Cliquer sur l’icône "Configurer l’impression"

Indiquer en nom "Microsoft Print to PDF" et faire OK pour valider.  

Tous vos docs seront proposés en enregistrement sur disque.

Pour connaitre la liste des élèves qui seront présent l’année prochaine :

 A) On crée une source de données : en Gestion Administrative « Les Sources de données ».

Dans la source de données :

1-  Je choisis une catégorie sinon je la crée.

2- Je choisis des champs dans la source de données, « classe année précédente , niveau année précédente et ETS précédent ».

3- Ils s’ajoutent directement dans les champs choisis à droite. 

4- A la fin de la sélection, je clique sur ajouter une requête. Je renomme ma requête pour la retrouver facilement.

B- Ensuite, il faut cliquer sur "Gestion nouvelle année", inscription de l’année prochaine.

Cliquer sur l’onglet « Editions ». Décocher « Inscription » et cliquer sur « Réinscription ». Sélectionner la classe et les concernées par la liste des élèves réinscrits, pour un établissement choisi.

Pour obtenir ma liste, j’ai besoin de sélectionner la source de données par un clic droit, zone à droite d’imprimer. Cliquer ensuite sur « Excel » pour exporter les données. 

Pour créer les élèves de la rentrée prochaine, quand les nomenclatures SIECLE sont disponibles, je me rends sur le site du rectorat pour les extraire et les importer ensuite dans AGATE. J'obtiens un fichier par RNE, je les enregistre. Le fichier correspond aux éléments essentiels du RNE pour un exercice scolaire. 

Si les nomenclatures de la nouvelle année ne sont pas disponibles, dans ce cas, il faut charger celles de l'année en cours sur l'exercice suivant.

Comment faire pour les intégrer dans AGATE?

Dans le menu Gestion Adm./SIECLE/GABRIEL/ onglet "De SIECLE"

1- Je sélectionne l'exercice et le RNE de l'établissement. 

2- Je clique sur "Charger les nomenclatures" 

3- Je vais chercher le fichier Nomenclature.xml extrait de SIECLE et enregistré sur mon disque, correspondant à ce RNE et cet exercice. Le fichier "Nomenclature.xml" sur le disque est compressé, vous devez le dézipper avant de l'intégrer dans AGATE. 

4- Les éléments mis à jour lors de ce traitement sont les suivants : MEF, formations antérieures, Matières, DPP, Modalités d'élection, Programmes, Options obligatoires, Régimes, Types de responsables, Bourses, Catégories socio-professionnelles, Provenance, Motifs de sortie, Statuts, Types de contrat, Types d'établissement...

5- Je peux vérifier que les éléments sont bien présents dans Paramètres/Tables académiques, les Programmes ou les MEF ou les options obligatoires.

6- Je pense à associer les MEF récupérés aux classes d'AGATE, #1118 

L'INE est un identifiant unique à l'élève qui a pour vocation de faciliter la gestion du système éducatif et de permettre le suivi statistiques des élèves. Il enrichit le "Répertoire National des identifiants élèves, étudiants et apprentis". 

En général, l'INE est attribué et chargé à l'arrivée de l'élève au collège (pas obligatoire pour le 1er degré).

J'ai des nouveaux élèves qui rentrent au collège, je dois donc aller charger les INE. 

Après le 1er dépôt de Fichier AGATE zippé sur SIECLE, je me rends de nouveau sur SIECLE pour aller récupérer le fichier "EleveSansAdresses.xml" 

Sur AGATE, je me rends dans Gestion Adm./SIECLE/GABRIEL/ onglet De SIECLE 

1/ Je sélectionne le RNE de l'établissement 
2/ Je clique sur "Mise à jour des INE et ID SIECLE à partir de ElevesSansAdresse.XML" 
3/ L'explorateur de fichier s'ouvre, sélectionner le fichier préalablement enregistré puis cliquer sur "Ouvrir"

Un message confirmant le traitement du fichier apparaît puis la liste des élèves :

• Les cases "Nom" et "Prénom" ainsi que "AGATE Nom" sont en orange : je fais un clic droit puis "Ecrire le nom identique à celui de SIECLE" puis une seconde fois "Mettre le prénom identique à celui de SIECLE" 
  

Pour mettre à jour l'INE et l'ID SIECLE (si les identifiants privés sont identiques), je clique sur "Mettre à jour les INE" en bas du tableau et je recharge de nouveau le même fichier "EleveSansAdresses.xml" 

Si des identifiants SIECLE sont encore en orange après cette mise à jour vous pouvez enregistrer dans AGATE  l'Identifiant que SIECLE nous fournit en sélectionnant la ligne et en faisant un clic droit, "Mettre l'ID SIECLE identique à celui de SIECLE"

Plus aucune ligne n'apparaît en orange, le chargement des INE est effectué. 

Pour clôturer la gestion administrative tous les élèves présents doivent avoir une orientation ou une date de sortie

Comment puis je faire mes orientations ? Voir FAQ ID1057

Avant de clôturer la Gestion Administrative, je dois contrôler les données des élèves et responsables pour l'académie : menu Gérer/contrôler les données pour la clôture.

 Tant que cette étape comporte des erreurs, je ne pourrais pas clôturer.

Avant de lancer la clôture, je pense à faire une sauvegarde.

Pour lancer la clôture, jeme rends dans le menu Gérer puis Clôturer l'année administrative.
 

J'ai créé la nouvelle année, j'ai géré mes classes et j'ai associé les MEF ou les niveaux BE1D aux classes. Je peux donc procéder à l'orientation des élèves déjà présents dans l'établissement. 

Chaque élève présent dans une classe va :
- passer dans la classe suivante, OU
- redoubler, OU
- quitter l'établissement (dans ce cas je mets une date de sortie au 31/08 sur la fiche de l'élève).

Dans le menu Gestion de la nouvelle année, onglet Orientations : dans la partie haute je choisis un établissement, une classe et je clique sur "Valider la sélection".

Les élèves qui s'affichent dans la table de gauche sont les élèves de l'année en cours et les élèves qui s'affichent dans la table de droite sont les élèves orientés pour l'année suivante. Les élèves qui s'affichent en rouge sont déjà orientés. 

La réinscription de l'élève est acceptée d'office, si ce n'est pas le cas, décocher la case. Par la suite, il faudra valider la réinscription au cas par cas.

Pour orienter les élèves :
- je sélectionne le ou les élèves à orienter dans la table de gauche (les élèves sélectionnés apparaîssent en jaune)
- je sélectionne la classe suivante souhaitée dans la partie centrale 
- j'indique le niveau BE1D ou le MEF
- je clique sur "Passer les élèves sélectionnés dans la classe indiquée"

Pour sortir un élève de l'établissement, j'effectue la même manipulation mais je clique sur "Attribuer une date de sortie aux élèves" en ayant indiqué la date et le motif de sortie au préalable. 

Le fichier qu'AGATE constitue est à destination du Secrétariat général de l'Enseignement Catholique. Il concerne les élèves du second degré.

Je me rends dans le menu Gestion Adm/ SIECLE/GABRIEL/ Onglet « Vers SIECLE »

1/ Choisir le RNE du collège ou lycée : les élèves s’affichent

 2/Cliquer sur le bouton « Envoi du fichier pour GABRIEL »

Un message confirmant la bonne structure du fichier et l’envoi vers GABRIEL apparait s’il n’y a pas d’erreurs.Si le fichier est correct, il est envoyé automatiquement au SGEC.

S’il y a des erreurs, une fenêtre vous l’indiquera. Corriger les erreurs puis réitérer la manipulation.

Attention : notez que l’INE est obligatoire pour l’envoi à GABRIEL.
Si vous n’avez pas tous les INE, vous devez n’envoyer que les élèves déjà immatriculés :
- Cocher la case « Envoi partiel »
- Cliquer sur l’en-tête de colonne « N° » pour faire ressortir les élèves sans INE
- Sélectionner les élèves
- Cliquer sur « Supprimer »
- Procéder à l’envoi partiel vers GABRIEL

Les élèves passent un examen, je dois anonymiser les copies. 

Dans le module Gestion administratif, menu Gest. Adm./Editions/Listes, onglet Documents :

Anonymiser 

Je sélectionne les enfants dont je souhaite anonymiser les copies, je les bascule dans le tableau de droite en cliquant sur "Choisir l'élève"

Je clique sur "Etiquettes" pour générer les listes de code-barre associés aux élèves. Une page = un élève. Le nom et le prénom de l'élève sont mentionnés en haut de chaque page.

Conseil : éditer les listes classe par classe afin de faciliter la distribution 

Les élèves passent l'examen avec les étiquettes collées sur les copies à la place des noms. 

Retour des copies : comment réassocier les enfants aux copies ?

Désanonymiser 

Je sélectionne les élèves concernés et les basculent à nouveau dans le tableau de droite

Je cliquer sur "Synchronisation"   pour générer un chargement permettant la réassociation des élèves aux codes-barres

Je clique sur "Lire les copies"   puis je saisis les codes-barres manuellement ou en les scannant avec l'aide d'une douchette (méthode conseillée)

J'appuie sur la touche "Entrée" entre chaque code-barre saisi pour voir apparaître le nom et le prénom de l'enfant : je les annote sur la copie correspondante

Je souhaite éditer une liste avec les parents responsables ayant adhérer à l'APEL. 

Dans le module gestion administrative, je vais dans le menu Gestion Adm. > Editions > Listes puis dans l'onglet Requêtes responsables 

Dans la case "APEL", je sélectionne "Oui" puis clique sur le bouton APEL avec la flêche verte

La liste des responsables adhérents à l'APEL s'affiche dans le tableau :

J'ai la possibilité d'exporter cette liste via le petit bouton tout en haut à droite du tableau :

Il faut, pour que la requête focntionne, que l'information APEL, ait été renseignée dans la fiche Responsable dans l'onglet Données de facturation :

Je souhaite communiquer des informations aux parents, aux élèves majeurs ou au personnel par SMS. 

Je me rends dans le module Gestion Administrative/menu Gestion Adm./Envoi SMS aux responsables ou personnel/enseignants

Ouverture d'une fenêtre :"Souhaitez-vous créer un compte afin de pouvoir envoyer des sms ?", je clique sur OUI. 

Je suis redirigé(e) vers le site internet de l'opérateur prestataire : https://www.smsvertpro.com/espace-client/?type=1 

Je remplis le bulletin d'inscription : 

Je reçois un mail de confirmation de l'activation de mon compte : "votre compte SMS Vert Pro vient d'être activé". 

Une fois cette étape faite, je remplis les champs de façon identique dans AGATE puis je clique sur Créer.

J'arrive sur une fenêtre avec la liste des mes élèves associés à leur responsable. Le numéro de téléphone qui recevra mes SMS est celui qui se situe dans la colonne de droite. 

Le numéro de téléphone pris en compte est le numéro de portable renseigné dans la fiche du responsable :


Si ce numéro n'est pas renseigné, je ne pourrais pas sélectionner l'élève et son responsable pour procéder à l'envoi. 

Pour envoyer des SMS :  

1/ J'effectue un tri à l'aide du menu "Sélection des responsables" (je choisis une classe par exemple, un régime, un groupe spécifique etc.). Je lance la recherche pour voir apparaître la liste des élèves choisis. 


J'ai également la possibilité de sélectionner uniquement les élèves (pour les élèves majeurs) ou les membres du personnel ou enseignants. 


Je peux choisir d'afficher uniquement les personnes ayant un numéro de portable en cochant la case suivante :

2/ Je sélectionne les personnes à qui je souhaite envoyer le message et les bascule dans le tableau de droite à l'aide des boutons centraux : 
  ----------------

Pour les fratrie, un message m'indique que le responsable a déjà été ajouté à la liste d'envoi afin d'éviter d'envoyer le SMS plusieurs fois. 

Les personnes passées dans le tableau de droite constitue votre liste de diffusion pour l'envoi du SMS. 

3/ Je rédige mon message dans le cadre prévu à cet effet en dessous du tableau. 


Le nombre de caractère utilisé apparaît au-dessus : 1 SMS = 160 caractères. Au-délà, cela vous coûtera 2 SMS et ainsi de suite. 

Depuis peu la nouvelle règlementation de la CNIL impose aux émetteurs de campagne de SMS l'ajout de la fonctionnalité de désabonnement "Stop SMS". Au délà de 146 caractères vous devez donc rajouter dans votre message "STOP 36173". En dessous de 146 caractères, ce texte se rajoute automatiquement. 

Lorsque j'ai rédigé mon message, je clique sur "Envoyer SMS"
Un message de confirmation apparaît :
Au bout de quelques secondes, un message de confirmation apparaît pour indiquer que mon SMS a bien été envoyé :

Pour commander des SMS : 
Je clique sur le bouton prévu à cet effet sous le tableau principal
Je choisis la quantité de SMS désirée, j'accepte les conditions générales de ventes et je clique sur "Procéder au paiement". Vos SMS seront crédités sur votre compte automatiquement. 

Pour consulter l'historique SMS :

Par la suite, j'ai la possibilité d'accéder et de consulter l'historique des mes SMS envoyés en cliquant sur :

L'historique me permet de voir la date et l'heure de délivrance du SMS, ainsi que la liste de contact concernée. Je peux vérifier le statut du SMS et ainsi m'assurer qu'il a bien été délivré. 

J'ai commencé mes inscriptions pour l'année prochaine et je souhaite envoyer une information par mail à ces nouveaux élèves. 

1/ Je m'assure que les élèves soient en mode "Admis" 

(Comment passer les élèves inscrits pour l'année suivante en mode admis ? voir FAQ #1121)

2/ Je vais dans le menu Gestion Adm > Editions > Listes onglet Document  et je change l'année pour passer sur l'année suivante 

3/ Je clique sur "Recherche" pour faire apparaître les élèves inscrits sur la nouvelle année scolaire. Si les élèves ne sont pas en mode "Admis", ils n'apparaîtront pas. 

Pour envoyer le mail, je fais comme à mon habitude : je sélectionne les élèves souhaités, les bascule dans le tableau de droite puis clique sur "@Responsables" pour écrire et envoyer mon mail : 

Pour travailler sur la nouvelle année, je dois dans un premier temps la créer. 

Dans le module Gestion Administrative, je me rends dans les Paramètres/Paramètres généraux/ Les années 

Je clique sur "Nouvelle année" pour créer l'année scolaire suivante. 

J'indique la date de début de la nouvelle année. Cette date est celle reconnue officiellement par l'académie.

Je n'indique rien dans l'Année suivante, ni dans la Date de début pour l'administration.


Puis je clique sur "Valider". 

Pour finaliser la création de la nouvelle année, je dois indiquer l'année suivante sur l'année en cours.
Je clique sur l'année en cours (dans notre exemple, 2020/2021), puis sur "Modifier".

Je sélectionne l'année suivante dans la liste déroulante et je saisis la date de début correspondant à la rentrée scolaire officielle. 

Puis je clique sur "Valider"

Pour les 1er degré, vous pouvez changer le libellé des classes si besoin.  Pour les 2nd degré et enseignement supérieur, il est conseillé de créer de nouvelles classes.

Attendre la fin de l'année et le passage à la nouvelle année pour mettre en invisibles les classes qui ne seront plus utilisées en faisant un clic droit "rendre visible/invisible".

Mes classes changent de libellé ou de niveau pour l'année scolaire à venir, il est conseillé de mettre à jour leur libellé avant d'y enregistrer des données. 
Dans le module Gestion Administrative, je me rends dans Paramètres/Paramètres généraux/Les classes

Je me positionne sur l'année suivante (à condition d'avoir créé la nouvelle année au préalable #1114) afin que les classes prévues apparaîssent. 

Je sélectionne la classe qui change de libellé puis je clique sur "Modifier".

Il est possible de changer le numéro, le libellé long et le libellé court de la classe, ainsi que le professeur
Une fois terminé, je clique sur "Enregistrer".

Je reproduis la manipulation sur chacune des classes changeant de libellé. Chaque exercice peut avoir un libellé différent. 

Les libellés seront à jour dans le menu "Gestion de la nouvelle année" et je pourrai ainsi saisir mes nouveaux élèves et effectuer les orientations. 

Pour la gestion de la nouvelle année, je veux associer les niveaux BE1D à mes classes. 

Je me rends dans Paramètres/Paramètres généraux/Les classes.

Je sélectionne l'exercice concerné

Je sélectionne une classe

Je clique sur le petit + à côté du tableau des niveaux BE1D

Je choisis le bon niveau et clique sur la disquette pour enregistrer l'association de classe au niveau. 

J'ai associé un niveau par erreur : j'ai toujours la possibilité de l'enlever de la liste en le sélectionnant et en cliquant sur le petit (-) 

Je souhaite associer les enseignants de mon établissement à mes classes. 

Je me rends dans Paramètres/Paramètres généraux/Les classes. 

Je me positionne sur le bon exercice

Je sélectionne la classe

Je clique sur "Modifier"

Je sélectionne un enseignant dans la liste. 


Si un enseignant n'existe pas dans la liste, il est possible d'en rajouter un en cliquant sur le petit +

J'enregistre en cliquant sur la disquette

Pour la gestion de la nouvelle année, je veux associer les MEF à mes classes. 

Je me rends dans Paramètres/Paramètres généraux/Les classes.

Je sélectionne l'exercice concerné

Je sélectionne une classe

Je clique sur le petit + à côté du tableau des MEF

Je choisis le MEF et clique sur la disquette pour enregistrer l'association de classe à ce MEF. 


Si aucun MEF n'est affiché, c'est qu'il faut charger les nomenclatures de SIECLE (voir FAQ #1054)

J'ai associé un MEF par erreur : j'ai toujours la possibilité de l'enlever de la liste en le sélectionnant et en cliquant sur le petit (-)

J'ai terminé de saisir mes nouvelles inscriptions, j'ai orienté les élèves pour la nouvelle année et je souhaite envoyer les fiches de renseignements aux familles afin qu'elles contrôlent les informations. 

Je me rends dans Gestion Adm./Editions/Listes/onglet Documents

Je me positionne sur l'année en cours (j'aurai la classe actuelle) ou sur l'année suivante si je souhaite avoir les nouveaux inscrits et/ou les présents orientés dans leurs futures classes.

Je coche "Tous les élèves (y compris non encore rentrés)"

Je sélectionne les établissements et clique sur "Recherche"

Je sélectionne les élèves et les bascule dans le tableau de droite à l'aide des boutons centraux

Dans l'encadré Publipostage, je clique droit dans "Document" pour aller chercher ma maquette de publipostage "Fiche de renseignements"



Il faut que la maquette ait été préparée au préablable, les services de l'ASREC peuvent fournir un modèle.

- Je souhaite imprimer les fiches pour les distribuer en main propre : je clique directement sur "Imprimer"
- Je souhaite envoyer les fiches directement par mail : je coche "Par mail" puis sur "Imprimer" (je fais un essai au préalable pour une famille pour vérifier le bon fonctionnement de ma boîte de messagerie).

J'ai reçu des dossiers d'inscriptions pour de nouveaux élèves qui souhaitent intégrer l'établissement l'année prochaine et je souhaite les saisir dans AGATE.

Je passe par la Gestion de la nouvelle année, onglet Gérer. 

Pour créer une fiche élève, je clique sur "Ajouter un dossier".

Je complète la fiche avec les informations fournies. Les écrans de saisie des nouveaux élèves sont les mêmes que ceux pour l'année en cours. 

Un élève est né à l'étranger : j'indique en 1er le pays de naissance (si ce n'est pas la France, le département ne sera pas demandé et la ville de naissance devra être saisie manuellement et non choisie).
Pour les département de la Corse, choisir le "02A" ou le "02B".

Dans les Paramètres/Paramètres généraux/Paramètres de base/onglet Général, si la coche "Admettre d'office les inscriptions" est cochée, tous dossier saisi sera considéré comme admis pour la nouvelle année scolaire. 

Pour les responsables, je clique sur "Choisir un responsable" afin de vérifier que le responsable n'a pas déjà été créé (évite la création en double et permet d'associer plusieurs enfants au même responsable pour les fratries).
Je saisis la civilité du responsable et indique obligatoirement un type de responsable


Je saisis l'adresse postale uniquement sur la fiche du responsable légal si les parents vivent conjointement et coche la case "Père et mère conjointement"

Je n'oublie pas de cliquer sur "Enregistrer"

Pour conserver mes dossiers élèves pour l'année prochaine, qu'ils soient nouveaux inscrits ou élèves orientés, le statut Admis doit être obligatoirement indiqué.
En effet, seuls les élèves en mode Admis seront conservés sur la nouvelle année après clôture de la Gestion Administrative, c'est donc un contrôle important. 

Dans la Gestion de la nouvelle année, dans l'onglet Gérer, je peux vérifier le statut des élèves inscrits et orientés 

Si des élèves n'ont pas le mode Admis, je passe dans l'onglet "Mises à jour". Dans la partie haute, je sélectionne l'établissement, puis la ou les classes et clique sur "Valider la sélection"

Je sélectionne les élèves dont le statut n'est pas en mode Admis, je sélectionne le nouvel avis dans la case à droite puis clique sur "Attribuer la sélection". Le statut des élèves est mis à jour.

Il est possible d'attribuer l'avis Admis par défaut :

Pour les nouveaux inscrits : dans Paramètres/Paramètres généraux/Paramètres de base/onglet Général 
Je coche la case "Admettre d'office les inscriptions"

Pour les élèves présents : dans Gestion de la nouvelle année/onglet Orientations
Je coche la case "Admettre d'office la réinscription" qui se trouve entre les deux tableaux

J'ai envoyé mes passages self/garderie en facturation et j'ai clôturé ma Gestion Administrative. J'arrive le jour de la rentrée, quels sont les différents contrôles à effectuer pour démarrer la nouvelle année ? 

• Je vérifie qu'une date de rentrée est renseignée pour l'ensemble des élèves. Tous les nouveaux inscrits doivent avoir une date au 02/09/21 (pour l'année 2021/2022) et les anciens leur date de rentrée dans l'établissement.
  
  Dans le menu Gestion Adm./Les changements au km/ je clique sur "Les scolarités", je cherche la colonne "Date entrée", je clique plusieurs fois sur l'en-tête de colonne pour faire apparaître les éventuels manques. 

• Je m'assure que l'ensemble des élèves ont un statut (scolaire, apprenti etc.). Comme précédemment, je clique sur l'en-tête de colonne pour faire apparaître les éventuels manques. 

• Je vérifie la notion "Hors classe". Aucun enfant ne doit être en hors classe sauf cas particulier ou contre-indication (exemples : enfant en TPS entrat au mois de janvier, enfants des gens du voyage inscrits mais à l'arrivée indéterminée etc.). Je clique sur l'en-tête de colonne pour faire apparaître les coches "Hors classe" cochées par mégarde.

• Je contrôle les effectifs. Je m'assure que tous les élèves inscrits pour la nouvelle année sont bien présents. Je peux contrôler directement sur l'écran d'accueil de la Gestion Adminsitrative. 

Je suis au sein d'un établissement qui regroupe des cycles du 1er et du 2nd degré. 

Tous les ans, je dois relier le MEF CM2 (ou CM1 si saut de classe) aux élèves entrants en 6ème (sinon j'aurais des erreurs lors de mes remontées SIECLE).

Je me rends dans Paramètres/Tables académiques/MEF-Matières-Combinatoires. Je me positionne sur l'année précédente et sélectionne l'établissement Elémentaire. Je vérifie la présence d'un MEF CM2 dans le tableau ci-dessous. 

Si le MEF est inexistant, je clique sur "Ajouter" pour le créer.

J'indique CM2 (ou CM1) puis je clique sur ajouter. 

Pour compléter le détail du MEF et notamment le Mnemospe qui est obligatoire, je clique sur "Modifier" 

Le mnemospe CM2 = 00310002220

Le mnemospe CM1 = 00310002210

Je fais le lien MEF / Classe : voir FAQ #1118

Je passe dans Gestion Adm./Les changements au km/ je me positionne sur l'exercice précédent et clique sur "Les scolarités". Je sélectionne la classe CM2 et j'affecte le MEF CM2 à tous les élèves concernés (le Ctrl+A permet de faire une sélection globale). 

Le code va être repris sur l'année en cours pour les élèves entrants en 6ème dans la zone "MEF an dernier". 

Il existe 2 cas de figure :

1/ L'élève était scolarisé dans mon établissement l'année précédente et était inscrit pour la nouvelle année mais il n'est pas présent le jour de la rentrée : 

• Dans sa fiche, je lui attribue une date de sortie correspondant à la veille de la rentrée et j'enregistre
• Puis je le bascule en historique (je sélectionne l'élève dans la liste puis je clique sur "Basculer en historique").
  Attention, je peux basculer l'élève en historique seulement si l'envoi SIECLE n'a pas encore été fait. Si l'envoi SIECLE a déjà été fait avec l'élève marqué présent dans l'établissement, il faut lui indiquer un motif de sortie puis le passer en "Hors classe" dans sa fiche, onglet "Autres". (pas de basculement en historique). 
  

2/ L'élève est nouvel inscrit et son dossier vient d'être créé mais il ne s'est pas présenté à la rentrée :

• Je le sélectionne dans la liste et je supprime sa fiche en cliquant sur "Supprimer la scolarité" (à condition qu'il n'y est pas d'éléments en facturation sur l'élève)
  

Lors d'un envoi ANGE ou ONDE, je suis confronté(e) à un message d'erreur : "L'autorité parentale doit être accordée au responsable légal". 

Pour corriger cet élément, je me rends dans le menu Gestion Adm./ Changements au km onglet Les Responsables

Je clique sur l'en-tête de colonne "Autorité parentale" pour faire ressortir les coches vides, je sélectionne les responsables concernés, puis à gauche du tableau je coche la case "Autorité parentale". Je clique sur la petite flêche verte associée à droite pour attribuer l'autorité parentale aux responsables sélectionnés.

Le message d'erreur n'apparaîtra plus lors du prochain envoi ANGE ou ONDE. 

Avant d'envoyer un mail aux responsables, il peut être intéressant de contrôler les adresses de courriel. 

• Par la Gestion Administrative : Menu Gestion Adm./Contrôle des courriels

Je peux effectuer un tri grâce aux champs de recherches puis je clique sur la loupe pour générer la liste :

Le nom des responsables/élèves/entreprises apparaît avec l'adresse mail correspondante. Plusieurs types de statut possible :

• Vide : l'adresse de courriel n'est pas renseignée dans la fiche 
• Problème : l'adresse de courriel comporte un problème : un espace en trop derrière l'adresse mail, des majuscules, des caractères non acceptés etc. 
• Résolu : après avoir double cliqué dans la zone de l'adresse mail pour rectifier l'erreur et après avoir cliquer sur "valider les modifications" l'adresse apparaît en résolu si elle ne comporte plus d'erreur
• Valide : l'adresse de courriel est valide

En plus des parents, je souhaite ajouter un 3ème responsable (ou plus) à un élève. Par exemple, un grand parent ou une personne tierce qui prend en charge les frais de scolarité de l'enfant. 

En Gestion Administrative ou en Facturation, je sélectionne l'élève dans la liste du tableau principal, puis sous son arbre généalogique je clique sur "Ajouter un responsable".

Je renseigne les informations nécessaires et choisis le bon type de responsable. Il est également possible d'indiquer que l'élève est responsable de lui-même s'il est majeur et qu'il est payeur. Je clique sur "Choisir un responsable" si le responsable a déjà été créé en amont. 

Avant de pouvoir utiliser des photos en publipostage, il faut au préalable les importer et les attribuer aux élèves (voir article #1171)

Pour inclure les photos dans un publipostage, il faut se rendre dans les sources de données (Gestion Adm/Les sources de données). Créer une nouvelle requête avec le champ "Photo de l'élève".

Se rendre ensuite dans Gestion Adm./Editions/Listes/ onglet Documents. Rechercher et sélectionner les élèves concernés par le publipostage (1), les basculer dans le tableau de droite à l'aide des boutons centraux (2), choisir la requête créée dans le champ "source" (3), puis cliquer sur "Imprimer" (4). 

Une page vierge de Word s'ouvre.

Je peux construire mon modèle de publipostage en insérant le texte et les champs de fusion comme d'habitude.

Pour insérer le champ de fusion photo, il faut suivre scrupuleusement les étapes suivantes :

• Positionner le curseur là où je veux insérer la photo
• Aller dans le menu "Insertion" puis "QuickPart"
• Aller dans "Champ" 
• Sélectionner le champ "InclureImage" puis cliquer sur "OK"

• J'obtiens :
• Faire Alt+F9 pour faire apparaître le détail (ou en fr+F9 en fonction de votre clavier)
• Positionner le curseur après le 1er espace à la suite de INCLUDPICTURE :
• Aller dans le menu "publipostage" et insérer le champ de fusion "Photo_de_lélève"
• J'obtiens :
• Refaire Alt+F9 pour cacher le code, il est normal d'obtenir :
• Enregistrer le document

Dans AGATE, Gestion Adm./Editions/Listes onglet document, recommencer la recherche et la sélection élève. En plus de la source associée, faire un clic droit dans le champ document pour aller sélectionner le document modèle que je viens de créer, puis cliquer sur "Imprimer".

Sur les documents fusionnés, faire Ctrl+A pour sélectionner l'ensemble et appuyer sur F9 pour mettre à jour les champs images, un message Microsoft Office apparaît, répondre oui pour faire apparaître les photos.

Veillez à ne pas rester avec la fonction activée Alt+F9 pour les prochains publipostage.

Je souhaite ajouter et attribuer les photos de mes élèves de façon automatique. (Pour attribuer les photos de façon manuelle voir article #1172)

Pour l'attribution automatique des photos, il est nécessaire que le nom des photos corresponde à l'un des formats suivants au choix :

Exemples : 

- Code élève : que l'on trouve dans la fiche élève / onglet Autres / onglet Identifiants 

- Code INE : que l'on trouve dans les informations de l'élève sélectionné

- Nom Prénom (fonctionne avec ou sans espace) 

Si le format des photos ne correspond pas à l'un des trois, l'attribution automatique ne s'effectuera pas.

Aller dans Gestion Adm./ Attribuer les photos.

Faire un clic droit dans le champ "Répertoire des photos" pour aller chercher le dossier photo dans les fichiers de l'ordinateur (1) :
- pour les établissements sur La Ruche, il faut penser à enregistrer les photos sur le commun "x:" ou sur le "y:".
- pour les établissements autonomes, veillez à stocker les photos sur le serveur et choisir un chemin réseau pour que les photos soient visibles par tous les utilisateurs. 

Cocher le format choisit du nom des photos (2) puis cliquer sur "Valider" (3). Laisser le logiciel travailler le temps de l'attribution des photos aux élèves. A la fin du travail de synchronisation, les chemins des photos dans le tableau se mettent à jour (4).

Sur l'écran d'accueil de la Gestion Administrative, cocher "Afficher les photos".

Fermer la fenêtre puis rentrer dans une fiche élève pour vérifier la bonne association des photos.

Je souhaite importer les photos élèves et les associer de façon manuelle (pour l'attribution automatique voir l'article #1171).

Aller dans Gestion Adm./ Attribuer les photos.

Faire un clic droit dans le champ "Répertoire des photos" pour aller chercher le dossier photo dans les fichiers de l'ordinateur (1) :
- pour les établissements sur La Ruche, il faut penser à enregistrer les photos sur le commun "x:" ou sur le "y:".
- pour les établissements autonomes, veillez à stocker les photos sur le serveur et choisir un chemin réseau pour que les photos soient visibles par tous les utilisateurs. 

Les photos présentent dans le dossier se chargent dans le tableau de droite (2). Sélectionner un élève (3), sélectionner la photo que je souhaite associer à cet élève (4) puis cliquer sur "Attribuer" (5).

Sur l'écran d'accueil de la Gestion Administrative, cocher "Afficher les photos".

La photo s'attribue à l'élève concerné. 

Il est possible d'effacer le lien entre la photo et l'élève en cliquant sur le bouton prévu à cet effet "Effacer le lien" (6). 

Depuis Novembre 2022 un contrôle et un redressement des adresses postales est fait par SIECLE. Il faut donc cadrer les adresses dans AGATE et les envoyer au format attendu.

La norme AFNOR prévoit 6 lignes adresse. La 1ère ligne correspond au nom et la dernière ligne au code postal et bureau distributeur. Nous devons donc dans la zone prévue pour saisir l'adresse positionner convenablement les 4 lignes attendues par SIECLE. Les lignes 2 à 5 de la norme correspondent aux lignes 1 à 4 de SIECLE

Il est impératif d'utiliser uniquement, dorénavant, le fichier "ResponsablesAvecAdresses.xml"

1- TELECHARGER le fichier XML de SIECLE
2- Dans AGATE , menu Gestion Adm.puis SIECLE/GABRIEL
Prendre l'onglet "De SIECLE"
Cliquer sur "Les Identifiants SIECLE des responsables"   

AGATE ouvre l'explorateur pour que vous sélectionniez le fichier, après sélection l'écran de contrôle s'affiche.
La partie gauche correspond aux informations de SIECLE.
La partie droite correspond aux données d'AGATE.
Quand l'adresse est différente entre SIECLE et AGATE , la case se met en orange.
Un clic droit sur l'adresse AGATE affiche un menu contextuel.
En choisissant "Mettre l'adresse identique à celle de SIECLE" vous recadrer l'information dans AGATE.

Pour saisir les adresses dans AGATE nous vous indiquons à quoi correspond chaque ligne dans la norme postale

Sachez qu'une adresse ordinaire qui ne comporte qu'une ligne sera automatiquement envoyé à SIECLE sur la ligne 3

Lorsque la clôture de la gestion administrative est faite et après la rentrée scolaire, faire le point des élèves présents ou non dans votre structure.

1- Un élève qui était présent l’année précédente et qui finalement ne rentre pas le jour de la rentrée. Il doit avoir comme date de sortie la veille de la rentrée et je le bascule en historique sur l’année précédente. Je clique sur basculer en historique. 

2- Il ne faut pas basculer en historique un élève qui a été présent dans l’année scolaire en cours, car il peut être facturé des jours de présence. Dans ce cas, mettre une date de sortie à l’élève et le laisser dans votre base administrative élève.

Il faut faire passer l’élève dans la classe suivante. En Gestion Administrative et Gestion nouvelle année, je clique sur l’onglet « Orientations ». Soit, je sélectionne tous les établissements, toutes les classes et je clique sur valider la sélection, soit je sélectionne l’établissement voulu puis la classe à orienter.  

Pour un établissement 1er degré :  Après la classe de CE1, c’est le CE2, si dans le paramétrage des classes, j’ai indiqué la classe suivante, je peux cliquer sur « Passer les élèves dans la classe suivante ». Si j’ai des classes multi-niveaux, dans l’écran des orientations, je vais indiquer la classe suivante ainsi que le niveau BE1D, puis je clique sur « Passer les élèves sélectionnés dans la classe indiquée ».

Pour un établissement du 2e degré : Je dois, au préalable, charger mes nomenclatures de l’année en cours sur l’année prochaine pour que je puisse faire mes orientations (#1054) Si mon établissement est un Collège sans enseignement suivant Lycée, je dois indiquer une date de sortie pour les élèves de 3ème. 

Pour les élèves qui ont déjà une date de sortie, je ne vais pas les orienter. Il a quitté l’école, dans ce cas, je ne le sélectionne pas, si c’est déjà fait, à la question « doit-on accepter l’orientation » je réponds « non ». 

Un élève, qui a une date de sortie non présente, revient. Je vais dans la Gestion administrative, je clique sur le bouton « Réintégrer », affichage d’un tableau récapitulatif de tous les élèves présents dans la base Agate.

  Je cherche l’élève par son nom et clique sur « Sélectionne ».

La fiche de l’élève s’ouvre, je change la classe, et si besoin, l’établissement, le régime... Je modifie la date d’entrée et je retire la date de sortie, je valide.  

1er cas : Un élève, présent l’année dernière, ne se présente pas le jour de la rentrée, je vais lui indiquer une date de sortie, la veille de la rentrée scolaire.  

Ensuite, je vais le basculer en historique pour qu’il n’apparaisse plus sur l’année en cours. 

2ème cas : Pour un élève 2nd degré, si l’envoi siècle a été fait, dans ce cas, je vais lui indiquer également un motif de sortie « Ne s’est pas présenté » et dans l’onglet « Autre » de la fiche élève, je coche « Hors classe », il n’aura pas de facture sauf si vous indiquez des tarifs particuliers. Dans ce cas, on ne le bascule pas en historique. 

3ème cas : L’élève est nouvel inscrit et son dossier vient d’être créé mais il ne s’est pas présenté à la rentrée. Je le sélectionne dans la liste en Gestion Administrative, et je clique sur "supprimer la scolarité". 

Aller dans Gestion administrative puis dans « Les historiques ».  

Onglet élèves, Chercher le nom de l’élève souhaité. Cliquer pour sélectionner l’élève dans le tableau de gauche puis sur le tableau de droite, faire un clic droit, sur l’année en double.

1ère possibilité :

Vérifier que les années précédentes ont une continuité logique. Si une scolarité précédente a été modifiée et est manquante, s’assurer que la scolarité de l’année qui est en double, n’est pas celle qui est manquante. Si c’est le cas, faire un clic droit sur la scolarité en double, avec le numéro de scolarité élève le plus petit qui se trouve entre parenthèse après la classe, et remettre l’année scolaire correspondante qui était manquante.

2ème possibilité :

Sur la scolarité en double, faire un clic droit sur le numéro de scolarité élève le plus grand et faire un clique droit, supprimer la scolarité, ( A la question «  voulez-vous supprimer l’élève et le responsable ? »  répondre « Non »). Si vous avez un message « Suppression impossible, facture existante », essayez de supprimer l’autre scolarité.

Je me connecte à AGATE, « Gestion Administrative », puis je clique sur l’onglet « Gestion de la nouvelle année ». Les inscriptions pour 20../20.. s’affichent. Je clique sur "ajouter un dossier" et je crée le nouvel élève.

Il faut charger les nomenclatures sur la nouvelle année ( pour les 1er degrés dans Onde et Ange, pour les 2nd degrés dans Siècle et Gabriel). On peut enregistrer l’élève pour la nouvelle année. On écrit les informations dans informations générales, dans études, autres, inscription, commentaires. Pour les responsables on clique sur « Choisir un responsable » pour vérifier si le parent existe déjà dans la base et le sélectionner si c’est le cas. Sinon saisir les informations du responsable.

Il y a plusieurs possibilités pour changer l’adresse des responsables en « Gestion administrative ».

A- L’arbre généalogique en bas à droite en sélectionnant le responsable. 

B- En page d’accueil en sélectionnant l’élève.

C- Dans l’onglet « Gestion nouvelle année ».

D- Dans la Gestion administrative, option « les responsables ». 

E- Dans la Gestion administrative, option « les historiques ».

A- L’arbre généalogique en sélectionnant le responsable en bas à droite de la page d’accueil.

Je sélectionne l’élève. Puis en bas à droite dans l’arbre généalogique, faire un clic droit sur le responsable. Cliquer sur option « modifier le responsable ». J’enregistre les informations en cliquant sur .

B- En page d’accueil, en gestion administrative, je sélectionne l’élève, j’ouvre son dossier

Je double clique et/ou via l’onglet « Dossier scolaire », l’onglet "responsable". Je choisis le responsable concerné par la mise à jour.

C) En « Gestion nouvelle année »

Je sélectionne l’élève, je double clique pour ouvrir une fiche élève, je clique sur l’onglet responsables (1), je modifie l’adresse (2) et j’enregistre les informations (3).

D- Dans la « Gestion administrative », Menu gestion administrative / Les responsables

Je sélectionne le responsable (1). Je modifie le responsable (2) . Aller dans l’onglet « Responsable légal », modifier l’adresse et valider avec

E- Dans la « Gestion administrative / Historiques »

Je clique sur le bouton vert "modifier le responsable", onglet responsable légal, j’enregistre les informations avec le . 

J’ouvre AGATE, en Gestion administrative et dans l’onglet « Gestion nouvelle année », je clique sur « Ajouter » un dossier.

1- Lors de la création de la fiche élève, onglet «  Info générales », j’ajoute la date de naissance, je fais un clic droit dans la case « pays » puis je sélectionne le pays de naissance de l’élève. Je n’indique rien dans le champ département et dans le lieu.

2- Si besoin, dans le champ nationalité, je fais un clic droit et je choisi le pays .

3- J’indique le nom de la ville de naissance étrangère.

J’ouvre AGATE, je vais dans « Gestion Administrative » et dans « Gestion nouvelle Année » , je clique sur « Ajouter un dossier ».

Lors de la création de la fiche élève, pour un élève qui était scolarisé à l’étranger l’année passée, dans information générale, mettre 099 dans le département ou bien si non proposé, mettre 0 et votre département dans établissement d’origine.

Sélectionner autre dans le code provenance. Sélectionner le code provenance.

Cliquer sur l’icone de sélection des "Formations antérieures" et choisir la formation correspondante à l’élève.  

En « Gestion administrative », les sources de données

1- Je crée une catégorie, exemple SECRETARIAT – COMPTABILITE – CHEF D’ETABLISSEMENT, puis je la sélectionne  (la zone doit être bleue). 

2- Je choisis les champs dans le tableau de gauche en double cliquant ou ajouter avec le sigle +, ils s’affichent à droite. En fin de sélection, je clique sur "ajouter la requête". La requête s’ajoute dans le tableau (requête existante) à la date du jour. Je personnalise son nom et j’indique un nom significatif (exemple : répertoire des familles).

3- Dans Gestion Administrative/Editions/Listes, onglet « Document », je vais charger les élèves souhaités sur la droite.

4- Je clique droit sur source, je sélectionne la source de données que je veux utiliser (voir point 2). 

5- Je clique sur « imprimer », pour ouvrir word en publipostage. Un fichier Word /publipostage s’ouvre vide, cliquer sur  « démarrer la fusion et le publipostage » puis sélectionner le type de document répertoire ou annuaire.

Cliquer sur insertion, puis sur insérer un tableau. Choisir le nombre de colonne que l’on veut, obligatoirement 1 ligne.

Cliquer sur onglet Publipostage/ Insérer les champs de fusions. Sélectionner les champs à faire apparaitre dans le répertoire dans chaque colonne et ajuster la présentation. Faire un essaie de résultat en cliquant sur «ABC, Aperçu des résultats ».

Enregistrer la maquette et lui donner un nom personnalisé.

Retourner sur Agate/Gestion administrative/Editions/Listes/Onglet Document.

Je sélectionne ma source de données par un clic droit dans la zone "Source".  Et je sélectionne ma maquette du répertoire personnalisé dans «Document», affichage du nom et chemin de la maquette. Cliquer sur « Imprimer », les 2 fichiers Word s’ouvrent. Cliquer sur le word de gauche avec l’intitulé du nom de la maquette et cliquer sur le bouton « Terminer et fusionner ».

En Gestion Administrative > Gestion Nouvelle Année > onglet Orientations

Choisir Etablissement puis Choisir Classe et Valider la sélection       

Cliquer sur l’élève déjà orienté (ligne en rouge) 

Cliquer sur « Attribuer une date de sortie aux élèves »

Message : une orientation existe

Cliquer sur « Mettre la date de sortie » et « supprimer l’orientation » (la ligne de l’élève devient noir)

Cliquer sur Supprimer la date de sortie des élèves

Avant de générer un fichier dans AGATE, il est impératif de mettre la date de début de scolarité et non le 1er septembre. Exemple : si la rentrée scolaire a eu lieu le 4 septembre, mettre cette date.

Pour les DOM-TOM, mettre votre date de rentrée dans "Pour l'administration"

Dans SIECLE, exporter  les  xml "responsables avec adresse" et "élèves avec adresse" et les charger dans AGATE dans gestion administrative > SIECLE-GABRIEL > onglet de SIECLE

Sélectionner votre export xml dans votre répertoire de récupération des fichiers issus de SIECLE. Vous obtiendrez l'affichage des élèves et responsables, par un clic droit vous pouvez apporter des modifications. 

Vous pouvez également apporter des modifications directement dans les fiches élèves en cliquant sur le cadenas.

Des modifications id SIECLE peuvent être apportées dans la fiche du responsable en passant par : l’arbre généalogique > clic droit modifier le responsable > cliquer sur le cadenas

Si un responsable a plusieurs enfants en second degré,  il aura un id SIECLE responsable par élève/par établissement  

Copier le fichier et changer de nom de douchette pour conserver l’original.

Prendre l’outil Notepad++ et ouvrir le fichier de douchette.   

Faire « Recherche » et choisir « Remplacer »

Attention : en fonction de l’heure d’été ou d’hiver, sélectionner l’heure la plus grande pour la remplacer en heure + 1h ou – 1h en fonction.

Bien sélectionner « ; espace heure »

Exemple :

• le midi remplacer le 12h en 13h puis après seulement le 11h en 12h
• le soir remplacer les 17h en 18h et les 16h en 17h.

Un élève ne se trouve pas dans la bonne classe sur NOEFIL inscription ou réinscription, vous pouvez faire le changement vous-même directement dans NOEFIL.

Se positionner dans MIEL, sélectionner l’établissement d’accueil de la nouvelle année, en Inscription OU en Réinscription.

Cliquer en haut sur afficher « Tous les dossiers », sélectionner l’élève et double cliquer pour ouvrir sa fiche

Cliquer sur l’onglet « Scolarité » puis sur le crayon modifier à droite de la formation souhaitée.

Vous allez pouvoir sélectionner l’établissement et la classe à modifier pour la nouvelle année, faire suivant et valider la modification.

Le code libre est un paramétrage qui permet de créer un groupe d’élèves concernés par une information.

Grâce au Code libre, il est possible d’éditer et/ou de facturer rapidement une liste d’élèves préalablement définies.

Le code est modifiable et utilisable autant de fois que souhaité.

Il est possible d’attribuer plusieurs codes libres à un élève. 

Dans le module Gestion Administrative, 

Paramètres/Paramètres de Facturation/Codes libres 

Le code libre apparaitra également dans la fiche élève 

Quand vous êtes dans le module Gestion Administrative, vous sélectionnez Gestion Adm/ONDE et ANGE 

Choisir votre RNE   

Les nomenclatures sont communiquées par l’académie.  Pour les intégrer dans AGATE, cliquer sur « Chargez les nomenclatures », vous pourrez ensuite utiliser les données des tables dans Agate (par exemple les matières, les types de responsable ...) 

Vérifier la présence des nomenclatures 

Tout d’abord, passer dans Paramètres/Tables académiques/Programmes  

Sélectionner l’année, Choisir le RNE et le MEF pour connaître ce qu’il est possible d’utiliser en matière obligatoire ou facultative. 

Vous devrez ensuite associer ces MEF aux classes de votre établissement.  FAQ  

Ensuite, vous pourrez indiquer les matières dans les fiches Elèves onglet « Etude » et/ou dans Gest Adm/Changements aux kms, onglet « les options ». 

Les options facultatives en vert devront être utilisées en options internes à l’établissement (elles ne seront pas communiquées à l’académie ni au SGEC).

Pour ajouter une option facultative interne, sélectionner la matière en bas et la modalité “Facultative” puis cliquer sur “Ajouter” 

Indiquer votre code RNE puis indiquer votre code « identifiant » & « mot de passe » = code indiqué sur la clé OTP puis valider

Cliquer sur « IMPORTATIONS » à gauche puis « Dossiers depuis un logiciel privé » 

Cliquer sur « Parcourir »

Chercher sous C:\SIECLE\SIECLE+année\n°RNE »

Choisir le dernier fichier zippé d’après la date du jour et l’heure 

Ensuite cliquer sur « IMPORTER » 

Vous devez vérifier si vous avez des erreurs d’importations  (généralement accessible le lendemain de l’importation)

Choisir « Suivi des échanges » à gauche = « Logiciel privé – Dossiers » 

Affichage des précédents dépôts de fichiers. 

Cliquer sur le dernier en date. 

Attention = certaines anomalies sont bloquantes, cliquer sur l’élève pour visualiser le détail de l’anomalie et corriger ensuite 

Refaire la procédure de contrôle puis de création de fichier pour ensuite le redéposer sur le site de l’académie et revérifier dans le suivi des échanges de SIECLE si tout est correct. 

Gestion Adm. /ONDE et ANGE  

Cliquer sur « Création du fichier pour ONDE »  

Vérifier les niveaux BE1D : 

Vérifier les effectifs et le nombre de classes, continuer si tout est correct. 

Message « La structure des fichiers a été contrôlée, elle est correcte » 

Message « Voulez-vous réceptionner le fichier BE1D sur un support externe ? » 

Enregistrer le fichier zip dans vos dossiers. Il porte le nom de votre RNE.  Le fichier est prêt à être déposé sur le site de l’académie.

Se connecter au site des applications 1er degré (Exemple pour l’académie Orléans-Tours : https://si1d.ac-orleanstours.fr). Renseignez vos informations de connexion. 

Dans l’onglet « Accueil », cliquer sur « Effectuer un nouvel import » 

Cliquer sur « Parcourir » dans l’onglet « Ecole » et aller chercher le fichier dans vos dossiers. 

Valider : message « Import effectué »  

Le résultat de l’importation est accessible 24h après dans le menu « Gestion des interfaces » 

Pour éditer les cartes self, il faut aller sur le module Self/ Edition cartes.

1. Il faut sélectionner le format carte dans la liste déroulante à droite de « Nouveau Format » 

Si le format carte n’existe pas, cliquer sur “Nouveau format” pour le créer, indiquer le nom du format carte puis cliquer sur “Valider”

2. Vous pouvez choisir la taille de la carte (dans le paramétrage “Etiquette” avec la largeur et longueur), valider par “OK”   

3. Sélectionner à gauche les champs dont vous avez besoin, puis avec les 4 flèches du clavier, faite les glisser à droite dans la case du format de carte

4. Après sélection d’un champ, vous pouvez choisir sa longueur/hauteur et police, valider par “OK”

5. Sélectionner à droite les élèves ET/OU Adultes pour lesquels vous souhaitez éditer des cartes, Affichage des noms trouvés dans le tableau en bas à droite, avec sélection possible par Nom/Classe/Régime.... Utiliser la barre ascenseur pour afficher les colonnes.

6. Enregistrer le format de carte, faire le verso si besoin

7. Cliquer sur “Editer les cartes”  pour « éditer les cartes » sur papier en format A4 

Si vous avez une “Imprimante carte”, cocher la case et sélectionner le Recto - le Verso en fonction de vos besoins et « Calibrer ». 

Les informations modifiables sont réparties sur plusieurs onglets : 

• Scolarités Elèves : classe, régime, assurance, étude, transport, MEF, pupille, orphelin, statut, QF, date entrée
• Les dates : dates d’entrée et de sortie, motif de sortie, établissement d’accueil 
• Les Options : Options obligatoires, options facultatives, options internes 
• Les Repas : Régime, Nb repas, Jours de restauration, QF (quotient + quotient self) 
• Les Responsables : civilité, type de responsable, QF, APEL, mode de paiement, références bancaires, contentieux, catégorie socio-professionnelle, situation emploi 
• Sans ville : à contrôler après une récupération pour réaffecter les bureaux distributeurs mal inscrits 
• Les Adresses : Saisie des adresses (communes, départements et pays) au km 
• Naissance : Affectation des dates de naissance, ville de naissance et sexe de l’élève 
• N° SS :  Affichage des numéros de Sécurité sociale d’après les dates de naissance et lieu de naissance, saisie possible directement dans le tableau 
• Mail : saisie possible de l’adresse mail et téléphone de l’élève directement dans le tableau 
• Divers : Affectation possible de l’autorisation Prise d’iode / Droit à l’image 
• Saisie KM : Affichage des codes Identifiant Libellule (Ancien logiciel pour les Ets Agricole) 
• Etudes : Affectation des forfaits Etudes 
• RGPD : affectation des autorisations de transfert des données personnelles 
• Les Dispositifs : Affectation des dispositifs 1er et 2e degré  

Mode d’emploi : 

• Sélectionner dans la liste déroulante la valeur qui doit être affectée 
• Choisir les élèves dans le tableau (pour faire de la multi sélection, laisser la touche CTRL enfoncée) 
• Cliquer sur la flèche en face de l’option choisie pour mettre à jour la valeur 

LA SELECTION FAITE NE SERVIRA QU’UNE FOIS CAR LA TABLE EST RAFRAICHIE AUTOMATIQUEMENT 

Dans « Les Scolarités » ou « Les Responsables » vous pouvez faire descendre votre sélection dans un tableau (en bas à droite) ce qui permet de contrôler les individus retenus et d’affecter plusieurs valeurs à la même sélection. 

Dans « Les Responsables » les références bancaires sont modifiables directement.

Pour que les options apparaissent dans les listes déroulantes, vous devez choisir une classe et un MEF car les options sont liées au MEF. 

Pour mettre à jour des options facultatives ou internes, préciser le rang de l’option : 1 = 1ère option facultative. Si vous cliquez sur le bouton par exemple.

Dans « Les Repas », le nombre de repas et les jours de restauration sont modifiables directement.  

Pour les responsables, il est possible de paramétrer l’envoi des factures « par mail » directement dans la fiche du responsable, onglet Facturation

Pour les groupes scolaires avec des Unités pédagogiques Elémentaire et Collège  

Dans Paramètres / Tables académiques / MEF – Matières- Combinatoires

S le MEF n’existe pas, le créer en cliquant sur “Ajouter” puis indiquer le MEF=CM2 valider

Faire Modifier sur le MEF CM2 créé

Vérifier la présence obligatoire du code « 00310002220 » dans la zone « mnemoscope » et MEF de rattachement « CM2 » si modification

Paramètres / tables académiques / MEF – Classes 

1. Dans SIECLE  

Sur le site de l’académie, indiquer votre code « identifiant » et « mot de passe » = code indiqué sur la clé OTP puis valider. 

Exemple : https://intraeple.ac-orleans-tours.fr 

Cliquer sur base élève

Choisir « EXPORTATIONS » Nomenclatures 

Choisir Enregistrer, sélectionner C:\SIECLE\SIECLE+année\n°RNE (académique), créer le répertoire SIECLE s’il n’existe pas. 

Attention = décompresser le fichier pour qu’il soit lisible 

2. Dans AGATE  

Dans Gestion Adm. /SIECLE- GABRIEL/Onglet « De SIECLE » 

• Sélectionner l’année, indiquer le RNE à récupérer 
• Cliquer sur « Charger les nomenclatures » 
• Le répertoire affiché est celui que l’on a défini, (Passer sous C:\SIECLE…), choisir le fichier des nomenclatures qui correspond au RNE pour l’année en cours, que l’on vient de récupérer. 
• Sélectionner le fichier décompressé « nomenclature xml » 

Décompresser le fichier

Les nomenclatures exploitées sont : 

Les MEF en cours, les MEF d’origine, les matières, les modalités d’élection, les programmes, les options obligatoires, les régimes, les liens de parenté, les bourses, les professions et les situations emploi avec le contrôle de cohérence, les provenances, les motifs de sortie, les statuts élèves, les contrats et les types établissement.

Dans le module Gestion Administrative / Paramètres généraux / paramètre de base. 

Onglet “Envois Ministère / SGEC”  

Cocher ou sélectionner en fonction des besoins dans SIECLE et du choix de votre chef d’établissement.  

Enregistrer vos modifications 

Faire votre export pour siècle dans Gestion Adm / SIECLE – GABRIEL  

Dans le module Gest Adm/ Edition / Listes, onglet « Document » 

Choisir l’année, les élèves, les basculer dans le tableau de droite par « Choisir l’élève » 

Dans le pavé « Publipostage » ne rien mettre dans « Documents » pour créer un document Etiquette.

Cliquer sur , WORD s’ouvre

Ouverture de WORD : Dans Publipostage, cliquer sur « Démarrer la fusion et le publipostage » et choisir le type de document « Etiquettes » 

Choisir le fournisseur ainsi que la référence d’étiquettes (référence indiquée sur la boîte ex AVERY-  L7163 pour 2 de fronts).

Affichage de la maquette d’étiquette, pour afficher la trame cliquer en haut sur « Mise en Page » puis « Afficher le quadrillage » 

Positionner son curseur dans la 1ere Etiquette et Insérer les champs par « Publipostage/Insérer un champs de fusion » (le Champs « Civilités 2 responsables » fera apparaître la Civilité+ Nom + Prénom  du responsable 1 et 2) 

Cadrer les champs dans la 1ere étiquette puis cliquer sur « Mettre à jour les étiquettes » (la notion de Enregistrement suivant apparait sur les étiquettes suivantes de la page, c’est normal) 

Enregistrer la maquette d’étiquettes dans vos répertoires par Fichier / Enregistrer sous, fermer Word. 

Sur AGATE,1- Sélectionner la maquette d’étiquette personnalisé, 2-avec des élèves sélectionnés et 3- cliquer sur » Imprimer », ouvrir le Word de droite titre  «Lettre type 1 », la fusion est faite, vous pouvez éditer vos étiquettes. 

Si ce message d’erreur apparaît « La codification n’a pas été trouvée dans les types de contrat » lors du chargement des nomenclatures. 

Il faut compléter les types de contrat dans Paramètres/tables académiques/type de contrat  

Le niveau BE1D doit être 1, 2, 3.

Vous pouvez saisir le type de contrat directement dans la colonne BE1D, sortir de la zone de saisie, l’enregistrement est automatique. 

Sur la fiche élève, il faut indiquer la date d’entrée dans l’établissement en cours d’année, l’établissement d’origine ainsi que le Mef de l’année antérieure N-1 dans la zone « Formation antérieure ».

Exemple : un élève qui arrive en 6e en janvier, mettre CM2 en Formation Antérieure. Si l’élève est redoublant, il était en 6e l’année dernière, il est scolarisé en cours d’année dans votre établissement, exemple n janvier, mettre 6E en Formation antérieure N-1

Ne JAMAIS CLOTURER la facturation AVANT le premier jour de l’exercice suivant.
1ère ETAPE : Enregistrer les derniers règlements reçus et déposés en banque avant le 31/08/2019, vérifier les comptes familles
et faire les régularisations éventuelles au dernier jour de l’exercice.
Les chèques déposés en banque à partir du 01/09/2019 devront être saisis sur 2019/2020.

2ème ETAPE :

a) Vérifier que les acomptes (si vous en avez saisi) ont été tous bien validés (Bouton « Les Acomptes »,
case « Que les acomptes non validés » cochée => le tableau du bas doit être vide).
b) Vérifier la cohérence du solde de la balance avec le compte 411 en comptabilité ; Ne laisser aucune écriture en
attente de validation (Traitement / Interroger les écritures à intégrer).

3ème ETAPE : Editer les documents obligatoires :

• Balance
• Ventilation des facturations
• Situation de comptes
• Relevés des comptes de certaines familles si nécessaire (Traitement / Documents de suivi).

4ème ETAPE : Faire sortir les utilisateurs d’AGATE Administratif et Facturation, puis faire une sauvegarde
(Gérer/Sauvegarder la facturation). Cette sauvegarde est à conserver 6 mois.

5ème ETAPE : A partir du 1er septembre 2019 (ou du 1er juillet, ou du 1er août suivant votre date de clôture), vous pouvez clôturer
la facturation (Gérer / Clôturer la facturation).

VERIFICATIONS & OPERATIONS après clôture :

•  Exercice en cours affiché = 2019
•  Imprimer la balance des comptes familles au 01/09/2019 (Traitement / Document de suivi), et la vérifier avec la balance
  du 31/08/2019
• Récupérer les acomptes saisis en 2019 (Traitement / Valider les acomptes).
• Saisir les échéanciers (Général / Les Périodes de facturation et de prélèvements) et vérifier les libellés
• Saisir ou vérifier les Tarifs (Général / Les tarifs)
• Vérifier la validité des spécificités de facturation existantes de l’année précédente (Général / les spécificités)
• Vérifier les modes de paiement et procéder à la saisie des IBAN si ce n’est pas déjà fait

6 ème ETAPE : Générer les numéros de mandats pour tous les nouveaux responsables en prélèvement
(Général / Paramètres / onglet SEPA / bouton « Mandat pour l’année »).

Pour mémoire : les familles en prélèvement :

Il n’est pas nécessaire de clôturer la facturation pour commencer à saisir les IBAN des nouvelles familles, ou modifier
ceux des familles déjà présentes. (Si vous n’avez plus de prélèvements sur l’année 2018/2019)

Dans la facturation, prendre l'option Traitement/ Les Virements

- Sélectionner les familles dans le tableau de gauche pour les faire passer dans le tableau de droite

- S'assurer que le responsable a un IBAN

- Vous devez choisir un type mouvement qui sera relié à votre journal de trésorerie. Ce type doit être coché débit et relié à un journal qui est associé à l'IBAN de la banque à partir de laquelle vous effectuez le virement.

- un libellé peut être indiqué pour que la famille repère sur son relevé de compte d'où vient le virement. Pour affecter ce libellé il faut sélectionner les responsables et cliquer sur "Affecter ce libellé"

- Vous pouvez alors cliquer sur "Créer les virements"

Il est possible de regénérer les écritures de facturation pour les intégrer de nouveau en comptabilité.

I. Regénérer les éléments facturés (facture principale ou complémentaire)

- Dans le module de facturation, aller dans Traitement - Documents de suivi
1. Indiquer la date ou l'intervalle de dates pour lequel vous souhaitez regénérer des écritures
2. Sélectionner les 2 types de facturation (facturation principale et facturation complémentaire)
3. Cocher "Regénérer l'intégration"
4. Cliquer sur "Ventilation" et suivre ce qui est indiqué à l'écran

II. Regénérer les mouvements (règlements, impayés, bourses, pertes, profits...)

- Dans le module de facturation, aller dans Traitement - Documents de suivi
1. Indiquer la date ou l'intervalle de dates pour lequel vous souhaitez regénérer des écritures
2. Sélectionner les journaux pour lesquels une regénération est nécessaire
3. Cocher "Regénérer l'intégration"
4. Cliquer sur "Réédition des journaux de la sélection" et suivre ce qui est indiqué à l'écran

Il arrive que des familles se présentent en début d'année avec des chèques qu'elles vous demandent d'enregistrer sur des mois bien précis

Vous pouvez saisir ces chèques directement dans AGATE et les appeler au fur et à mesure de vos remises en banque

Pour saisir les chèques:
- Faire un clic droit sur le responsable dans le tableau en bas à gauche de la fenêtre de facturation
- Prendre l'option "Enregistrer une liste de chèques"

Saisir les montants et les informations sur les lignes en face les mois où les chèques devront être déposés

Ensuite dans les règlements vous pourrez , au fil des mois, appeler une liste de chèques pour le mois souhaité
- Cliquer sur "Visualiser les chèques"
- Indiquer le mois souhaité
- Les chèques sont saisis dans votre remise

Si vous fermez l'écran les chèques restent en attente pour le moment où vous validerez

Dans l'écran ci-dessous, le 1er chèque a été appelé dans une remise non encore validée, c'est pourquoi vous avez 100€ dans la colonne "A valider"
Les autres chèques en attente se trouvent dans la colonne "Chèques"
Le solde projeté permet de tenir compte des éléments connus par AGATE mais non encore "encaissés"

J'ai saisi et validé un règlement mais je me suis trompé de date, de libellé ou de type de mouvement

J'ai la possibilité de modifier ma saisie sans avoir à la supprimer :

Pour cela je me rends dans "Traitement" / "Visualiser les mouvements (recherches)"

Je retrouve le tableau ci-dessous avec l'ensemble des règlements saisi

- Je sélectionne la ligne que je souhaite modifier afin qu'elle aparaisse en bleu,
- Je saisis une nouvelle date ou un nouveau libellé 
- Je clique sur le bouton associé pour mettre l'information à jour

Pour un changement de type de mouvement : 
- Je sélectionne la ligne à modifier afin qu'elle apparaisse en bleu, 
- Je saisis un nouveau type de mouvement puis cliquer sur le bouton associé
- Je renseigne le mot de passe du jour fourni par l'ASREC

Ma saisie est modifiée 

Attention, toute modification effectuée en facturation devra être également exécutée en comptabilité, le changement en comptabilité ne sera pas automatique

J'ai besoin de rééditer un bordereau de remise de chèques en facturation. Le bordereau de remise de chèques correspond à la liste des chèques que l'on dépose en banque. 

Je me rends dans "Traitement" / "Documents de suivi"

Dans le tableau en haut à gauche, je sélectionne le bon exercice, la date ou la période à laquelle j'ai effectué mes remises et le type de mouvement correspondant (la ligne apparaît en bleu) 

Il est possible d'effectuer une recherche plus précise avec le N° de remise

Je clique sur "Bordereau de remise de chèques"

Le logiciel me demande confirmation, je clique sur "oui" si la date correspond à ma recherche

Une prévisualisation du bordereau s'ouvre, je peux vérifier mon document avant de lancer l'impression

Le but est d'identifier les valeurs associées aux différentes remises accordées aux familles (remise personnel enseignement catholique, remise famille nombreuse, remise spéciale...) et constatées en facturation élèves.
Cette option a été créée en lien avec la nouvelle nomenclature comptable 2020 imposant le constat des remises en comptabilité dans un seul et unique compte : le 709611.

1. Créer les centres de coûts "remises" dans le module comptabilité 
Exemple :
* RPEC : Remise Personnel Enseignement Catholique
* RFN : Remise Famille Nombreuse
* RSPE : Remise Spéciale

=> se référer à la FAQ "Comment créer un centre de coût ? "

2. Affecter le centre de coût à la remise 
- En facturation, Général, Remises et Rubriques


- Le tableau  est le résultat de la liaison entre les rubriques (tableau ) et les remises accordées (tableau ).

 - Pour créer une liaison entre la rubrique 01 Contribution des familles et la remise 1 Personnel Enseignement Catholique, suivre les étapes suivantes 
permet d'ajouter une liaison
choix du compte comptable
 pour une remise indiquer le sens Débit
 indique le code rubrique : ici 01 pour Contribution des familles
 indique le code remise : ici 1 pour remise Personnel Enseignement Catholique
indique le centre de coût
enregistre la liaison pour un affichage dans la partie droite (tableau )

3. Pour modifier une liaison existante
Sélectionner la liaison dans le tableau , procéder aux modifications dans l'encart présenté ci-dessus et enregistrer la modification.

J'ai inscrit des élèves pour l'année prochaine et j'ai lancé le prélèvement des acomptes auprès des familles. Cependant, j'ai un prélèvement d'acompte qui a été rejeté et je dois le passer en impayé. 

1. Je m'assure d'avoir un type de mouvement en facturation "Acompte impayé" ou je le crée (Général/Type de mouvement/ "Ajouter un type" ). Ce type de mouvement doit être débiteur et la case "Type pour les acomptes" doit être cochée.

2. Je me rends dans l'option "Les acomptes" sur l'écran principal du module facturation :


- Je sélectionne le type de mouvement "Acompte impayé" en haut à gauche 
- Je sélectionne la famille concernée 
- Je saisis le montant de l'acompte impayé  
- J'indique la date d'émission : mettre la date de rejet constaté en banque
- Je valide ma saisie 

L'acompte impayé va passer au débit du compte famille 

Dans le module facturation, il existe un menu permettant de retrouver rapidement les échéanciers particuliers ainsi que les spécificités de facturation déjà appliquées aux familles. Dans le module facturation, aller dans Général/Les spécificités de facturation enregistrées 

Vous y retrouvez les boutons "Spécificités et part de facturation" ainsi que "Echéancier particulier" 

• Spécificités et part de facturation : permet d'afficher les familles ayant une rubrique affectée (tableau du haut) ainsi que celles ayant un partage de la facturation avec un pourcentage de parts (tableau du bas).
  

• Echéancier particulier : permet d'afficher les familles ayant un échéancier particulier affecté pour le règlement de leur facturation. Ainsi, vous pouvez visualiser la date de l'échéancier et la rubrique affectée à cet échéancier.
   
  
  

Retrouvez la démarche en vidéo : https://youtu.be/eGNBrcv3eqQ

J'ai reçu des acomptes des familles pour l'année prochaine et je souhaite les saisir. Pour cela il faut que je m'assure dans un premier temps : 

1. Gestion : que l'année comptable de l'exercice existe et qu'elle est liée à l'exercice administratif qui lui correspond. Ce même exercice comptable doit être lié à un exercice suivant (exemple, l'exercice comptable 21/22 doit être lié à l'exercice administratif 21/22 et l'exercice 20/21 doit être relié à l'exercice suivant 21/22).  Je vais vérifier cela dans le menu Comptabilité générale/Les exercices comptables.

2. Gestion Administrative : que les élèves concernés aient bien été créés ou orientés sur la nouvelle année (voir FAQ #1120 et #1057)

3. Facturation : que les types de mouvements "Acomptes chèque" / "Acomptes espèces" etc. (compte 419 BQ ou CAISSE) sont existants. 

Je peux ensuite enregistrer les acomptes déposés en banque avant le 01 septembre :

• Soit par la fiche du responsable, onglet "Données de facturation" : 
  
  
  Je clique sur le petit + et saisis mon mouvement. Je n'oublie pas de cliquer sur "Valider la saisie".
  
  
  Je peux retrouver toutes mes saisies individuelles dans l'icône acompte du module facturation.
  
  
• Soit par l'icône "Les Acomptes" présent sur la page générale du module facturation :
  
  En bas de la fenêtre de saisie des acomptes, je n'oublie pas de cliquer sur "Valider la remise" 

Pour rappel les valeurs ne seront pas déduites des soldes familles sur l'année en cours, mais stockées pour l'année suivante. Ces valeurs seront bien prises en compte sur l'année en cours pour le module comptabilité en "montant perçu d'avance" (compte 419). 

Ils seront à valider après clôture de facturation pour être déduit du solde de la nouvelle année (Traitement/Valider les acomptes)

Je gère les passages élèves pour le self et/ou la garderie et je souhaite les passer en facturation. Cela va me permettre d'envoyer les factures aux familles et de lancer les prélèvements.

1/ Je récupère dans Agate self et/ou garderie tous les passages scannés par les douchettes OU mes passages sont déjà dans les modules car je suis en saisie directe. 

2/ Je contrôle la validité de ces passages par l'option "Les passages". 
                                                              /

/

Je saisis la date du dernier passage self ou garderie, un établissement puis un groupe d'élève afin de pointer les passages. 

3/ Si tout est correct, je peux ensuite cliquer sur "Envoi vers la Facturation". 
/

/

Je saisis la date du dernier passage de cantine ou de garderie à facturer, l'établissement et une unité self/garderie si besoin, puis je lance la recherche des éléments à facturer. 
Je choisis une rubrique de facturation, puis un libellé à inscrire sur la facture et enfin un mois d'appel si nécessaire. 

Je clique sur "Basculer"

Je contrôle une dernière fois, avec le tableau du bas, les lignes qui vont être facturées aux responsables, vérifie la somme puis clique sur "Passer en facture complémentaire"(self) ou "envoyer en facturation" (garderie) 

4/ Je repasse dans le module Facturation et vais dans Traitement/Les factures complémentaires (si je suis en facturation annuelle).


Je retrouve mes lignes transférées. J'ajoute une remise si nécessaire, vérifie une dernière fois puis clique sur "Traiter les factures" afin de les intégrer dans la dernière facturation famille. 

Si je suis en facturation mensuelle, je passe par Général/Les tarifs particuliers afin de saisir les passages aux élèves concernés. 

Si j'ai des familles en mode prélèvement, le solde pourra être prélevé par Traitement/Le prélèvement. Si j'ai un message "Voulez-vous verrouiller la période à zéro ?", je réponds "NON" pour poursuivre le prélèvement. 

A chaque nouvelle année scolaire, nouvel exercice de facturation. 

Avant de clôturer la facturation et de passer sur le nouvel exercice, je dois suivre quelques étapes : 

• Enregistrement des derniers règlements et vérification des comptes famille (chèques, espèces)
• Vérification des soldes bourses (la colonne "bourse" de la balance doit être vide)
• Validation des acomptes et des règlements en attente
• Etablissement des factures ou avoirs de régularisation jusqu'au 31/08
• Edition des documents de contrôle
• Création de l'exercice suivant en Gestion et association à l'année administrative
• Lancement d'une sauvegarde

A partir du 1er septembre, après avoir contrôlé l'ensemble des points précédents et avoir saisi les paiements encaissés et constatés en banque au 31/08, je peux clôturer la facturation. 
Attention : Ne jamais clôturer la facturation AVANT le 1er jour de l'exercice suivant et l'accord du comptable 

Je vais dans Gérer/Clôturer la facturation :

• Sélectionner le bon exercice
• Le logiciel m'indique la date de génération des reprises de solde
• "Copier les périodes de facturation (si aucune période n'existe sur la nouvelle année)" : permet de copier les périodes de facturation paramétrées sur l'année scolaire précédente sur la nouvelle année, à cocher uniquement si je n'ai pas paramétré les périodes pour ma nouvelle année
• "Copier les tarifs établissements" : permet de copier les tarifs paramétrés sur l'année scolaire précédente sur la nouvelle année
• Possibilités de lancer les éditions des documents comptables 

Je clique sur "Clôturer"

Si j'ai omis des points de contrôles, des messages vont apparaître, par exemple : 

Dans ce cas, je stoppe le processus et repointe les éléments (validation ou suppression).

Je relance la clôture,


Message de confirmation 


Une sauvegarde automatique se lance 

Un message me confirme la clôture 

Je n'ai pas encore clôturé la facturation mais je souhaite enregistrer des paiements sur l'exercice suivant. 

Cela est possible à la condition que le nouvel exercice soit existant en comptabilité (voir FAQ #1129)

Je me rends dans Règlements

En haut, je change d'exercice et sélectionne l'année suivante, je saisis les paiements, j'indique une date de validation et je valide. Ils seront enregistrés sur l'exercice suivant. 

1/ Lors de la saisie de la fiche élève 

Lors de la saisie de la fiche élève, onglet "Responsables", j'ai la possibilité de saisir les coordonnées bancaires et de demander un RUM ou l'édition d'un mandat. La validation se fera lors de l'enregistrement de la fiche élève.

2/ Dans la fiche du responsable 

Que ce soit dans le module Gestion Administrative ou dans le module Facturation, je fais un clic droit sur le responsable dans l'arbre généalogique et je clique sur "Modifier le responsable". 

Si j'ai déjà mis le responsable en mode "Prélèvement" et saisi ses coordonnées bancaires, je me rends dans l'onglet SEPA puis je clique sur "Créer un mandat"

Le message suivant apparait :

• Si je clique sur "Non" : un mandat va s'ouvrir pour l'édition. Il sera pré-rempli avec les coordonnées bancaires si elles ont été renseignées, sinon le mandat sera vierge. Je peux alors imprimer et donner le document aux parents pour signature. 
  
  
  
• Si je clique sur "Oui" : le logiciel va considérer que le mandat a déjà été donné et est revenu signé, il demandera donc une date de retour de signature.
  
  

Pour indiquer que le mandat a été rendu signé, je sélectionne la ligne du mandat généré dans le tableau puis je clique sur "Retour du mandat".

J'indique la date à laquelle les parents m'ont rendu le mandat signé. 

J'ai un cas particulier avec une famille qui souhaite payer en prélèvement avec des montants spécifiques tous les mois (fixes ou changeants), je souhaites donc lui attribuer des montants spécifiques en prélèvement qui seront gardés en mémoire.

Je me rends dans la fiche du responsable, dans l'onglet "Données de facturation"

Dans le tableau tout à fait en bas, je clique sur "Créer des Quotas". 

Comme le message l'indique, je laisse les % qui se sont indiqués automatiquement car le montant sera pris en compte en priorité. 

Je renseigne manuellement le montant que je souhaite prélever à la famille. La somme s'affiche en bas de tableau. Le montant indiqué sera chargé automatiquement en prélèvement à traiter.

Si je fais des factures complémentaires, celles-ci ne seront pas prises en compte dans la valeur à prélever, mais seront ajoutée ou déduites sur la dernière échéance "non spécifique".

Dans le module Facturation, dans le menu Général puis Paramètres, onglet SEPA. 

• L'option "Mandat pour l'année" permet d'éditer tous les mandats pour les nouvelles familles en prélèvement.

J'édite ou je mets en PDF le ou les mandats crées, pour les remettre aux familles pour signatures ou à ranger dans les dossiers familles si j'ai donné des mandats vierges. 

• L'option "Gestion des mandats" permet d'avoir un visuel sur l'ensemble des mandats générés, de rééditer des mandats si besoin et d'indiquer les mandats revenus signés en masse.
  
  
  

Je viens de passer le prélèvement de ma facturation famille et un impayé se présente. Comment le saisir dans AGATE ? 

1/ Contrôle du type mouvement dans les paramètres

Dans les paramètres de facturation (Général/Paramètres), dans l'onglet "REGLEMENTS". Je contrôle qu'un type de mouvement est bien indiqué dans le champ "Type pour les impayés" :

2/ Déclarer un ou plusieurs impayés

Dans le tableau récapitulatif des mouvements du responsable lié à l'enfant (à droite) : je fais un clic droit sur la ligne du prélèvement et indique "Prélèvement refusé". Il est possible de mettre plusieurs prélèvements en opposition avant de passer à l'étape suivante. 

3/ Valider les impayés 

Pour la bonne prise en compte des impayés, je passe dans Traitement/Les règlements pour valider les lignes saisies. 

La famille, la valeur ainsi que la date du prélèvement impayé sont pré-chargé. Je sélectionne le type de mouvement "Prélèvement impayé" en haut de l'écran, puis je valide en indiquant la date de constat de l'impayé tranmise par la banque (pour faciliter le rapprochement bancaire). 

J'ai édité et donné les mandats aux familles, je reçois des mandats revenus signés. Il existe plusieurs méthodes pour indiquer que le mandat est valide pour le prélèvement. 

1/ Méthode individuelle : indiquer un mandat revenu signé pour une famille 

Je cherche l'élève puis à droite dans l'arbre généalogique je fais un clic droit sur le responsable concerné, puis je clique sur "Modifier le responsable"

Dans l'onglet SEPA, je sélectionne la ligne correspondante au mandat et je clique sur "Retour du mandat" puis je renseigne la date effective de retour.

2/ Méthode de masse : indiquer des mandats revenus signés pour un ensemble de familles

Dans le module Facturation, dans Général/ Paramètres/ onglet SEPA, je clique sur "Gestion des mandats". 

Je sélectionne les mandats à valider puis je clique sur le bouton "Mandats revenus signés" et j'indique la date effective de retour.

Il est possible de générer un prélèvement aux familles avant que la facturation ne soit faite. Ce prélèvement est indépendant des prélèvements OGEC, c'est à dire en dehors de l'échéancier indiqué dans les périodes de facturation et de prélèvement. 

Dans le menu Traitement/Les prélèvements libres, je saisi les prélèvements libres aux familles :

1/ Je sélectionne le mode de paiement "Prélèvement"

2/ Je sélectionne l'exercice en cours 

3/ J'indique le montant à prélever en haut à gauche 

4/ Je sélectionne les familles concernées

5/ Je clique sur "Attribuer ce montant"

6/ J'indique la date d'exécution et je clique sur "Traiter le prélèvement"

Les messages suivants apparaissent :

Je réponds NON sauf si j'ai besoin de le relancer

Je réponds OUI si j'ai besoin de le conserver

Enfin, je dépose le fichier sur le site de la banque.

J'ai besoin de déduire une somme à plusieurs familles, je dois faire un avoir.

Je me rends dans Traitement/Les factures complémentaires/onglet Saisie globale

1/ Je sélectionne les familles concernées

2/ Je les bascule dans le tableau du bas à l'aide des flèches 

3/ Je sélectionne une Rubrique.

4/ Je sélectionne OBLIGATOIREMENT une Remise. Le fait de sélectionner une remise va permettre de passer le montant en déduction (avec un " - " , ce qui correspond à un avoir)

5/ Je saisi un montant (en sortant de la zone du montant, un "-" va être attribué devant ce montant, ne pas l'effacer).

6/ Je clique sur "Attribuer les valeurs" 

7/ Je peux réitérer l'opération avec d'autres familles avant de cliquer sur "Valider la saisie"

Après validation, la saisie apparaît dans l'onglet des factures complémentaires.

Je n'oublie pas de cliquer sur "Traiter les factures" pour valider les factures complémentaires

Je passe enfin dans Traitement/Editer/Rééditer des factures pour imprimer ou envoyer les factures.

Prérequis : 

Pour que les factures s'envoient effectivement par mail, je dois m'assurer au préalable que certaines conditions soient remplies : 

• la coche "Pas d'envoi par mail" en haut de la fenêtre doit être décoché 
• l'adresse mail du responsable payeur doit être renseignée dans sa fiche
• la coche "Envoi factures par mail" doit être cochée dans la fiche du responsable  pour que la coche @ soit active 
• le paramétrage de la boîte mail dans AGATE doit être effectué (sur la ruche, on utilise en général SENDINBLUE) 

Notez que désormais l'envoi des factures par mail ne se fait plus automatiquement après le traitement de la facturation.
Je passe par le menu Traitement/Editer/Rééditer des factures :

1/ Je vérifie l'exercice et sélectionne une Période de facturation 

2/ Je clique sur la date de ma facturation pour faire apparaître la liste des responsables facturés

3/ Je sélectionne les familles (un Ctrl+A permet de faire une sélection globale) et les basculent à droite à l'aide des flèches

La situation du compte apparaît sur la facture si le paramétrage est fait, je peux choisir d’envoyer le relevé en plus.

4/ Je clique sur le bouton Factures pour procéder à l'envoi 

J'ai besoin de déduire une somme à une famille, je dois lui faire un avoir.

Je me rends dans Traitement/Les factures complémentaires/ onglet Les Factures complémentaires

1/ Je sélectionne l'élève et le responsable concerné 

2/ Je sélectionne une rubrique

3/ Je sélectionne OBLIGATOIREMENT une remise. Le fait de sélectionner une remise va permettre de passer le montant en déduction (avec un "-").

4/ Je saisi un montant (en sortant de la zone, le signe "-" va être attribué automatiquement, ne pas l'effacer)

5/ Je clique sur "Enregistrer"

L'avoir va s'ajouter dans le tableau des factures complémentaires

Je n'oublie pas de cliquer sur "Traiter les factures" pour valider les factures complémentaires

Je passe enfin dans Traitement/Editer/Rééditer des factures pour imprimer ou envoyer les factures par mail.

Pour saisir et enregistrer un mouvement, je me rends compte que je n'ai pas le type de mouvement correspondant. Je souhaite alors le créer. 

Je me rends dans le module Facturation, menu Général/Types de mouvements 

Je clique sur "Ajouter un type" puis je saisi les diverses informations :

• « Remise de chèque » : permet l’édition d’un bordereau pour la banque en plus du journal.
  
  
• « Intégration détail » : laisse la possibilité de visualiser le détail par famille en comptabilité. Cela permet de gérer et de suivre plus facilement le rapprochement bancaire/caisse. Conseillé pour les virements bancaires, les prélèvements impayés, chèques impayés, les remboursements par chèque et les encaissements espèces (correspondance avec le livre de caisse). Remboursement espèce avec reçu non conseillé pour la traçabilité.
  
  
• « Solde antérieur » : permet de retrouver votre solde de l’année précédente (valeurs non générées en comptabilité). Ne doit être indiqué que sur un seul type mouvement Famille « votre solde année antérieure » (il est possible d’avoir un solde antérieur coché en self et garderie, mais qu’un seul en facturation). 
  
  
• « Non intégrable » signifie que les mouvements ne seront pas intégrés en comptabilité.
  
  
• « Reçu obligatoire » : si vous cochez, vous obtiendrez un reçu en validation de règlements d’espèces.
  
  
• Lorsque ces types de mouvements sont cochés « Self, Cafétéria, Etude et Garderie, Casier », ils ne seront pas utilisés en Facturation familles.
  
  
• « Type pour les acomptes » sur les catégories que vous utilisez pour saisir les acomptes d’inscription, de réinscription, d’impayé acompte, etc. Passer en acompte les règlements déposés en banque sur l’année en cours, à décompter des soldes famille sur l’exercice suivant. Penser à créer autant de journaux acomptes que de numéros de comptes comptables différents (chèques placés sur différentes banques, espèces etc.).
  
  
• « Type bourses » permet d’associer les bourses perçues à l’échéancier « Bourses », les valeurs ne seront pas déduites du solde de la famille.
  
  
• « Type uniquement informatif » permet de saisir des éléments dans le compte responsable afin de le voir apparaître sur le relevé famille sans qu’il soit inclus dans le solde
  
  
• « Rendre invisible » : permet de masquer un type de mouvement non ou plus utilisé. Attention, il ne faut jamais supprimer un type de mouvement. Astuce : vous pouvez aussi renommer le type de mouvement avec un libellé commençant par XX…. Afin qu’il soit classé en bas de la liste.

Le prochain prélèvement tombe un jour non ouvré, j'ai besoin de repousser la date de dépôt du fichier ou je désire passer d'un échéancier au 5 du mois vers le 10 du mois.  

J'ai la possibilité de modifier la date de l'échéancier en facturation, dans le menu Général/Les périodes de facturation et de prélèvement :

1/ Je sélectionne la Facture Principale 

2/ Je sélectionne le mode de paiement à modifier 

3/ Je double clique dans la colonne "date du prélèvement" afin de modifier le jour de l'échéance 

- Ne pas remplir la colonne de la date d'exécution (sauf cas exceptionnel, car le relevé sera considéré comme déjà fait)
- Il est important de ne changer que la valeur du jour sans changer ni le mois, ni l'année

L'option d'échéancier particulier permet de facturer un élément selon son propre échéancier. Je note que la création d'échéanciers particuliers est utilisée uniquement dans le cas d'une répartition supérieure à 2 mois.

Ces échéances se rajouteront aux échéances de l'échéancier déjà en place.

Par exemple, je souhaite répartir la facturation d'un voyage scolaire en 3 échéances (30% en janvier, 30% en février et 40% en mars). 

Je me rends dans Général/ Les échéanciers particuliers

1/ Pour créer un échéancier

Je clique sur "Ajouter"

J'indique un code pour mon échéancier : un nombre libre compris entre 13 et 99 (1 à 12 étant de janvier à décembre)

J'indique un pourcentage de répartition sur les mois désirés : le total doit être égal à 100% (ici nous reprenons l'exemple cité). 

Je clique sur "Valider les modifications". L'échéancier particulier est créé, je peux désormais l'utiliser sur ma facturation. 

2/ Utiliser l'échéancier particulier

Tout comme je peux indiquer un mois d'appel sur une saisie, je peux indiquer le code échéancier qui permettra de répartir le montant suivant mes choix. 

Le code de l'échéancier particulier doit être indiqué dans la zone "mois d'appel" :

Je peux utiliser le code pour toute facture à exécuter avec une répartition d'échéance sur plusieurs mois :
- facture principale (tarifs établissement ou tarifs particuliers)
- facture complémentaire (soit à l'élève ou en saisie globale)

Avant d'envoyer un mail aux responsables, il peut être intéressant de contrôler les adresses de courriel. 

• Par la Facturation : Listes et divers/Contrôle des courriels

Je peux effectuer un tri grâce aux champs de recherches puis je clique sur la loupe pour générer la liste :  

Le nom des responsables/élèves/entreprises apparaît avec l'adresse mail correspondante. Plusieurs types de statut possible :

• Vide : l'adresse de courriel n'est pas renseignée dans la fiche
• Problème : l'adresse de courriel comporte un problème : un espace en trop derrière l'adresse mail, des majuscules, des caractères non acceptés etc.
• Résolu : après avoir double cliquer dans la zone de l'adresse mail pour rectifier l'erreur et après avoir cliqué sur "valider les modifications" l'adresse apparaît en résolu si elle ne comporte plus d'erreur
• Valide : l'adresse de courriel est valide

Je souhaite passer une famille en douteux pour indiquer son solde ou des mouvements en douteux.

Pré-requis : 

1- Créer un type de mouvement "OD DOUTEUX" pour catégoriser les mouvements en douteux. Mettre 411100 au crédit et 416100 au débit avec intégration détail. 

2- Associer le type de mouvement dans les Paramètres/onglet Règlements pour la rubrique OD DOUTEUX 

Passer la famille en douteux :

Il existe 2 moyens pour passer la famille en douteux : 

1- Sur l'écran d'accueil de la facturation, sélectionner un élève, sélectionner le responsable concerné puis faire un clic droit sur le solde global associé > "Mettre tous les mouvements du responsable en douteux" 

2- Dans Traitement/Visualiser les mouvements, sélectionner le type de mouvement Facture principale, effectuer la recherche. Sélectionner le mouvement de la facture principale de la famille à mettre en douteux puis cliquer sur "Modifier la sélection" et "Marquer comme douteux pour la sélection"

Certains éléments d’un compte famille peuvent être affectés au compte 416 « clients douteux ». En effet, des retards de paiement, des litiges avec une famille, des multiples relances ou encore des actions en cours en cabinet de recouvrement, sont des indicateurs pour passer des règlements en douteux.

Pré-requis : avant de pouvoir passer un règlement en douteux, il faut créer au préalable le type de mouvement Douteux puis indiquer que la famille est en douteux, voir artcile 1157 (rajouter le lien)

Il existe deux façons de passer un règlement en douteux :

1- Directement lors de la saisie du règlement : dans Traitement / Les règlements
Sélectionner la famille concernée, saisir le montant et les informations nécessaires puis cocher la case "Douteux" : le libellé va se remplir automatiquement avec le même libellé que le type de mouvement lié (ici par exemple, OD DOUTEUX) puis valider la saisie. 

2- Sur un règlement déjà saisi : 
Sur l'écran d'accueil de la facturation, sélectionner la famille et repérer le libellé du règlement à passer en douteux. Ici par exemple, le Règlement par chèque d'une valeur de 50.18€

Puis dans Traitement / Visualiser les mouvements, sélectionner le bon type de mouvement, une date puis lancer la recherche.  Sélectionner le mouvement concerné puis cliquer sur le bouton "Modifier", saisir une date de mise en douteux puis cliquer sur "Marquer comme douteux pour la sélection".  Le règlement passera en douteux.

Attention : pour les règlements déjà saisis ayant été passés en douteux par la suite, il faudra passer les écritures du 411100 au 416000 en comptabilité car le basculement n’est pas automatique.

Comment retrouver les éléments passés en douteux ? Voir article #1158

1- Affichage dans la visualisation des mouvements (Traitement/Visualiser les mouvements)

A partir du moment où un mouvement est marqué comme douteux, la valeur s'affichera en orange dans le tableau de visualisation des mouvements. 
Au dessus du tableau, je retrouve le montant total des sommes désignées douteuses. 

2- Affichage sur l'écran principal de la facturation

Le solde réel des familles tient compte de nombreux éléments (les mouvements, les bourses, les chèques en attentes, les règlements saisis non validés, etc.) et il est nécessaire de distinguer les douteux des éléments de l'exercice. Le montant douteux est donc distingué par sa couleur orange dans les mouvements du responsable. Le code couleur jaune ou rose (si quota) reste valable. 

Le solde douteux est également affiché dans le tableau du bas indiquant les soldes. 

3- Editer des récapitulatifs 

Il est possible d'éditer un récapitulatif des règlements marqués en douteux via la balance dans Traitement/Documents de suivi :

- Cocher la case "Douteux" parmis les choix pour éditer uniquement une balance des douteux avant de cliquer sur "Balance"

- Laisser le choix "Tous" et cocher "Avec douteux" pour faire apparaître la totalité de la balance + les douteux

Il est possible de changer de responsable payeur en cours d'année. 

Pour transférer les mouvements (factures, règlements..) sur le compte de l'autre responsable, il faut se rendre dans l'onglet de suivi du responsable dans le module Facturation. 

Attention : si les responsables sont séparés ET si les factures ont déjà été envoyées, faire des factures complémentaires d'ajustement et non pas un transfert.

Il faut ensuite suivre la démarche suivante :

1. Sélectionner les lignes
2. Cliquer sur "transférer ce mouvement"
3. Chercher le responsable sur lequel il faut transférer les mouvements
4. Valider le transfert

Je ferme cette fenêtre puis j'actualise le compte de la famille (fermer le module puis le rouvrir).

Je peux vérifier les différences trouvées entre la facturation famille et la comptabilité (exemple compte 411100). En « Facturation, Général / Les contrôles », icône «  Contrôle des enregistrements comptables par journaux ».

Exemple, je me positionne sur le journal de ventes, tableau du haut. Dans le tableau « Soldes globaux »(1), le montant de la colonne « Facturation » correspond aux éléments ventilés dans le module facturation. Le montant de la colonne « Solde Comptabilité » se rapporte au module Gestion. Le montant de la colonne « Ecart Compta/Fact » fait apparaitre la différence entre les colonnes « Facturation » et « Solde Comptabilité », elles doivent être à zéro.

Le tableau des « Soldes par mois » (2) tableau du bas, reprend les montants mois par mois du journal sélectionné dans les « Soldes globaux » du tableau du haut et permet de cibler les différences par mois. Les différences ne sont pas forcément des erreurs (comptes 416, 419…) Si une différence est indiquée, en Facturation familles, je peux contrôler la balance des familles, le détail ainsi que le total des journaux dans "Traitement / Documents de suivi" et en Gestion, interrogation du compte 411100.

(1) Je peux afficher tous les élèves et contrôler si ils ont eu une facture en « Facturation, Général / Les contrôles », icône «  Facturation par élève »

(2) A titre indicatif, l’icône « Facturation par élève » permet de vérifier que tous les élèves ont bien été facturés (avec indication de la légende par couleurs)  (3) Je peux trier en cliquant sur l’entête de la colonne de gauche pour obtenir un affichage par résultat trouvé (filtrer les « X – Erreurs, sans factures…)      (4) Les colonnes « date de sortie » et « présent » me permettent de vérifier si l’élève est présent ou non, de ce fait, si il doit avoir ou non une facture          (5) Si je clique sur un élève, je vois son détail facturé, tableaux du bas, facture principale et/ou complémentaire

1ère étape :  Je vérifie le paramétrage analytique dans la Facturation

Menu Général/Paramétrage analytique                                                                                                                                                                                                            Je dois associer chaque secteur analytique : soit 1 (sur la photo) un établissement pour les secteurs pédagogiques, soit 2 (sur la photo) une rubrique pour les secteurs analytiques autres que les secteurs pédagogiques tels que restauration, garderie… Je sélectionne le secteur analytique en haut puis l’établissement et je clique sur « Associer le secteur à la sélection d’établissement ».

2ème étape :  J’édite la ventilation

Menu Traitement/Doc de suivi : J’indique une date de butée si besoin et je clique sur Ventilation

L’édition de la  ventilation doit être cohérente par rapport à mon paramétrage analytique. Exemple : ici la restauration est fausse, le secteur restauration ne doit pas être inclus en secteur pédagogique Collège. Il faut modifier le paramétrage analytique de la rubrique utilisée dans la facturation.

3ème étape : Comment corriger ?

1- Je repère le n° de la rubrique dans mon exemple  : 0404 et je la sélectionne. 2- Je sélectionne également le secteur analytique correspondant. 3- Je clique sur "Associer le secteur à la sélection de rubrique".

Je peux maintenant relancer l’impression de la ventilation. A NOTER : Si les écritures sont déjà intégrées dans la Gestion, veuillez contacter le service d’assistance de l’ASREC.

Tout d’abord, je m’assure de mon paramétrage analytique en facturation (#1194)  

Module Facturation

1ère étape : édition de la ventilation en facturation

Menu Traitement/Doc de suivi : Je change la date de butée si besoin et je clique sur Ventilation.

Affichage de la ventilation de facturation familles par secteur analytique puis par compte. S’affiche entre parenthèse dans la colonne centrale : le code de la rubrique- le montant de la rubrique- l’effectif des élèves correspondant aux nombres de lignes trouvées.       

Résultat de ma demande d’impression de ventilation dans mon exemple : Pour le secteur 4- Lycée professionnel, j’ai 15 euros. Pour le secteur 12- Primaire, j’ai 130 370.81 euros.

Module Gestion

2ème étape : j’interroge la ventilation analytique dans la Gestion pour la même période choisie en Facturation.

1- En Interrogation, 2- je sélectionne le filtre Secteur concerné, 3- je sélectionne le journal des ventes

Le solde affiché est bien celui de la ventilation en facturation. Secteur 4- Lycée Professionnel, je retrouve 15 euros.

Secteur 12- Primaire , je retrouve 130.370.81 euros.

 A NOTER : Si la ventilation n’est pas correcte, je vais modifier mon paramétrage analytique en Facturation, comme indiqué dans la fiche d’aide « Comment contrôler ma ventilation analytique en facturation ? » (#1194)  

En Facturation / Traitement / Visualiser les mouvements (recherche)

1- Sélectionner le Type de mouvement   2- Renseigner date Du Au   3- Cliquer sur le bouton Afficher

1- Sélectionner les lignes à modifier  2- Cliquer sur le bouton "Modifier la sélection"  3- Cliquer sur le bouton "Changer le libellé pour la sélection"                    4- Indiquer le libellé 5- Cliquer sur le bouton "Changer le libellé pour la sélection"

1ère hypothèse pour une facture :

En Facturation

1- Rechercher le nom du responsable

2- Cliquer sur icone "Suivi du responsable"  

1- Sélectionner la facture

2- Changer le mois d’appel obligatoirement dans le tableau du bas, par ligne de rubrique  

2ème hypothèse pour une série de facture :

En Facturation : Liste et divers / Recherche sur facture

1- Choisir la période

2- Cliquer sur le bouton "Tout"

3- Sélectionner les lignes à modifier

4- Cliquer sur le bouton "Maison"

5- Choisir "Attribuer un autre mois d’appel" aux lignes sélectionnées

6- Indiquer le mois d’appel 

En Facturation 

Listes et divers → Analyser un écart entre la ventilation et le journal

Choisir le Libellé et cliquer sur le bouton "Charger" 

Il est possible de renseigner une date de début et une date de fin pour cibler la recherche. La somme de la colonne "Journal de Ventilation du détail des factures" doit être identique à la somme de la colonne "Valeur des Mouvements du journal".

Les lignes vertes correspondent aux anomalies, voir la FAQ "Comment vérifier que tous les élèves sont facturés" (#1193)

En Facturation / Général / Les tarifs

Indiquer l’Etablissement et la Période de facturation

Sélectionner les rubriques et cliquer sur le bouton "Copier les tarifs" sur l’exercice suivant.

Il faut au préalable avoir créer Les périodes de facturation et de prélèvement (en Facturation / Général) sur l’année suivante. Si changement de tarif sur l’année suivante, il faut venir modifier manuellement les montants en début d’année ou se positionner sur la nouvelle année et faire les changements.

En Facturation / Les acomptes

Décocher "Que les acomptes non validés" et cliquer sur le bouton "édition générale", possibilité de l’imprimer ou de l’exporter en PDF ou Excel.

En rouge, les acomptes validés. En noir, les acomptes en attentent de validation.

En Facturation, 2 possibilités :

1- Sur une facture

Indiquer le nom du responsable

Cliquer sur icône "Suivi du responsable"

Se positionner sur la facture. Cliquer dans la colonne "mois d’appel". Se positionner obligatoirement dans le tableau du bas sur la ligne de la rubrique. Cliquer sur la valeur et avec tabulation se déplacer sur la zone « Hors Echéance » et faire barre espacement pour mettre ou enlever.

Si facture hors échéance, le règlement doit être hors échéance pour ne pas impacter l’échéancier.

2 - Sur une série de facture

Traitement  / Visualiser les mouvements (recherches). Type de mouvement à choisir avec date Du Au à renseigner.

Sélectionner les factures concernées, clic droit "Cocher/Décocher Hors échéance".

En Facturation / Général / Saisie des bourses

Choisir le type de bourse. Dans le tableau du bas à droite, se positionner dans la colonne responsable et saisir le code responsable.

En Facturation / Traitement / Les factures complémentaires

Sélectionner l’élève avec le menu déroulant.  "Tabulation" permet d’afficher le responsable (message si il y a un partage 50/50 entre responsable et coresponsable). Sélectionner la rubrique avec le menu déroulant. Libellé à modifier si nécessaire pour être plus explicite.

Sélectionner un code Remise si c’est un avoir pour les élèves partants ou une déduction à faire.

Si besoin seulement, indiquer la Quantité, le PU de la rubrique sélectionnée et le mois d’appel. Cliquer sur "enregistrer" (la ligne apparaît dans le tableau du haut).

La régularisation est fausse, possibilité de supprimer la ligne, sinon cliquer sur l’icône "Traiter les Factures".

Cliquer sur "Traiter".

La facture apparait dans le suivi du responsable et dans Traitement / "Editer – Rééditer les Factures".

En Facturation / Traitement / Visualiser les mouvements (recherche)

Sélectionner "Type de mouvement : règlement par chèque". Cliquer sur le bouton "Afficher".

Cliquer sur la loupe de la colonne N° chq. Indiquer le numéro de chèque qui permet de trouver le nom de la famille ou le code du responsable.

2 POSSIBILITES :

1- En Facturation, sélectionner la famille et cliquer sur l’icône "Suivi du responsable".

Se positionner sur la facture, les rubriques apparaissent dans le cadre du bas.

2- En Facturation / Liste et divers / Recherche sur facture.

Cliquer sur le bouton "Tout".  Trier en cliquant sur la colonne "Elève", puis sur CTRL et entête des rubriques pour les numéros et par Elève.

Possibilité d’export vers Excel avec l’icône au bout de la barre de titre.

En Facturation / Général / Types de mouvement

Vérifier que les types de mouvement existent ou sinon les créer à l’identique ou comme ci-dessous.

Virement à perte = la famille n’a pas réglé toute sa dette.

OU Virement à profit = la famille a trop réglé et non réclamé

Saisir le virement à perte en Facturation / Règlements en utilisant l’un des types de mouvement à perte ou profit.

En fonction du montant, faire le point avec sa hiérarchie.

En Facturation / Traitement / Suivi des retards de paiement

1- Choisir le Mode de calcul (calcul en mode report si report coché dans Général / Les modes de paiement sinon Selon échéances calculées).

2- Choisir le Paiement à relancer (ne rien indiquer pour afficher tous les modes de paiement).

3- Indiquer le mois d’échéance passé.

4- Cliquer sur le bouton "Traiter à fin".

5- Possibilité d’export sous Excel avec l’icône au bout de la barre de titre, d’imprimer ou d’envoyer par mail le relevé aux familles avec message.

Cocher par mail ou bien faire un courrier de relance en publipostage. Choisir la maquette par un clic droit dans la case blanche puis imprimer. Les sommes non réglées apparaissent dans les colonnes des mois d’échéance échus.

Si une période n’est pas verrouillée, le mois et valeur d’échéance apparaissent dans l’échéancier, ce qui permet de relancer les Familles.

En revanche, si vous recevez le message suivant en facturation :

Cliquer sur Oui, si vous voulez verrouiller la période pour le mode de paiement. Cliquer sur Non, la période n’est pas verrouillée. Il est toujours possible de la verrouiller ultérieurement en Facturation / Général / Les Périodes de Facturation et de prélèvement.

Sélectionner la facture concernée. Sélectionner le mode de paiement.  Se positionner sur la cellule date d’exécution, indiquer la date et tabuler.

La date indiquée peut être enlevée pour avoir de nouveau accès à la période pour ce mode de paiement. Si vous avez des Factures à faire pour l’échéancier à venir, verrouiller la période d’échéance passée après vos relances.   

En Facturation / Traitement / Visualiser les mouvements (recherche)

1- Choisir le Type de mouvement.

2- Cliquer sur le bouton "Afficher".

Possibilité de trier en cliquant sur le titre des colonnes ou faire un clic droit dans l’entête de la colonne puis « filtrer ».

En Facturation, si besoin cocher « Aperçu » en haut de l’écran d’accueil.

1- Indiquer le nom du responsable.

2- Se positionner sur la facture à visualiser. Clic droit "Détail facture".

3- Cliquer sur "Factures".

4- Visualisation du contenu. Possibilité de l’enregistrer ou de l’éditer.

En Facturation

1- Indiquer le nom du responsable  

2- Cliquer sur icône "Suivi du responsable".

3- Se positionner sur le règlement. Cliquer dans la colonne mois d’appel, faire tabulation puis sur la zone « Hors Echéance » faire espace et cliquer en dessus pour sortir de la ligne de saisie.

4- Faire de même pour enlever le hors échéance.

Si règlement hors échéance, la facture doit être hors échéance pour ne pas impacter l’échéancier 

En Facturation, se positionner sur la famille concernée, faire un clic droit sur le responsable de l’arbre généalogique et cliquer sur « Interroger les années antérieures »

Choisir l’Exercice Se positionner sur la facture voulue Permet d’avoir le détail du contenu de la facture dans le tableau du bas  Possibilité de visualiser le relevé de l’exercice en cliquant sur le bouton « Relevé »

Pour éditer une facture, en Facturation, indiquer l’année dans Exercice en cours, clic droit sur facture voulue et cliquer sur « Détail facture » 

Cliquer sur le bouton « Factures » pour la visualiser ou l’éditer

Pour éditer toutes les factures d’une famille présente, en Facturation, clic droit sur la famille et cliquer sur « Rééditer toutes les factures » 

Pour éditer toutes les factures d’une famille plus présente, en Facturation, décocher année en cours uniquement, clic droit sur responsable du cadre en bas à gauche et cliquer sur « Rééditer toutes les factures »

Je sélectionne l'option

Je modifie mon exercice si besoin,
Je sélectionne le journal puis le mois,
Si je souhaite modifier le folio, je renseigne le numéro de mon choix.


Je renseigne les données obligatoires :
- Jour
- Compte (raccourci F2 vers le plan comptable)
- Libellé de l'écriture
- Secteur ou clé analytique si la gestion de l'analytique est activée dans les exercices comptables (Comptabilité Générale - Les exercices - Modifier l'exercice - Cocher "Analytique" et enregistrer les modifications)
- Valeur au débit ou au crédit.

Les mentions CC (centre de coût), Pièce et N° de facture sont des données facultatives.

Un journal d'OD devra toujours être équilibré tandis que la contre-partie d'un journal de trésorerie sera automatique dans le compte lié à ce journal (ex : journal de caisse en 531000).

Interrogation d'un exercice , d'un compte , d'un journal , par type de compte

Les conditions d'interrogation peuvent être individuelles ou cumulatives : 
Par exemple, je peux choisir d'interroger les mouvements du Crédit Mutuel du compte 411100 pour l'année 2018/2019.
=> Je sélectionne l'exercice 2018/2019, le compte 411100 pour le journal de banque.


Je peux vouloir uniquement mes comptes fournisseurs :
=> Je sélectionne le type fournisseur, et j'interroge le compte souhaité.


Je peux faire une recherche par secteur analytique, clé analytique ou centre de coût en globalité ou par compte.

Interrogation via les en-têtes de colonnes

Il est possible de faire une recherche dans les en-têtes de colonnes en cliquant sur la loupe et en indiquant la valeur souhaitée (date, compte, libellé, par journal, secteur/clé/centre de coût, valeur (Débit/Crédit), N° de pièce ou facture...).
Il est également possible de filtrer sur des valeurs précises (même process quelque soit l'en-tête choisie) : 

L'option est accessible via la touche F11 en interrogation de comptes.

Il est possible de transférer les écritures si :
* Le journal des A Nouveaux et les journaux protégés (immobilisations, régularisations) sont inacessibles.
* Les écritures rapprochées en banque ne sont pas transférables.
* Les écritures lettrées sont transférables si l'équilibre est respecté.

Le transfert se fait :

- d'un journal à l'autre : journal de trésorerie à journal de trésorerie ; journal d'OD à journal d'OD.

- d'un mois à l'autre : le jour et le mois sont modifiables.

- d'un compte à l'autre avec modification ou non de l'analytique. En cas de création de compte via l'option F11, il faut quitter l'interrogation de comptes et y revenir.

Valider le transfert.

Le principe sera de vérifier que l'exercice en cours est rattaché à la bonne année administrative.

Aller dans le module GESTION - Comptabilité Générale - Les exercices et cliquer sur pour modifier l'exercice souhaité.

Assurez vous que l'exercice comptable et l'année administrative sont en corrélation puis valider et retournez en facturation et gestion adminsitrative.

* Principe de l’outil
Mettre en pratique le principe d’indépendance des exercices, qui implique que des produits et des charges qui concernent l’exercice et qui n’ont pas encore été comptabilisés à la clôture de l’exercice comptable doivent l’être avant celle-ci, et qu’à l’inverse des charges et des produits déjà comptabilisés durant l’exercice, mais qui ne correspondent pas à celui-ci doivent être exclus de l’exercice comptable.
Ces écritures peuvent être extournées informatiquement sur l'exercice suivant.

* RAPPEL : Notions de régularisations
On y trouve :
- Les charges constatées d’avance : il s’agit des charges enregistrées au cours de l’exercice, mais qui correspondent à des achats de biens ou de services dont la fourniture ou la prestation doit intervenir ultérieurement. Peuvent être concernés les primes d’assurances, l’achat des fournitures scolaires ou administratives pour la rentrée suivante, le paiement du loyer, la taxe foncière…
- Les charges à payer : ce sont les consommations de l’exercice non encore comptabilisées à la clôture de l’exercice. Elles peuvent être également appelées « Factures non parvenues » et peuvent concerner les facturations intervenant à terme échu (factures d’énergies, facturations qui interviennent après la livraison…)
- Les produits constatés d’avance : il s’agit des produits comptabilisés au cours de l’exercice, avant que la prestation ou la fourniture ait été effectuée. Ils peuvent concerner, par exemple, des subventions ou des forfaits perçus pour la rentrée suivante.
- Les produits à recevoir : ce sont des prestations ou fournitures réalisées durant l’exercice, mais dont la comptabilisation n’a pu être effectuée. Ils peuvent concerner, par exemple, la participation ASP pour les contrats ayant débuté durant la deuxième quinzaine d’août, le 3ème trimestre du forfait Département, ou le solde du forfait communal.

* L’enregistrement des pièces comptables doit impérativement se faire en compte de gestion (avec pour contre-partie la banque en cas de comptabilité de trésorerie, ou le compte tiers en cas de comptabilité d’engagement).

* Application dans AGATE
Des paramétrages sont nécessaires lors de la 1ère utilisation dans AGATE. 
Le process d'utilisation est détaillé dans les fiches d'aide d'AGATE (comptabilité générale - gérer - fiches d'aide - CG_LES_EXTOURNES_AUTOMATIQUES). Cette fiche est également consultable à partir des newsletter de septembre et octobre 2020.

L'action s'effectue dans l'interrogation de comptes.
ou

Etape 1 : J'indique le compte et je sélectionne les écritures pour lesquelles je veux faire une réaffectation ; 

Etape 2 : Je clique sur le bouton REAFFECTER ; 

Etape 3 : Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquer sur la gomme souhaitée pour effacer le secteur, la clé et/ou le centre de coût ; 

Etape 4 : Puis sélectionner le secteur ou la clé analytique et/ou le centre de coût (la création du centre de coût se fera dans les paramètres-onglet centre de coût). Ce sont les mêmes éléments qui s’affecteront sur l’ensemble des écritures sélectionnées ; 

Etape 5 : Je clique sur l’ordinateur souhaité pour réaffecter un secteur ou une clé et/ou un centre de coût. Puis fermer la fenêtre.    

Les centres de coûts sont utilisés pour le suivi des budgets accordés. On les retrouvera principalement dans les comptes de fournitures pédagogiques ou les voyages et sorties scolaires mais il est possible de les utiliser pour tout type d'action.

Dans - onglet centres de coût - ajouter un centre de coût

Dans la zone CODE : sur 4 caractères maximum, il peut être alpha, numérique ou alpha-numérique
Indiquer le libellé de votre choix.

Dans - onglet centres de coût 

Il est possible de rendre invisibles les centres de coûts qui ne sont plus utilisés (clic droit, "rendre invisible les centres de coût") si vous ne voulez pas les supprimer pour permettre de rechercher des éléments sur les exercices passés.


Pour afficher les centres cachés, cliquer sur "tout voir"


Pour réactiver un centre invisible, faire un clic droit et "rendre visible les centres de coût".

Pour supprimer un centre de coût, sélectionner le centre et cliquer sur .
S'il est utilisé, un message vous indique qu'il n'est pas possible de le supprimer . Une fenêtre s'ouvre en indiquant les liens existant avec les écritures comptables.
Il est alors possible de supprimer les liens, puis le centre de coût.

Il est également possible de choisir d'office l'option .
Si le centre a été utilisé sur des écritures, l'action les supprime automatiquement ainsi que le centre. Cliquer sur Oui ou Non.

Dans - onglet centres de coût 

Pour supprimer un centre de coût, sélectionner le centre et cliquer sur .
S'il est utilisé, un message vous indique qu'il n'est pas possible de le supprimer . Une fenêtre s'ouvre en indiquant les liens existant avec les écritures comptables.
Il est alors possible de supprimer les liens, puis le centre de coût.

Il est également possible de choisir d'office l'option .
Si le centre a été utilisé sur des écritures, l'action les supprime automatiquement ainsi que le centre. Cliquer sur Oui ou Non.

Le solde comptable se générant avec la clôture (génération de l'A Nouveau), si vous changez d'exercice avant d'avoir clôturé, vous n'aurez pas de reprise de solde au moment de faire votre rapprochement bancaire.
Nous avons donc inséré un contrôle pour vous permettre de ne pas prendre de retard sur la nouvelle année en attendant de clôturer l'année en cours.

1) Cas d'un nouvel utilisateur sur AGATE
Il n'y a pas de données sur N-1, donc l'exercice ne sera pas clôturé.
Il convient d'indiquer une date de démarrage sur AGATE Gestion :
- Le Dossier, en bas de l'onglet Exploitation : indiquer les informations suivantes et ENREGISTRER.

L'exercice en cours est 2022.
L'exercice de démarrage sur AGATE Gestion est identique soit 2022.

2) Cas d'un établissement qui utilise AGATE depuis plusieurs années :
Il y a des données sur l'année passée mais l'exercice n'est pas clôturé.
Il convient d'indiquer un exercice de saisie.
- Le Dossier, en haut de la fenêtre : indiquer les informations suivantes et ENREGISTRER.

L'exercice en cours est 2021, il n'est pas clôturé.
L'exercice de saisie est N+1, soit 2022.
En saisie, la fenêtre suivante s'ouvrira : 

La saisie sera réalisée sur 2022/2023.
L'utilisateur pourra choisir l'exercice sur lequel il veut saisir (i.e. : il pourra revenir sur 2021/2022 pour établir le bilan).

Le changement d'exercice de saisie est à faire à chaque changement d'exercice comptable.
La clôture supprime l'information indiquée en exercice de saisie.

Lors de l'édition des états financiers (bilan et/ou compte de résultat), le processus peut être interrompu.
Deux situations peuvent se présenter à vous :

1. Message indiquant que le traitement va être interrompu : Message bloquant
Il se présente en cas de liaisons manquantes entre le compte et les catégories des états de synthèse ; ainsi les valeurs ne peuvent être affichées dans les états tant que vous n'aurez pas procédé aux corrections.


En cliquant sur vous serez redirigés vers les paramètres - onglet états de synthèse pour créer les liaisons manquantes.
Dans le tableau "liaisons compte / catégorie", cliquer sur et ajouter les informations ( - et ) selon le modèle suivant. Enregistrer pour sortir et réitérer pour toutes les racines de comptes manquantes.


Si une racine peut être affichée à l'actif ou au passif (exemple des comptes débiteurs créditeurs divers), renseigner les informations suivantes :

2. Message indiquant qu'il faut modifier le sens de la liaison : Message informatif


En cliquant sur vous serez redirigés vers les paramètres - onglet états de synthèse pour modifier le sens des liaisons si cela est nécessaire. 
Par exemple, le 164120 est paramétré créditeur mais apparaît avec un solde débiteur.
Dans le tableau "liaisons compte / catégorie", cliquer sur et corriger le sens de la liaison s'il est erroné. Enregistrer pour sortir et réitérer pour toutes les racines de comptes apparaissant en erreur.

Relancer les éditions après avoir procédé aux corrections.

Je me rends dans le module Gestion/menu Comptabilité Générale/Les exercices comptables. 

Il faut savoir que l'exercice de facturation est toujours relié à l'exercice comptable qui est lui-même relié à l'année administrative.

Je clique sur le petit "+ " Ajouter

Je renseigne l'exercice comptable . Exemple ici avec l'exercice 2023 :

• Exercice comptable : 2023
• Date de début : 01/09/23
• Date de fin : 31/08/2024
• Libellé : 2023/2024
• Libellé court : 2023/2024
• Exercice suivant : 2024
• Année administrative : 2023/2024 (l'année administrative doit être créée en Gestion Administrative #1114)

Je valide, l'exercice comptable est créé 

Lors de l'intégration des quotes part de subventions ou des dotations aux amortissements, j'ai un message "Aucun compte GP n'est paramétré, merci de le créer". Cependant je ne gère pas la GP, comment faire ? 

1/ Vérifier qu'il n'y a pas de secteur analytique coché "secteur GP". Si c'est le cas, la décocher, voire même supprimer le secteur si il est inutile après avoir retiré les éventuelles écritures et immos affectées en GP.

2/ Vérifier dans Immobilisations/Les comptes d'immobilisation, qu'aucun compte n'est coché GP 

Lors de l'intégration des quotes part de subventions ou des dotations aux amortissements, j'ai un message "Aucun compte GP n'est paramétré, merci de le créer". Comment procéder ?

1/ Créer le compte 778889

2/ Créer le compte 789509

En fonction des contrats que vous avez avec votre banque vous récupérez des fichiers d'extraits de comptes, pour certains  au format CFONB (format bancaire), pour d'autres au format EXCEL, texte ou CSV. On va donc devoir paramétrer AGATE pour qu'il sache comment lire vos fichiers.

ETAPE 1: Paramétrer les journaux
Vous devez indiquer l'IBAN dans tous les journaux de trésorerie pour lesquels vous souhaitez intégrer des extraits de compte; généralement l'IBAN se trouve dans le relevé de comptes, ceci permettra donc à AGATE de retourver le journal qui correspond au relevé que l'on intègre.
Comptabilité générale/ Le Plan comptable ou le bouton Paramètres sur l'écran d'accueil de la Comptabilité

ETAPE 2: je suis au format CFONB (je peux intégrer sans paramétrage supplémentaire)
Comptabilité générale / Les extraits de compte
- je coche CFONB (différentes formes existent mais AGATE saura les différencier)
- je clique sur "Intégrer un extrait de compte"
- Répondre "OUI" à la question si vous souhaitez choisir le fichier
- Le relevé de comptes s'intègre
- se positionner sur le bon exercice dans la liste déroulante pour voir l'extrait

ETAPE 3: je ne suis pas au format CFONB (je dois paramétrer le format)
Suivre la FAQ #1236 pour créer/mettre à jour un format
- Je décoche CFONB
- Je choisis le format
- je clique sur "Intégrer un extrait de compte"
- Répondre "OUI" à la question si vous souhaitez choisir le fichier
- Le relevé de comptes s'intègre
- se positionner sur le bon exercice dans la liste déroulante pour voir l'extrait

Pour supprimer un relevé de compte chargé par erreur utilisez la poubelle (en bas de la liste des relevés), attention si des lignes du relevé ont permis la saisie ou le rapprochement, l'extrait ne pourra pas être supprimé

Pour saisir à partir d'un relevé de compte suivre la FAQ #1167

Pour créer des règles suivre la FAQ #1237

VOUS AVEZ INTEGRE UN RELEVE DE COMPTE
Vous souhaitez effectuer de la saisie à partir des lignes du relevé:
- Chaque écritures doit être associée à un n° de compte
- Si un compte n'existe pas il sera surligné en orange
- Il est possible d'affecter un n° de compte sur plusieurs lignes via le clic droit
- Chaque compte de gestion doit avoir une référence analytique si l'exercice est paramétré ainsi
- Vous pouvez décomposer une ligne du relevé (exemple: une ligne est en rapport avec un emprunt et vous souhaitez distinguer les intérêts du remboursement de capital). Le clic droit affiche un menu avec cette option "Décomposer une ligne"
- La saisie s'effectuera sur les lignes sélectionnées
- Vous pourrez demander le rapprochement bancaire simultanément

Pour rappel : Les dates surlignées en vert dans la liste des relevés indiquent que toutes les lignes sont saisies

Il s'agit d'agréger des comptabilités dans un dossier de consolidation

ETAPE 1:
Dans le dossier de consolidation vous devez:
- être sur le même exercice que les comptabilités que vous absorbez
- Préciser un répertoire pour les documents comptables si vous utilisez un fichier de correspondance

ETAPE 2:
Si vous souhaitez changer les journaux , les comptes, l'analytique du dossier source quand il arrive dans le dossier récepteur, vous devez mettre à jour un fichier EXCEL , ce dernier s'appelera AGCOR.XLS (XLSX) et devra être stocké dans le répertoire des documents comptable (évoqué ETAPE 1)
Ce fichier est constitué d'une ligne pour les entêtes de colonne et, pour chaque correspondance:
- du type:
    .JX: journal
    .PC: N° de compte
    .SA: secteur
   .CL: clé
- de l'information de départ
- de l'information à l'arrivée
- du N° de dossier

Exemple de fichier; quand j'intégrerai les écritures du dossier 1 le journal BQ deviendra B01 et le compte 512100 deviendra 512110 dans le dossier de consolidation

ETAPE 3: LA CONSOLIDATION
Comptabilité générale / Ajouter un dossier: Consolidation

- Vous devrez avoir le mot de passe du jour pour effectuer cette manipulation
- Si vous avez prévu d'utiliser un fichier de correspondance, vérifiez qu'il se trouve bien dans le répertoire indiqué dans le dossier , onglet Divers et faites OK sur le message qui indique comment constituer AGCOR
- Saisissez le N° de dossier que vous souhaitez intégrer

A SAVOIR:
- Les écritures de ce dossier qui existeraient déjà dans le dossier de consolidation seront supprimées
- c'est le détail des écritures qui est intégré.
- Après agrégation, vous pouvez sélectionner les écritures d'un dossier dans l'interrogation de comptes

Dans le module Gestion, dans la fiche immobilisation.

Mettre obligatoirement un nombre de pièces et un numéro de facture dans les champs prévus à cet effet (1) puis cliquer sur "Attribuer un code barre" (2).

Pour imprimer les codes-barres, cliquer sur le petit icône gris (3) puis cliquer sur "Imprimer" (4).

Lors de la procédure de clôture comptable, l’A NOUVEAU sera détaillé selon indication du message suivant :

1- Le compte a été lettré au moins une fois sur N (exercice en cours)

2- Dans le dossier « Garder le détail des écritures non lettrées » doit être coché

3- POUR LES COMPTES GENERAUX, dans la fiche du compte « A nouveaux détaillé si non soldé » doit être coché

ET dans paramètres / type de compte pour « Généraux » faire modifier puis cocher « AN détaillé des non lettrés »

4- Pour les comptes auxiliaires, le type de compte est coché « AN détaillé des non lettrés » (passer par modifier pour correction)

J’ai besoin de recopier des écritures de mon journal de type OD sur le mois suivant.  

1- Je clique sur "Avancement".

2- Je sélectionne dans le tableau la case correspondante au journal et à la période à recopier.

3- Je choisis "Transferts" dans les boutons du bas.

4- Une fenêtre s’ouvre, le journal et la période sont renseignés. Je choisis le folio à recopier.

5- Je choisis le journal et le mois dans lequel je veux faire la copie.

6- J’écris OUI à la question « je souhaite une copie des écritures ».

7- J’ai la possibilité de cocher la case « Je souhaite effacer les montants » pour obtenir une copie des écritures sans les montants.

8- Je valide.

VOUS AVEZ TELECHARGE UN RELEVE DE COMPTE A PARTIR DE VOTRE BANQUE
Vous allez créer un format qui sera réutilisé à chaque intégration, donnez lui un nom significatif
Le format peut être en EXCEL ou en TEXTE; suivre la procédure qui convient
Un format peut être exporté et réimporté dans un autre dossier   
Pour les gestionnaires UDOGEC cette copie peut être effectuée dans la gestion en masse des dossiers comptables (menu UROGEC)

POUR AJOUTER UN FORMAT
- Décocher CFONB
- Cliquer sur "Les formats"

MON FICHIER EST UN FICHIER TEXTE

Vous pouvez visualiser le fichier avec le bloc note pour vous aider ou l'afficher directement dans la partie droite à partir du "Fichier test"
Ensuite il faut compléter les différents colonnes pour qu'à l'intégration AGATE reconnaisse les éléments

MON FICHIER EST UN EXCEL

Ce sera donc un type 1 sans séparateur. N'oubliez pas d'enregistrer.

Une règle va permettre de reconnaître une ligne du relevé de compte pour:
- lui attribuer automatiquementun n° de compte
- lui attribuer automatiquement une référence analytique
- supprimer une partie du libellé
Les règles peuvent être copiées d'un dossier à un autre
Pour les gestionnaires UDOGEC cette copie peut être effectuée dans la gestion en masse des dossiers comptables (menu UROGEC)

Dans la fenêtre des extraits de compte cliquez sur

Vous retrouverez aussi la création via un clic droit sur une ligne de relevé

En Gestion / Comptabilité générale / Les exercices comptables, double clic sur exercice de saisi ou clic sur exercice et modifier 

Cocher case Gestion Analytique pour SA = Secteur Analytique et Clé  Cocher case Gestion Centre de Coût pour colonne CC  Enregistrer puis passer en saisie comptable

Il faut que l’exercice précédent ne soit pas clôturé et ne figure que ces écritures à basculer 

En Gestion / Avancement

Choisir l’exercice où les écritures ont été saisies et double clic sur la case du mois et journal sélectionnés pour le « Transferts » 

Il faut renseigner : quel folio transférer (1), vers le journal (2), cliquer sur la flèche de gauche (3) de la ligne vers le mois et choisir le mois (4) 

(5) Je souhaite un transfert des écritures : OUI 

(6) Je souhaite une copie des écritures : NON 

(7) ne pas cocher “Je souhaite effacer les montants” 

(8) Valider 

1 - Il faut commencer par définir le mode d'intégration. Est ce sur une clé des salaires ou sur une répartition détaillée des salariés sur des secteurs analytiques?

Dans le dossier, onglet Divers, j'indique:
- le mode de répartition
- la clé des salaires
- le journal qui recevra les OD

2 - En mode Clé des salaires--> passer au point 3
Pour le paramétrage des répartitions analytiques détaillées, elles doivent être indiquées dans la fiche du salarié , onglet Divers

3 - Quand la clôture du mois est faite
Passez dans l'outil de comptabilité/Gestion et cliquez sur le bouton "Intégrer"

AGATE vous informe des choix qui ont été fait

- Double cliquez sur le mois que vous souhaitez intégrer
- Validez l'intégration
- Le détail des comptes s'affiche
- Pour intégrer dans AGATE cliquez sur la coche verte

Certaines heures supplémentaires sont exonérées
En fonction du paramétrage la déclaration et la gestion des heures sur le bulletin sera différente

Il est primordial d'avoir effectué la mise à jour des bases de calcul

Une rubrique pour laquelle je coche "Heures Supp." dans la rubrique déclenchera une déduction patronale

Une rubrique ajoutée dans les liens particuliers derrière HS1 génèrera une exonération salariale 

Prenons un exemple, je crée 3 rubriques et je les ajoute en éléments variables sur mon salarié  
- Rubrique 0130 cochée , pas présente dans HS1
- Rubrique 0132 pas cochée , présente dans HS1
- Rubrique 0133 cochée et présente dans HS1                     

Les rubriques 0130 et 0133 déclenchent une déduction patronale (à 0,50€ dans mon exemple car dossier avec + de 20 salariés)
Les rubriques 0132 et 0133 déclenchent une exonération salariale 

Dans la DSN , la structure de déclaration des rémunérations prévoit en type:
- 017 : le montant et les heures supplémentaires aléatoires (totalité des heures supp.)
- 026 : Le montant des heures exonérées
S21.G00.51.001,'01112022'
S21.G00.51.002,'30112022'
S21.G00.51.010,'C002711049001'
S21.G00.51.011,'017'
S21.G00.51.012,'17.00'
S21.G00.51.013,'318.01'
S21.G00.51.001,'01112022'
S21.G00.51.002,'30112022'
S21.G00.51.010,'C002711049001'
S21.G00.51.011,'026'
S21.G00.51.013,'127.20'

Vous souhaitez verser une prime qui est imposable et qui doit être prise dans la base CSG mais qui est exonérée de charges sociales

Il est primordial d'avoir effectué la mise à jour des bases de calcul

1- Créer une rubrique ou copier une rubrique existante vers le code souhaité
. Cocher Imposable
. Mettre  D dans le classement
. Préciser le type pour les OD

2- Dans les liens particuliers associer cette rubrique au code NET comme indiqué ci-dessous. Dans mon l'exemple la rubrique porte le code 6607

3- Si vous êtes redevable du forfait social à 20% pour ces primes, ajouter la rubrique du forfait social dans les catégories concernées en indiquanrt la base "NETI" comme base de cotisation

Il existe 2 méthodes :

• 1. Salarié par salarié

Dans AGATE PAIE, sélectionnez le salarié concerné par le commentaire et cliquez sur "Les éléments".

La zone de commentaire est en bas à gauche des éléments variables :

Vous pouvez noter un commentaire dans l’espace réservé et n’oubliez pas de cliquer sur "Enregistrer le message"

• 2. Commentaire au km

Dans AGATE PAIE, il faut cliquer « Divers » / « Les Eléments au km » :

Sélectionnez "Commentaire"  

1/ Sélectionnez les salariés concernés par le commentaire
2/ Saisissez le commentaire souhaité
3 / Validez le commentaire


Répondez « oui » à cette question

4/ Quittez la fenêtre. Une fois que vous aurez lancez un calcul de ces salariés, le commentaire sera visible sur les bulletins.

• Exemple sur un bulletin
  
  

Du fait de récentes mises à jour, il se peut que le support de formation ne soit pas à jour des derniers visuels ou nouveautés. 

Dans AGATE PAIE, cliquez sur ?

Cliquez sur « Fiches d’Aide »

Vous obtenez cette fenêtre :

1/ Sélectionnez le Support de formation
2/ Cliquez sur "Visualiser"

Exemple pour un salarié ayant eu une fin de contrat au 06/11/2022

1. Archivage classique
Il faut tout d’abord être sur le mois m+1 de la sortie du salarié : ici il faut donc être en 12/2022.
Sélectionnez votre salarié, ouvrez sa fiche salarié et cliquez sur "Archiver"  :

2. Les messages d’erreurs  

a. Pas de date de fin
Si vous souhaitez archiver un salarié sans date de fin, vous aurez ce message :


Il convient donc d’indiquer dans la fiche salarié / contrat ½ la date de fin :

Vous pouvez ensuite archiver normalement votre salarié.

b. Salaire extérieur
Si vous souhaitez archiver un salarié avec un salaire extérieur, vous aurez ce message :


Il convient alors de :



1/ Aller dans l’onglet « Salaires extérieurs »
2/ Sélectionner le mois en cours : ici 12/2022
3/ Cliquer sur « modifier » et mettre le montant à 0.

Vous pouvez ensuite archiver normalement votre salarié.

c. Paie sur le mois en cours
Si vous essayez d’archiver un salarié qui a un bulletin de paie calculé sur le mois, vous aurez ce message :


Si le fait d’avoir un bulletin sur le mois est une erreur, il faut dans "Les éléments"  sélectionner les lignes de salaire et cliquer sur "Supprimer" , puis relancer un calcul via "Calcul individuel" .

Vous pouvez ensuite archiver normalement votre salarié.

3. Où retrouver mon salarié sorti ?
Pour retrouver le salarié que vous avez archivé, décocher « Que les Présents » :


Si besoin vous pouvez réaliser un bulletin complémentaire en sélectionnant votre salarié et en cliquant sur : 

1. Pour changer la date de paiement pour tous les salariés

Dans AGATE PAIE, il faut cliquer sur ++ :


Puis sur "Message" :

Cela ouvrira cette fenêtre :


Indiquez la date souhaitée dans « Date Edition Paie » et validez en cliquant sur .

Sortez d’AGATE PAIE et re-rentrez dans le module, puis relancez un calcul général en cliquant sur la calculette pour que la nouvelle date apparaisse sur les bulletins.  

2. Pour changer la date de paiement pour 1 seul salarié

Sélectionnez le salarié souhaité et cliquer sur "La date de paiement" .
Cela ouvrira cette fenêtre :

Indiquez la date de paiement souhaité pour ce salarié, cochez « A ne pas changer » et cliquez sur "Valider". Cliquez ensuite sur "Calcul individuel" pour que le changement de date soit effectif sur le bulletin.

Pour pouvoir saisir les mêmes dates de congés payés sur plusieurs salariés, vous pouvez :

1 / Cliquer sur ++
2/ Cliquer sur « Congés/Km »

Sélectionnez ensuite sur la nouvelle fenêtre l’onglet « Congés au KM » :

Vous obtenez cette fenêtre :

Exemple de saisie pour des CP du 26 au 31/12/2022 :

1/ Sélectionnez les salariés concernés
2/ Cliquez sur la flèche droite
3/ Indiquez les dates de CP
4 / Cliquez sur « Valider » . Cette fenêtre vous indique que les congés sont intégrés aux éléments variables des salariés sélectionnés :

5/ Si vous souhaitez ajouter une nouvelle période de CP pour un nouveau groupe de salariés, sélectionnez les salariés à qui vous venez d’ajouter des CP et sortez-les de la zone d’ajout avec la flèche gauche , et recommencez la manipulation.

Dans les « Eléments » , les CP apparaissent dans l’onglet « Absences » :

Après avoir calculé les bulletins, les CP apparaissent dans le brut comme habituellement :

Ces commentaires sont à but informatif dans le dossier Agate, ils n’apparaissent pas sur les documents que vous pourriez éditer (bulletins salaires, fiches de classification, documents de post-paies etc.)

• 1. Commentaire général du dossier

Vous pouvez noter un commentaire général pour votre dossier. Pour cela, vous pouvez :

1/ Cliquer sur « ++ »
2/ Cliquer sur « Commentaires » . Une fenêtre comme celle-ci s’ouvre :

Il est possible qu’il y ait déjà des commentaires automatiques d’indiqués du type , il vous suffit d’indiquer votre commentaire au-dessus de ceux déjà prérédigés, puis cliquez sur « Valider » pour fermer la fenêtre. Cette fenêtre apparaîtra à chaque ouverture de votre dossier de paie Agate.

Vous pouvez également rendre fixe cette fenêtre (et pas flottante à l'ouverture). Pour cela :

1/ Dans "Paramètre" ;

2/ Dans l'onglet "Divers" ;

3/ Cochez l'option souhaitée ;

4/ Vous pouvez valider votre choix. Les commentaires de votre dossier apparaissent désormais à droite de votre écran :

Pour modifier vos commentaires, il faut faire un clique-droit sur la zone concernée et cliquer sur "Modifier le commentaire".

Pour enregister les commentaires, cliquez ailleurs sur votre page.

• 2. Commentaire individuel

Vous pouvez noter un commentaire à but informatif concernant vos salariés. Pour cela, faites un clique-droit sur votre salarié, et sélectionnez « Commentaires » :

Cette fenêtre s'ouvre :

Vous pouvez alors noter votre commentaire et cliquer sur « valider ». Cette fenêtre s’ouvrira à chaque fois que vous irez dans « Les éléments »

S'il existe des commentaires sur vos salariés, ceux-ci sont materialisés par une bulle orange à gauche des salariés concernés :

• 3. Commentaire individuel - la fiche de classification

Vous pouvez noter un commentaire spécifique concernant la fiche de classification de vos salariés directement dans leur fiche salarié, dans l’onglet «classification» :

Cliquez ensuite sur « Valider »  pour fermer la fiche salarié.

• Etape 1 :

Sur la page d’accueil d’AGATE, cliquer sur le bouton « assistance » , puis sur « Gestion TAF » .

Cette fenêtre s’ouvre :

1/ Sélectionnez votre dossier de paie. Si vous avez plusieurs dossiers à rattacher à un seul compte NET-ENTREPRISES vous pouvez tous les sélectionner.
2/ Cliquez sur « MàJ »
3/ Choisissez « Configurer DSN électronique », et cliquez sur « oui » à la question suivante :

La fenêtre pour paramétrer la DSN s’affiche alors :

1/ Renseignez les champs comme si vous souhaitiez vous connecter à votre compte NET-ENTREPRISES
2/ Choisissez votre régime de rattachement (/!\ la DSN électronique fonctionne uniquement avec le Régime Général)
3/ Vérifiez vos identifiants de connexion.

Vous obtiendrez ce message si vos identifiants sont valides :

Si vos identifiants sont invalides, vous aurez un message d’erreur semblable à celui-ci :

4/ Apres avoir vérifié et validé, vous pouvez Enregistrer  vos identifiants.

• Etape 2 :

Dans votre dossier AGATE PAIE, cliquez sur l’onglet DSN

Les options suivantes apparaissent :

  Vous pouvez déposer directement vos fichiers DSN (mensuels et évènementiels) via AGATE PAIE (voir support de formation)
ATTENTION : vous ne pouvez déposer qu’une seule déclaration la fois (exemple : si vous avez plusieurs arrêts maladie en même temps sur une seule DSN évènementielle, cela ne passera pas via l’envoi électronique, il faut faire le dépôt directement sur NET-ENTREPRISES).

 Vous pouvez consulter vos comptes-rendus DSN directement via AGATE PAIE (voir support de formation)
ATTENTION : les AER des DSN FCTU sont à récupérer sur NET-ENTREPRISES directement (voir fiche d’aide DSN FCTU) 

Vous pouvez désormais obtenir un compte rendu de vos DSN évènementielles ; cela peut vous servir de récapitulatif / justificatif des informations transmises dans vos DSN évènementielles (cf. FAQ - Comment générer un compte rendu de DSN évènementielle ?).
ATTENTION : cela ne remplace pas une attestation pôle emploi ou une attestation de salaire

Si vous souhaitez associer un autre compte NET-ENTREPRISES à votre dossier, ou si vous souhaitez simplement changer le mot de passe (car vous avez par ailleurs modifié votre mot de passe à NET-ENTREPRISES) vous pouvez passer par cet onglet.

Si vous le souhaitez, et après l’avoir téléchargé sur votre PC, vous pouvez ajouter DSN VAL directement dans votre outil AGATE afin que la vérification de vos DSN se lance directement (voir note de version janvier 2023)

Dans AGATE PAIE, allez dans :

1/ Divers ; 2 / Saisir les Honoraires.

 Vous obtenez la fenêtre suivante :

Il vous faut choisir l’exercice où ont eu lieu ces honoraires, pour cela cliquez sur « Exercice », en haut à droite de la fenêtre et sélectionnez l’année concernée, puis cliquez sur « Ajouter » :

POUR DECLARER UNE ENTREPRISE (=PERSONNE MORALE)

Cliquez sur le « + » pour ajouter une entreprise et remplissez la fenêtre avec les informations nécessaires :

Puis validez. Vous revenez sur la fenêtre de départ.

1/ Sélectionnez l’entreprise concernée ; 2/ Remplissez les champs : Indiquez la qualité (cliquez sur si le champ est vide) Indiquez le type de rémunération Inscrivez le montant Cochez « à déclarer » Choisissez « D – Dispense de retenue à la source » 3/ Enregistrez votre honoraire.

POUR DECLARER UN PROFESSIONNEL (= PERSONNE PHYSIQUE)

1/ Indiquez le nom et le prénom du professionnel ; 2/ Précisez son adresse ; 3/ Remplissez les champs : Indiquez la profession (cliquez sur si le champ est vide) Indiquez le type de rémunération Inscrivez le montant Cochez « à déclarer » Choisissez « D – Dispense de retenue à la source » 4/ Enregistrez votre honoraire.

Vos honoraires apparaissent comme suit :

Dans l’onglet DSN , cochez « OUI » à la question suivante :


Cochez « déclarer les honoraires » et faites votre DSN normalement.

Dans votre compte rendu DSN, vous retrouvez vos honoraires et leurs montants :

Le mois suivant la déclaration de vos honoraires en DSN :

Pour indiquer à AGATE que vos honoraires sont bien déclarés en DSN sur m-1, sans pour autant supprimer les entreprises / professionnels, allez dans :

	1 / DIVERS ;   2 / Saisir les Honoraires.
	3 / Sélectionnez l'année des honoraires ; 4 / Sélectionnez les honoraires à ne plus déclarer en DSN ; 5 / Faire un clic-droit sur la fenêtre ; 6 / Sélectionnez "Les honoraires ne sont plus à déclarer".
	7 / Validez cette fenêtre.

Dans AGATE PAIE, après avoir généré votre DSN évènementielle, toujours dans l’onglet « DSN »,  cliquez sur  « Générer un rapport DSN »  puis récupérez le fichier DSNFC ou DSNA créé dans votre arboresence de fichier.

Une fois le fichier DSNFC ou DSNA séléctionné, vous obtenez ce type de fenêtre :  

Cliquez ensuite sur « Visualiser le rapport au format PDF »

Vous pouvez dès lors sauvegarder ce fichier PDF comme justificatif du dépôt.

/!\ Cela ne remplace pas l’attestation pôle emploi ou l’attestation de salaire, ce document n’est qu’une simple trace de ce que vous avez déposé (voir fiches d’aides PA – DSN FCTU et PA – DSN arrêt de travail)

(Exemple pour le taux de versement mobilité)

Dans votre dossier AGATE PAIE :

1/ Cliquer sur l’onglet « Rubrique »

2/ Sélectionnez la rubrique dont vous souhaitez modifier le taux

3/ Cliquez sur « Modifier »

4/ Modifiez ensuite le taux selon les dispositions légales ou conventionnelles en vigueur

5/ Validez votre saisie

Vous pouvez dès à présent calculer vos bulletins avec ce nouveau taux.  

/!\ Les rubriques peuvent avoir un taux salarial ET / OU un taux employeur ; en cas de doute merci de contacter l’ASSISTANCE PAIE par mail à supportpaie@asrec-cvl.org 

Dans AGATE PAIE :

1/ Cliquez d’abord sur « ++ » ;

2/ Puis sur « Elément/Km » ;

3/ Sélectionnez la rubrique que vous souhaitez utiliser ;

4/ Ajoutez les salariés ;

5/ Sélectionnez les salariés concernés ;

6/ Enregistrez votre sélection

Après avoir sélectionné vos salariés, vous pouvez ajouter la même base, le même montant (et le fait que cela soit permanent ou temporaire) à tous ces salariés d’un seul coup.  

Exemple de la saisie de la mutuelle au Km :

Lorsque vous avez souhaité générer votre DSN mensuelle, vous avez eu le message d’erreur suivant :

Pour corriger cela, allez dans les rubriques :

1 : cliquez sur « voir toutes les rubriques utilisées sur le mois »

2 : recherchez la rubrique ayant un code 81 vide

3 : après avoir sélectionné la rubrique concernée, attribuez-lui son code 81

Les heures indiquées dans la fiche du salarié doivent être identiques à celles du bulletin, sinon cela génère des erreurs auprès de organismes sociaux :

Lorsque vous avez un avenant d’augmentation ou de diminution du temps de travail d’un de vos salarié, il faut donc penser à changer son temps de travail dans sa fiche salarié également.

Si une incohérence existe, au moment du calcul de la paie (individuel ou global) le message suivant apparaîtra :

A vous de vérifier si l'incohérence détéctée est justifiée ou est à corriger.

Dans notre branche, seul le travail de nuit a été identifié comme un facteur de pénibilité pour les surveillants d’internat. Si le salarié travaille + de 120 nuits par an (pour une personne à temps plein = 1 ETP), il est considéré comme soumis à ce facteur de pénibilité, et doit faire l’objet d’une déclaration de la part de son employeur.

Dans AGATE PAIE, dans la fiche salarié des salariés concernés, cette information doit être indiquée dans l’onglet « contrat 2/2 » :

Il faut donc cocher « Pénibilité » et indiquer les dates d’exposition (01/01 au 31/12 pour une année complète de travail).

ATTENTION : Il faut changer les dates d’exposition chaque année civile.

La déclaration de la pénibilité part dans la DSN mensuelle de décembre.

Dans AGATE PAIE, vous avez la possibilité de prendre en compte les bulletins de salaire académiques de vos chefs d’établissement ; en effet cela permet de recalculer les charges sociales des salariés concernés pour éviter qu’ils cotisent à tort auprès des organismes sociaux.

• Tranche A au Prorata (TAP) :

La TAP est utilisée pour les cotisations de retraite T1 et CEG T1 (= « complémentaire T1 »).

Son calcul est le suivant :

• Tranche A au Complément (TAC) :

Pour rappel, nous avons une autorisation de l’ACOSS pour l’utilisation de la TAC (règle du plafond linéaire) :

La TAC est utilisée pour les cotisations d’assurance vieillesse et de FNAL (= « sécurité sociale plafonnée »).

Son calcul est le suivant :

ATTENTION : Si le salaire extérieur > PMSS, en retour de DSN vous aurez le message suivant sur net-entreprise :

Il ne faut pas en tenir compte.

En effet l’ACOSS nous autorise cette méthode mais elle n’est pas prise en charge dans leur contrôle de la DSN.

Vous trouverez ci-dessous un courrier de l’URSSAF Aquitaine attestant de cela :

Lorsque vous avez généré votre DSN mensuelle, cette fenêtre s’affiche :

En cliquant sur « imprimer » cela vous ouvre le compte rendu de votre DSN mensuelle (voir ci-dessous). Nous vous invitons à garder ce compte rendu afin d’avoir une trace de ce que vous avez déclaré aux différents organismes.

Il faut comparer les montants indiqués sur le compte rendu aux montants de votre état de charges du mois, disponible via les POST PAIE :

Une fois le mois en cours sélectionné, cela vous ouvrira votre Etat de charges du mois en question :

Une fois les données de votre DSN vérifiées et correctes, et après avoir validé votre DSN dans DSN VAL, vous pouvez la déposer (soit sur Net-Entreprises directement, soit via le mode API). Une fois celle-ci déposée, vous devez vérifier qu’elle est passée correctement sur net-entreprises :

Quelques heures après l’avoir déposée, vous devez vérifier « l’Accompagnement à la résolution des anomalies », il s’agit de différents points de contrôles réalisés par l’URSSAF :

  Vous avez créé un salarié mais ne le retrouvez pas dans votre liste de salariés présents.

Décochez « Que les Présents » afin d’afficher la liste de l’intégralité des salariés ayant été un jour sous contrat dans l’OGEC :

Votre salarié perdu s’y trouve ; ouvrez alors sa fiche-salarié, et vérifiez le type de personnel renseigné :

Il est ici indiqué « Professeur », c’est pour cela que le salarié n’apparait pas dans la liste des salariés présents, il faut impérativement que ce champ soit renseigné avec le type de personnel « salarié » peu importe le poste occupé dans l’établissement par celui-ci :

Le salarié réapparait ensuite dans la liste des salariés présents :

ATTENTION : l’archivage est possible uniquement pour un changement de poste le 1er jour du mois

Exemple : mon salarié passe de secrétaire comptable à adjoint de direction à partir du 01/10/2023

Dans AGATE Paie, allez dans « Traitement » puis « Classification EPNL » :

Sélectionnez ensuite le salarié qui a une évolution de poste, renseignez la date de fin de sa fiche de classification et cliquez sur « Dater » :

Quand vous retournez dans la fiche-salarié de votre salarié, il n’a plus de classification attribuée :

Vous pouvez donc modifier son intitulé d’emploi dans l’onglet « EMPLOIS », puis créer la nouvelle fiche de classification de la manière habituelle dans l’onglet « CLASSIFICATION » et validez la fiche-salarié :

Pensez-y ! il est possible que la nouvelle fiche de classification change la catégorie professionnelle de votre salarié, il faut donc modifier également les données dans l’onglet « Contrat ½ ».

Une fois revenu sur la page d’accueil d’AGATE Paie, sélectionnez votre salarié et cliquez sur l’onglet « Classification » sur le côté droit de votre écran ; vous y retrouverez son historique de poste :

NB : la date de début indiquée ici est la date d’entrée dans l’enseignement catholique qui est utilisée dans le calcul de la fiche de classification ; il est donc normal d’avoir la même date de début pour chacun des postes ou d’avoir une date de début différente du début du contrat.

Lorsque vous recevez un ATD pour l’un de vos salariés, avant de répondre au courrier reçu il faut au préalable s’assurer que vous pouvez réaliser la saisie sur salaire demandé sur le salaire de votre salarié.

Pour cela, nous vous proposons le simulateur de RF Paye :

• Pour les utilisateurs d’AGATE Paie qui ont leur propre serveur, le simulateur est directement disponible via « les Eléments » :

• Pour les utilisateurs d’AGATE Paie sur La Ruche, vous pouvez utiliser le lien suivant : rfpaye.grouperf.com

1. Exemple: pour une salariée à qui on peut déduire l’ATD. Montant de l’ATD : 600 €

Ici, la salariée a le salaire net suivant :

Le montant saisissable à prendre en compte est donc, d’après le simulateur :

Il ne faut donc déduire sur le bulletin que les 56.99€ autorisés, et pas les 600€ demandés sur l’ATD.

Cette opération sera à réaliser tous les mois jusqu’à l’apurement de la dette de 600€.

Il faut donc répondre à l’administration en ce sens.

ATTENTION : 

• Le montant à payer à l’organisme est uniquement le montant saisi sur le bulletin du salarié;
• Si le salarié quitte l’établissement, il faut indiquer à l’organisme que vous n’êtes plus débiteur du salarié.

2. Exemple pour une salariée à qui on ne peut pas déduire l’ATD

Ici, la salariée a le salaire net suivant :

Vous aurez le message suivant du simulateur :

Vous ne pouvez pas déduire de salaire à votre salarié, il faut donc répondre en ce sens à l’administration.

• 1. Pour éditer l'ensemble des bulletins au format détaillés

Dans AGATE PAIE :

	1 / Cliquez sur "Traitement" ; 2 / Et sélectionnez "Edition des bulletins détaillés" ;
	3 / Si besoin choisissez le mois et année que vous souhaitez éditer, et le filigrane à apposer sur les bulletins ; 4 / Imprimez ensuite vos bulletins sous format détaillés.

• 2. Pour éditer le bulletin détaillé d'un seul salarié

Dans AGATE PAIE :

	1 / Sélectionnez le salarié pour lequel vous souhaitez obtenir le bulletin détaillé ; 2 / Cliquez sur "Visualiser le bulletin" ;
	3 / Si besoin choisissez le mois et année que vous souhaitez éditer, et le filigrane à apposer sur le bulletin ; 4 / Imprimez ensuite le bulletin sous format détaillé.

Il existe divers moyens pour scanner le passage des élèves pour le self ou la garderie : 

• La douchette filaire 
  
• La douchette mobile 
  
• Le lecteur de présentation main libre 
  
• Le lecteur à puce NFC 
  
• Le lecteur de carte 
  
• Et bien d'autres... 

Le choix est libre, cependant pour un système de scan via un code barre 1D (type code 128)  l'ASREC recommande l'utilisation de la douchette mobile OPN2001 ou la filaire OPR2001, disponibles sur le site internet Gentag.fr :

• Douchette filaire OPR2001 reliée à l'ordinateur pour scanner : https://www.gentag.fr/scanners-manuels/351-903-OPTICON-OPR-2001.html#/53-couleur-noir/77-cable-usb/80-accessoire_1-socle_main_libre
• Douchette mobile OPN2001 non reliée à l'ordinateur : https://www.gentag.fr/mini-scanners/236-OPTICON-OPN-2001.html

Pour recharger la batterie des douchettes :

• Sur l'ordinateur : fermer le logiciel OPN200X et brancher les douchette sur le port USB. Il est possible de brancher plusieurs douchettes en même temps.
• Sur une prise électrique avec un adaptateur USB

La douchette est un appareil consommant très peu d'énergie. La batterie sera chargée au bout de 5/10min si elles sont branchées régulièrement. Si les douchettes sont chargées moins souvent (une fois par mois par exemple) cela peut prendre un peu plus de temps. 

Lorsque la douchette est chargée à 100%, son voyant passe au vert (sinon le voyant est rouge). 

Après les grandes vacances scolaires d'été, il est conseillé de brancher les douchettes afin de les charger complètement avant leur utilisation.

Si vous gérez des passages élèves à la fois pour le self et pour la garderie, l'ASREC recommande l'achat d'une douchette pour chacun des modules afin de marquer une distinction.

En effet, les passages enregistrés pour le self devront être intégrés au module Self et ceux enregistrés lors de la garderie ou l'étude devront être intégrés au module Etude/Garderie afin de respecter les différents tarifs et ainsi générer les bons éléments en facturation. 

Astuce  
Nommer les douchettes en collant une étiquette dessus et attribuer le même nom aux fichiers lors du déchargement des données afin d'éviter les mélanges des passages élèves.

Attention, si les douchettes sont inversées, cela risque de poser problème au moment de scanner les élèves. La douchette paramétrée pour le Self scannera tous les passages, peu importe les horaires et celle paramétrée pour la Garderie ne fonctionnera que pendant les temps périscolaires.

Si vous utilisez une seule et unique douchette pour les deux modules, vous devrez être très vigilants pour la gestion des passages. Il faudra vider la douchette entre chaque utilisation : après la garderie du matin puis après le self pour la garderie du soir pour une remise à 0 des données entre chaque module.

Un problème de scannage peut émaner de plusieurs raisons : 

• La zone de scannage est salie (la saleté peut empêcher le scannage)
• Le scan est peut-être actif mais la douchette ne bip plus : maintenir le bouton principal pour réactiver le bip
• La douchette est déchargée : brancher la douchette à l'ordinateur après avoir fermé le logiciel pour vérifier
• Si le voyant de la douchette est rouge au moment du scan : le code barre n'est pas dans un format pris en compte par la douchette

Si le problème persiste après avoir pris en compte toutes ces possibilités, contacter le service support de l'ASREC

Si la douchette est déchargée, il n'y a malheureusement pas de solution pour vos passages à cet instant :

1. Prendre la suite du pointage des passages de façon manuelle

2. Recharger la douchette sur l'ordinateur (le logiciel doit être fermé) ou sur une prise électrique

3. Une fois rechargée, brancher la douchette sur l'ordinateur avec le logiciel ouvert. Un fichier va se générer avec les passages qui ont bien été pris en comtpe : faire un pointage entre ceux-ci et les passages que vous avez comptés manuellement afin d'éviter les erreurs (un passage en doublon par exemple).

Par le module self, cliquer sur "Attribution n° cartes"

1. Se positionner sur l'exercice en cours
2. - Si l'option "Remplacer les N° existants" est cochée : l'attribution des n° de carte se fera pour tous les élèves, même ceux ayant déjà un numéro de carte. Attention, cela rendra obsolète toutes les cartes déjà attribuées, il faudra donc toutes les rééditer.
   - Si l'option "Remplacer les N° existants" est décochée : l'attribution des n° de carte se fera uniquement pour les élèves n'ayant pas de numéro de carte.
3. Si vous sélectionnez un régime dans le menu déroulant : l'attribution des n° de carte se fera uniquement pour les élèves liés à ce régime
4. Si l'option "Tous régimes" est cochée : l'attribution des n° de carte se fera sur tous les élèves
5. Cliquer sur "Attribuer un n° de carte pour le régime suivant" pour attribuer les numéros de carte selon vos choix précédents

Le changement d'heure à lieu 2 fois par an, au printemps et en automne.

Lorsqu'il survient, il faut impérativement penser à mettre à jour l'heure des douchettes mobiles OPN2001 afin que les passages à partir du lundi matin soient corrects. 

La manipulation à faire pour les mettre à jour est la même que pour décharger les données en mémoire. Il faut :

1. Brancher la douchette à l'ordinateur 

2. Exécuter le logiciel qui vous permet de récupérer les données. Cela mettra automatiquement à jour l'heure et la date de la douchette. La douchette va biper plusieurs fois. 

3. Fermer le logiciel 

4. Débrancher la douchette et réitérer l'opération pour chaque douchette. 

Petite astuce si je n'ai pas le temps de faire la mise à jour avant de scanner les premiers passages garderie le lundi de la reprise :

Changer l'heure de l'ordinateur temporairement avant que le changement d'heure ait lieu (par exemple le vendredi soir ou le samedi).

Brancher la douchette

Lancer le logiciel de la douchette, attendre que la docuhette bip

Débrancher la douchette et remettre l'heure de l'ordinateur à jour

Comment faire si vous avez oublié ou n’avez pas eu le temps de faire cette mise à jour et avez déjà scanné des passages élèves ?

1. Brancher la douchette à l’ordinateur

2. Exécuter le logiciel

3. Un fichier se génère : le renommer et créer une copie (il est important de travailler sur une copie)

4. L’ouvrir et modifier manuellement les heures de passages. Rajouter (heure d'été) ou retirer (heure d'hiver) 1h sur les heures initiales de vos passages.

Intégrer votre fichier comme à votre habitude dans le logiciel AGATE

Je gère les passages élèves pour le self et/ou la garderie et je souhaite les passer en facturation. Cela va me permettre d'envoyer les factures aux familles et de lancer les prélèvements.

1/ Je récupère dans Agate self et/ou garderie tous les passages scannés par les douchettes OU mes passages sont déjà dans les modules car je suis en saisie directe. 

2/ Je contrôle la validité de ces passages par l'option "Les passages". 
                                                              /

/

Je saisis la date du dernier passage self ou garderie, un établissement puis un groupe d'élève afin de pointer les passages. 

3/ Si tout est correct, je peux ensuite cliquer sur "Envoi vers la Facturation". 
/

/

Je saisis la date du dernier passage de cantine ou de garderie à facturer, l'établissement et une unité self/garderie si besoin, puis je lance la recherche des éléments à facturer. 
Je choisis une rubrique de facturation, puis un libellé à inscrire sur la facture et enfin un mois d'appel si nécessaire. 

Je clique sur "Basculer"

Je contrôle une dernière fois, avec le tableau du bas, les lignes qui vont être facturées aux responsables, vérifie la somme puis clique sur "Passer en facture complémentaire"(self) ou "envoyer en facturation" (garderie) 

4/ Je repasse dans le module Facturation et vais dans Traitement/Les factures complémentaires (si je suis en facturation annuelle).


Je retrouve mes lignes transférées. J'ajoute une remise si nécessaire, vérifie une dernière fois puis clique sur "Traiter les factures" afin de les intégrer dans la dernière facturation famille. 

Si je suis en facturation mensuelle, je passe par Général/Les tarifs particuliers afin de saisir les passages aux élèves concernés. 

Si j'ai des familles en mode prélèvement, le solde pourra être prélevé par Traitement/Le prélèvement. Si j'ai un message "Voulez-vous verrouiller la période à zéro ?", je réponds "NON" pour poursuivre le prélèvement. 

J'ai scanné mes passages self ou garderie à l'aide de ma douchette mobile OPN2001 et je souhaite décharger les données sur l'ordinateur. 

1/ Je branche la douchette à l'ordinateur 

2/ J'ouvre le logiciel OPN2001 (en double cliquant sur l'icône) 

3/ 2 solutions : 

• Je suis en déchargement automatique : la douchette bip, se vide et génère automatiquement un fichier avec l'ensemble de vos passages se nommant "Barcodes" dans votre dossier "Douchette" (préalablement paramétré avec l'ASREC)
  
  
  
• Je suis en déchargement manuel : la douchette bip, je clique dans l'ordre sur "Get barcodes" pour générer le fichier, "Set time" pour mettre la douchette à l'heure puis "Delete barcodes" pour vider la douchette. 
  

4/ Il est fortement conseillé de renommer tout de suite le fichier Barcodes avec un intitulé logique pour s'y retrouver plus facilement dans le dossier "Douchette" (exemples : Self midi 03 septembre / Garderie matin 03 septembre etc.).
Si le fichier n'est pas renommé, au prochain déchargement de la douchette, les passages vont s'ajouter directement dans ce même fichier Barcodes et il sera plus difficile de s'y retrouver. Si il est renommé, un nouveau fichier Barcodes se génèrera.
Il est également conseillé de créer des sous-dossiers par mois dans le dossier "Douchette" et de les conserver pendant toute l'année scolaire afin que tout soit classé en cas de problème ou de réclamation parent.  

J'ai une erreur de date sur un ou plusieurs passages self. 

Dans le module SELF, je me rends dans "Les passages" 

Je sélectionne la date à laquelle les passages ont été passés par erreur et je coche "Tous" 

Je clique ensuite sur "Afficher les passages" 

Je sélectionne les passages concernés par la modification puis je clique sur "Effectuer des changements sur une sélection" 

Je saisie la bonne date puis clique sur "Affecter cette date à la sélection" 

Les passages sont modifiés.

Contexte : Dans le SELF, je gère directement les règlements des repas sans passer par la facturation, il s’agit le plus fréquemment des repas des adultes. Un prélèvement est revenu impayé sur ma banque, je dois l’enregistrer dans le SELF afin d’une part, que le suivi du compte de l’adulte soit correcte et d’autre part, qu'une écriture se génère pour annuler le prélèvement en comptabilité. Je vais, dans mon exemple ci-dessous, enregistrer mon prélèvement de 10 € en impayé. Dans la gestion des soldes, je vois mon prélèvement :

Etape 1 : Tout d’abord, je m’assure de l’existence du  type mouvement « Prélèvements adultes Impayés ».

Je clique sur les types de mouvement :

Si ce type de mouvement n’existe pas, je l’ajoute en cliquant sur

Je renseigne les zones vides soit, le code journal, le n° de compte, la contrepartie et le secteur analytique. 

Astuce : je peux prendre en exemple de paramétrage le type de mouvement « Prélèvements adultes » et je change le sens en indiquant Débit.

Etape 2 : Je saisis l’impayé. 

1- J’affiche les règlements de la période déjà enregistrée. Je remplis les zones.

2- ATTENTION, saisir le "-" devant le montant. 
3- J’enregistre le règlement.

Je finalise mon enregistrement :

1- Ma saisie de l’impayé apparait. 

2- Je renseigne le type de mouvement et la date. 

3- Ma saisie de l’impayé s’affiche dans le tableau. 

4- Je valide la remise.

J’annule la proposition d’afficher un numéro de remise. 

Je réponds oui à la validation.

Je réponds oui si je veux un aperçu.

Etape 3 : Je vérifie dans les historiques de l’élève ou de l’adulte que mon impayé est bien pris en compte.

Deux solutions :

1 -votre douchette n’est pas à jour, vérifiez que votre PC soit à la bonne date et à la bonne heure puis, branchez votre douchette sur votre ordinateur et ouvrez OPN. La douchette se synchronise avec le PC. Fermez OPN et débranchez votre douchette.

2 -votre douchette n’a plus de batterie, branchez-la sur votre ordinateur ou sur un prise électrique pendant ½ journée Il est préconisé de brancher votre douchette au moins 1 fois par semaine afin qu’elle se recharge.

Il existe divers moyens pour scanner le passage des élèves pour le self ou la garderie : 

• La douchette filaire 
  
• La douchette mobile 
  
• Le lecteur de présentation main libre 
  
• Le lecteur à puce NFC 
  
• Le lecteur de carte 
  
• Et bien d'autres... 

Le choix est libre, cependant pour un système de scan via un code barre 1D (type code 128)  l'ASREC recommande l'utilisation de la douchette mobile OPN2001 ou la filaire OPR2001, disponibles sur le site internet Gentag.fr :

• Douchette filaire OPR2001 reliée à l'ordinateur pour scanner : https://www.gentag.fr/scanners-manuels/351-903-OPTICON-OPR-2001.html#/53-couleur-noir/77-cable-usb/80-accessoire_1-socle_main_libre
• Douchette mobile OPN2001 non reliée à l'ordinateur : https://www.gentag.fr/mini-scanners/236-OPTICON-OPN-2001.html

Pour recharger la batterie des douchettes :

• Sur l'ordinateur : fermer le logiciel OPN200X et brancher les douchette sur le port USB. Il est possible de brancher plusieurs douchettes en même temps.
• Sur une prise électrique avec un adaptateur USB

La douchette est un appareil consommant très peu d'énergie. La batterie sera chargée au bout de 5/10min si elles sont branchées régulièrement. Si les douchettes sont chargées moins souvent (une fois par mois par exemple) cela peut prendre un peu plus de temps. 

Lorsque la douchette est chargée à 100%, son voyant passe au vert (sinon le voyant est rouge). 

Après les grandes vacances scolaires d'été, il est conseillé de brancher les douchettes afin de les charger complètement avant leur utilisation.

Si vous gérez des passages élèves à la fois pour le self et pour la garderie, l'ASREC recommande l'achat d'une douchette pour chacun des modules afin de marquer une distinction.

En effet, les passages enregistrés pour le self devront être intégrés au module Self et ceux enregsitrés lors de la garderie devront être intégrés au module Etude/Garderie afin de respecter les différents tarifs et ainsi générer les bons éléments en facturation. 

Astuce  
Nommer les douchettes en collant une étiquette dessus et attribuer le même nom aux fichiers lors du déchargement des données afin d'éviter les mélanges des passages élèves.

Attention, si les douchettes sont inversées, cela risque de poser problème au moment de scanner les élèves. La douchette paramétrée pour le Self scannera tous les passages, peu importe les horaires et celle paramétrée pour la Garderie ne fonctionnera que pendant les temps périscolaires.

Si vous utilisez une seule et unique douchette pour les deux modules, vous devrez être très vigilants pour la gestion des passages. Il faudra vider la douchette entre chaque utilisation : après la garderie du matin puis après le self pour la garderie du soir pour une remise à 0 des données entre chaque module.

Le changement d'heure à lieu 2 fois par an, au printemps et en automne.

Lorsqu'il survient, il faut impérativement penser à mettre à jour l'heure de vos douchettes mobiles pour que vos passages du lundi matin soient corrects. 

La manipulation à faire pour les mettre à jour est la même que pour décharger les données en mémoire. Il faut :

1. Brancher la douchette à l'ordinateur 

2. Exécuter le logiciel qui vous permet de récupérer les données. Cela mettra automatiquement à jour l'heure et la date de la douchette. La douchette va biper plusieurs fois. 

3. Fermer le logiciel 

4. Débrancher la douchette et réitérer l'opération pour chaque douchette. 

Comment faire si vous avez oublié ou n’avez pas eu le temps de faire cette mise à jour et avez déjà scanné des passages élèves ?

Il faudra appliquer le même principe  :

1. Brancher la douchette à l’ordinateur

2. Exécuter le logiciel

3. Un fichier se génère, le renommer et le copier (il est important de travailler sur une copie)

4. L’ouvrir et modifier manuellement les heures de passages. Rajouter (heure d'été) ou retirer (heure d'hiver) 1h sur les heures initiales de vos passages).

Intégrer votre fichier comme à votre habitude dans le logiciel AGATE

Un problème de scannage peut émaner de plusieurs raisons : 

• La zone de scannage est salie (la saleté peut empêcher le scannage)
• Le scan est peut-être actif mais la douchette ne bip plus : maintenir le bouton principal pour réactiver le bip
• La douchette est déchargée : brancher la douchette à l'ordinateur après avoir fermé le logiciel pour vérifier
• Si le voyant de la douchette est rouge au moment du scan : le code barre n'est pas dans un format pris en compte par la douchette

Si le problème persiste après avoir pris en compte toutes ces possibilités, contacter le service support de l'ASREC

Si la douchette est déchargée, il n'y a malheureusement pas de solution pour vos passages à cet instant :

1. Prendre la suite du pointage des passages de façon manuelle

2. Recharger la douchette sur l'ordinateur (le logiciel doit être fermé) ou sur une prise électrique

3. Une fois rechargée, brancher la douchette sur l'ordinateur avec le logiciel ouvert. Un fichier va se générer avec les passages qui ont bien été pris en comtpe : faire un pointage entre ceux-ci et les passages que vous avez comptés manuellement afin d'éviter les erreurs (un passage en doublon par exemple).

J'ai scanné mes passages self ou garderie à l'aide de ma douchette mobile OPN2001 et je souhaite décharger les données sur l'ordinateur. 

1/ Je branche la douchette à l'ordinateur 

2/ J'ouvre le logiciel OPN2001 (en double cliquant sur l'icône) 

3/ 2 solutions : 

• Je suis en déchargement automatique : la douchette bip, se vide et génère automatiquement un fichier avec l'ensemble de vos passages se nommant "Barcodes" dans votre dossier "Douchette" (préalablement paramétré avec l'ASREC)
  
  
  
• Je suis en déchargement manuel : la douchette bip, je clique dans l'ordre sur "Get barcodes" pour générer le fichier, "Set time" pour mettre la douchette à l'heure puis "Delete barcodes" pour vider la douchette. 
  

4/ Il est fortement conseillé de renommer tout de suite le fichier Barcodes avec un intitulé logique pour s'y retrouver plus facilement dans le dossier "Douchette" (exemples : Self midi 03 septembre / Garderie matin 03 septembre etc.).
Si le fichier n'est pas renommé, au prochain déchargement de la douchette, les passages vont s'ajouter directement dans ce même fichier Barcodes et il sera plus difficile de s'y retrouver. Si il est renommé, un nouveau fichier Barcodes se génèrera.
Il est également conseillé de créer des sous-dossiers par mois dans le dossier "Douchette" et de les conserver pendant toute l'année scolaire afin que tout soit classé en cas de problème ou de réclamation parent.  

J'ai besoin de fournir le détail des passages garderie facturés à une ou plusieurs familles. 

Je me rends dans le module Etude puis je clique sur le bouton "Relevé Date à Date"

J'arrive sur une fenêtre avec un tableau qui me permet de sélectionner le ou les élèves concernés, de les basculer dans le tableau de droite, de choisir une période pour le relevé des passages puis d'imprimer les relevés de consommation de date à date (ou de les envoyer par mail). 

Cette manipulation me permet d'obtenir un relevé détaillé des passages facturés comme l'exemple ci-dessous :

Par le module Etude/Garderie, cliquer sur "Attribuer des numéros de carte"

Répondre à la question qui s'affiche :

• Tous les élèves : si une nouvelle attribution totale est souhaitée (tous les élèves auront un nouveau numéro de carte, mêmes ceux ayant déjà un numéro)
  
  
  
• Elèves sans numéro : pour attribuer un numéro de carte aux nouveaux inscrits (les anciens élèves garderont leur numéro)
  

Nous vous invitons à cliquer ici pour télécharger le document.

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• Bloqués à l'envoi : les emails bloqués directement par SendInBlue. Dans ce cas, cela singifie que le mail a généré des erreurs bloquantes lors de précédents envois. 
• Pour afficher l'historique, sélectionner la ligne puis cliquer sur "Historique adresse courriel sélectionnée". 

Dans l'exemple ci-dessous, on peut voir que l'envoi du 28/08/2020 à 17h12 a généré une erreur grave (hardbounce) qui a conduit à la mise en blocage de l'adresse mail. Cette dernière ne pourra plus recevoir de mails depuis SIB via AGATE à moins de déverouiller l'adresse chez le prestataire. 

• Bloqués à la réception : les emails ont été envoyés mais refusés par le fournisseur de mail du destinataire. Dans ce cas, la colonne "statut" contient le message réponse du serveur de destination. 

Sur l'écran d'accueil d'AGATE, cliquer sur le "marteau" puis "configuration SendInBlue mail"

Il est possible de générer automatiquement un modèle de pied de mail en cliquant sur le bouton, pour ensuite modifier/corriger les éléments et appliquer une mise en forme.

Exemple :

Tous les emails envoyés depuis AGATE seront encapsulés avec une entête precisant la provenance du message, et le pied de mail personnalisé. Si le destinataire clique sur "Répondre" au lieu d'écrire directement à l'établissement, c'est l'adresse de réponse qui sera automatiquement utilisée.

Exemple de courriel reçu :

Pour me connecter à La Ruche et accéder au logiciel AGATE, je suis les étapes suivantes : 

1. Je double clic sur le raccourci "RDSPortal" installé sur mon bureau

Cet écran apparaît : 

2. Comme je me connecte sur un bureau à distance, je clique dans un premier temps sur "Connexion VPN". J'attends quelques secondes que la connexion s'établisse, tous les indicateurs en bas à gauche passent au vert.

3. Je peux désormais cliquer sur "Ouvrir session". Si je possède plusieurs dossiers (soit plusieurs sessions utilisateurs), je sélectionne le bon identifiant au préalable. 

4. Une fenêtre d'identification s'ouvre :  

Je renseigne mon mot de passe et clique sur "OK"

Le message suivant apparaît :
Je clique sur "Oui" 

Ma session La Ruche s'ouvre.

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Un QR sur la prime PEPA est également disponible ici.

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Vous pouvez également accéder au document complémentaire ci-joint.

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Nous vous invitons à cliquer ici pour télécharger le document en lien avec les remboursements aux familles.

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Un établissement ayant dû solliciter un relais court terme auprès de sa banque en novembre décembre en attendant le premier versement des forfaits a toutes les chances de se retrouver impacté par la crise actuelle, à plus forte raison si une problématique liée aux voyages scolaires se présente.

De façon synthétique, il conviendra de porter une attention spécifique aux Ogec présentant un fonds de roulement inférieur à 60 jours en début de période. Un budget de trésorerie à horizon 3 mois (jusqu’à fin juin) et six mois (dans l’hypothèse où les établissements scolaires ne pourraient pas rouvrir leurs portes avant la rentrée de septembre) doit être étudié.

Depuis début avril, les établissements scolaires et les fédérations territoriales d’Ogec disposent, dans l’application ISI Gestion (portail Isidoor), d’un outil simple permettant de réaliser un budget mensuel de trésorerie avec export Excel et restitution graphique.

Vous trouverez ci-dessous un lien vers la newsletter présentant ce nouvel outil et récapitulant des points d’attention pour les établissements sur les impacts financiers à évaluer liés à la crise que nous traversons :
https://infos.isidoor.org/budget-de-tresorerie/

Si le budget de trésorerie construit montre que les échéances peuvent être réglées, il conviendra bien évidemment de privilégier cette solution.

Si la situation peut s’avérer tendue en raison de cette échéance et de frais liés à l’arrêt du chantier, le report de six mois d’une échéance, proposé à l’ensemble de la clientèle commerciale par certaines banques, en particulier la Société Générale, la Caisse d’Epargne ou LCL, peut être une bonne solution pour éviter d’avoir à solliciter ultérieurement des relais court terme en cas de prolongation de la crise. De façon générale, il convient de prendre en compte le fait que les contraintes d’organisation des banques sont similaires aux nôtres et qu’il peut être long et difficile de joindre son interlocuteur habituel en cas d’urgence.

Le report d’échéance constitue ainsi une sécurité non négligeable.
Les modalités diffèrent selon les établissements mais, de façon générale, c’est la part de remboursement en capital qui est différée.
Les intérêts à percevoir sont prélevés.
Le report du capital donne lieu à calcul d’intérêts au taux du contrat et à l’émission d’un nouveau tableau d’amortissement.

Deux solutions sont envisageables. En cas d’urgence, il faut solliciter son partenaire bancaire pour la mise en place d’une facilité de découvert classique. Cette option présente l’inconvénient d’être relativement coûteuse.

Dans le cas où il est possible d’attendre quelques jours, il conviendra de privilégier la mise en place d’un prêt garanti par l’Etat.

Le prêt garanti par l’Etat, mis en place pour soulager les difficultés de trésorerie rencontrées par les entreprises (texte de référence : arrêté du 23 mars 2020 accordant la garantie de l'Etat aux établissements de crédit et sociétés de financement en application de l'article 4 de la loi n° 2020-289 du 23 mars 2020 de finances rectificative pour 2020), concerne aussi « les associations et fondations ayant une activité économique au sens de l'article 1er de la loi n° 2014-856 du 31 juillet 2014 relative à l'économie sociale et solidaire, inscrites au répertoire national des entreprises ». Les Ogec entrent donc dans le champ d’application de ce dispositif.
Ce prêt, souple dans ses modalités et très avantageux d’un point de vue tarifaire (les banques ne prennent pas de marge dessus et l’emprunteur doit uniquement régler la garantie de l’Etat au taux de 0,25% la première année) est limité « pour les entreprises créées avant le 1er janvier 2019, [à] 25 % du chiffre d'affaires 2019 constaté ».

Caractéristiques :
Montant : jusqu'à 25% du chiffre d'affaires annuel ; si l’OGEC a plusieurs banques, le total des demandes auprès de chaque établissement ne peut excéder, en cumul, ce montant (les sommes versées par chaque établissement bancaire sont déclarées auprès de la BPI afin que ce plafond puisse être contrôlé) ;

Disponibilité : possibilité de disposer de l’intégralité du montant en un seul versement ;
Taux : 0% plus le coût de la garantie de 0,25% la première année ;
Durée : 12 mois ;
Remboursement : en une fois, après 12 mois (ou amortissement entre un à cinq ans : le taux versé pour la garantie de l’Etat augmente selon la durée de remboursement demandée) ;
Garantie : à hauteur de 90% par l'État ;
Aucun frais de dossier.

Evolution du taux en fonction de la durée : pour la première année, la prime de garantie est fixée à 0,25%. A l'issue de la première année, en cas de décision par l'emprunteur d'amortir le prêt sur une période additionnelle, la prime de garantie est fixée pour la première année supplémentaire à 0,50%, pour la deuxième année supplémentaire à 0,50% et jusqu’en année 5 à 1%.

Bien que ce prêt soit couvert à 90% par la garantie de l’Etat, la banque demeure responsable de son approche en risque et se posera les questions suivantes :

- Mon client sera-t-il capable de rembourser en une fois dans un an une avance d’un quart de son chiffre d’affaires en trésorerie ?
- Est-ce que je ne risque pas de déséquilibrer la structure financière de ce client avec ce prêt ? En particulier, si j’ai d’autres concours auprès de lui, est-ce que cette facilité, même assortie d’une garantie, ne risque pas de mettre en péril les emprunts préalablement accordés pour lesquels je ne dispose précisément pas de garantie satisfaisante ?

Les premiers prêts ont été mis en place extrêmement rapidement, le 26/03 après la publication de l’arrêté le 23/03.

L’objet de ce document est d’apporter un certain nombre de précisions sur le prêt garanti par l’Etat.

Au préalable, il y a lieu de rappeler si nécessaire les éléments suivants :

- La probabilité qu’un OGEC ait à réaliser une demande d’aide en trésorerie de 25% de son chiffre d’affaires (voir définition en question 5) est extrêmement faible. Il est bien évidemment possible de solliciter une aide moindre, sur un montant mieux dimensionné ; au cas où la première demande serait insuffisante, il est possible d’en réaliser d’autres, en ayant à l’esprit que le cumul des demandes est plafonné à 25% du CA (voir question 4) ;

- Compte-tenu du taux particulièrement avantageux de ce prêt, il convient de rappeler qu’il ne doit en aucun cas être considéré comme une opportunité permettant de rembourser par anticipation des lignes de crédit octroyées à un taux supérieur. Une telle démarche constituerait un détournement de finalité du dispositif dont les conséquences sont, à date, très incertaines.
Pour celles et ceux qui souhaitent avoir une vision complète du sujet, un document est disponible sur le site du Ministère de l’Economie et des Finances à l’adresse suivante : https://www.economie.gouv.fr/files/files/PDF/2020/faq-pret-garanti.pdf

Points principaux :

1. Eligibilité : Toute association ou fondation qui est enregistrée au RNE, qui emploie un salarié ou paie des impôts ou perçoit une subvention publique, est éligible.

2. Que faire si les comptes certifiés 2018/2019 (assiette du calcul) ne sont pas disponibles ? Il conviendra d’utiliser une attestation de l’expert-comptable ou du commissaire aux comptes. Si cela n’est pas possible, il est possible d’utiliser les comptes 2017/2018 certifiés.

3. Que se passe-t-il si en pratique le montant de prêt PGE octroyé dépasse le plafond autorisé ? La fraction qui excèderait le seuil des 25% du chiffre d’affaires n’est pas couverte par la garantie de l’Etat. En revanche, le prêteur conserve le bénéfice de cette garantie sur le reste du prêt dans la limite du plafond autorisé.

4. Si un OGEC revient « plusieurs fois » pour demander un nouveau tirage celui-ci sera-t-il réalisé de nouveau sur 12 mois créant de ce fait plusieurs échéances courant 2021 ? Oui. Il s’agit d’un nouveau crédit.

5. Quel chiffre d’affaires utiliser pour une association ? Cette précision était particulièrement attendue. Chiffre d’affaires = Total des ressources de l’association moins [dons des personnes morales de droit privé + subventions d’exploitation + subventions d’équipement + subventions d’équilibre]. Ce choix permet à l’Etat de ne pas se garantir contre lui-même ni contre les choix de collectivités locales qui subventionnent des activités associatives ou d’entreprises mécènes.

6. La loi et l’arrêté n’encadrent pas le prix des prêts garantis par l’Etat. La question a donc été posée de savoir quels seront les taux d’intérêt pratiqués par les établissements de crédit qui distribueront le PGE ? Les banques, par la voix du président de la Fédération Bancaire Française, se sont engagées à octroyer à « prix coûtant » les prêts garantis par l’Etat. Concrètement, le taux pour l’emprunteur est le taux de la ressource de la banque prêteuse, actuellement proche de 0 % pour la première année, augmenté de la prime de garantie, appliquée au principal du prêt et dont le barème est public et dépend de la taille de l’entreprise ainsi que de la maturité du prêt
garanti. Le coût de la ressource variant d’une banque à l’autre, il se peut qu’il y ait de légères différences de taux sur les prêts garantis par l’Etat d’une banque à l’autre, mais non significatives.

7. Le plan de remboursement du prêt est-il au bon vouloir des banques après le différé de remboursement de douze mois ? Non. Le prêt doit nécessairement comprendre un différé d’amortissement d’un an et une clause qui donne la faculté à l’emprunteur de décider unilatéralement la durée d’amortissement du prêt à l’issue de la première année, dans la limite de cinq années supplémentaires. Il n’est donc pas possible de demander à l’emprunteur, au moment de l’octroi du prêt, de décider à l’avance d’étendre l’amortissement à l’issue de la première année sur quelques années de plus. Il est possible d’opérer un remboursement partiel à l’issue de la première année et d’amortir le reste.

8. Le prêt garanti par l’Etat ne peut faire l’objet d’aucune autre garantie qui serait demandée par la banque, comme le stipule l’arrêté.

9. Comment interpréter la date limite d’octroi fixée au 31 décembre 2020 ? S’agit-il de la date d’accord de crédit ou de la date de décaissement du prêt ? Il s’agit de la date d’accord de crédit. Des prêts accordés avant le 31 décembre 2020 pourront être décaissés postérieurement à cette date tout en pouvant bénéficier de la garantie de l’Etat.

10. Quand intervient le prélèvement des primes de garantie de 0,25% la 1ère année ? S’agit-il d’un paiement en une fois ou étalé avec les intérêts bancaires ? Ni l’un ni l’autre. Conformément à la demande de l’Etat visant à ce que l’emprunteur n’ait rien à décaisser la première année, il ne sera pas demandé à l’OGEC de s’en acquitter sur les 12 premiers mois à compter de la signature : la banque assure le portage du coût de la garantie la première année.

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Oui, la banque peut refuser d’octroyer un PGE. Il s’agit d’un prêt accordé par une banque à une entreprise et non d’un prêt accordé directement par l’Etat.
La garantie de l’Etat porte sur 90% du prêt, le risque sur les 10% restants est assumé par la banque.

S’agissant d’une demande de prêt (et non d’une subvention), la banque procédera dans son analyse de manière classique :
1. Etude de la réalité économique du besoin : le PGE est un prêt octroyé dans des conditions extrêmement favorables, étroitement lié à la crise sanitaire. En conséquence, l’OGEC devra démontrer que sa demande est strictement motivée par des difficultés économiques
rencontrées à cette occasion (perte de revenus, décalage de trésorerie). Un budget prévisionnel de trésorerie doit être établi et présenté. Le PGE ne peut pas servir à se constituer une réserve de trésorerie afin de rembourser d’autres concours souscrits antérieurement à
des taux beaucoup moins favorables.

2. En cas de difficultés économiques antérieures à la crise, ce prêt ne peut être considéré comme un effet d’aubaine permettant de redresser temporairement une situation financière compromise. S’il est toujours possible de négocier une restructuration de son endettement (taux, durée…), cette discussion aura lieu en dehors du dispositif du PGE. Par ailleurs, la banque demeurera vigilante sur une éventuelle mise en responsabilité pour soutien abusif.

3. Le prêt pouvant représenter jusqu’à 25% du chiffre d’affaires tel que défini ci-dessus, la banque analysera la capacité de remboursement à terme et en particulier le fait que la mise en place d’un nouveau concours ne mette pas en péril les échéances des prêts déjà consentis.
Une présentation pédagogique de cette problématique est disponible sur le lien suivant :
https://bfmbusiness.bfmtv.com/mediaplayer/video/dispositif-pge-ma-banque-peut-elle-me-refuser-un-pret-alors-que-l-etat-dit-se-porter-garant-pour-les-entreprises-en-difficulte-1237086.html

A noter simplement que les associations ne se trouvent pas dans le champ de la cotation Banque de France évoquée dans la réponse.

Oui, car elle peut démontrer que ce recours à l’emprunt est fait pour surmonter un décalage de trésorerie lié à la crise et par ailleurs à un financement public à caractère obligatoire. L’Ogec pourra par ailleurs préciser que la négociation de son forfait communal, après la période de confinement, lui permettra d’accroitre sa ressource par le financement des maternelles à hauteur au minimum de celui perçu pour les élèves élémentaires. Ces arguments doivent recevoir l’adhésion de la banque dans son appréhension d’un risque garanti à 90% par l’Etat.

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- document 1 : relation avec les prestataires de services
- document 2 : cas d'application

Chaque année, et notamment à la rentrée, je dois de nouveau basculer les données AGATE vers EDT/Pronote.
2 solutions existent : 

• La synchronisation est automatique : le paramétrage a été fait une première fois avec l'ASREC et la synchronisation AGATE/Pronote est par la suite toujours automatique. Si besoin, je retrouve la procédure joint à cet article "USER_INSTALL_Synchronisation_SAPO_OLD_4" 
  
  
• La synchronisation est manuelle : je dois faire une synchronisation autant de fois que nécessaire et notamment au moment de la rentrée, pour m'aider je retrouve la procédure jointe à cet article "USER_EXPORT_AGATE_PRONOTE_".
  Je prête toujours attention au format classe entre AGATE et Pronote. Pour éviter un travail long et fastidieux de mise en forme du colonnage, je peux utiliser les fichiers "Import Fichier EDT" et "Import Fichier Pronote" mis à disposition 

Je souhaite utiliser AGATE et l'installer sur mon ordinateur.
Quelles sont les conditions de configuration pour qu'AGATE fonctionne correctement sur mon ordinateur ? 

Je consulte les pré-requis ci-dessous

https://www.asrec-cvl.org/ASREC_WEB/Telechargements/RDSPORTAL/PREREQUIS_AGATE.pdf